sistem de arhivare electronică: funcții de bază, tipuri și stadii de dezvoltare
Pentru a începe, aveți nevoie pentru a defini conceptul de arhivă electronică și sistem de arhivare electronică.
Arhiva Electronică sistem de arhivare electronica - un sistem de stocare a documentelor electronice structurat care oferă drepturi de fiabilitate de stocare, de confidențialitate și de acces, urmărirea istoria utilizării documentului, o căutare rapidă și ușoară.
O arhivă electronică este clasificată ca întreprindere de management al conținutului (Enterprise Content Management). Multe organizații vin la punerea sa în aplicare prin utilizarea rețelei foldere publice, dar încă, nu este pregătită pentru introducerea sistemelor electronice de management al documentelor, sunt adesea voluminoase și complexe, astfel încât arhivele electronice este poziționat ca un document de bază.
Caracteristici ale sistemelor de arhivare electronică formulate în conformitate cu standardul MoRedII MoRedII: Cerințe model pentru gestionarea documentelor electronice:
· Nu permite schimbarea documentului;
· Permite existența unei versiuni finale unice a unui document;
· Nu îndepărtați documentele, cu excepția unor situații bine controlate;
· Trebuie să includă reguli stricte de depozitare;
· Să includă structura de documente strict ordonate (schema de clasificare), care este stabilit de către administrator;
· Pot sprijini activitatea de zi cu zi, dar este destinat în principal pentru a asigura stocarea securizată a documentelor de afaceri importante.
De asemenea, este necesar să se evidențieze normele legale în domeniul de activitate al arhivelor electronice.
Până la începutul anilor '90 au fost supuse unor reglementări legale numai KFFD ca parte a GAF. Dar, odată cu dezvoltarea tehnologiilor informaționale, fișiere electronice, inclusiv resursele de programe, baze de date, și alte grupuri de resurse, au devenit un subiect important pentru reglementare juridică și un grad mai mare în domeniul controlului legislativ.
Ca parte a dispoziției juridice a arhivelor audiovizuale și electronice ale principalelor subiecte ale raporturilor juridice sunt fișierele media, și într-o mai mică măsură, persoane fizice. Într-o serie de acte legislative specifice, ca subiect al raporturilor juridice este statul. Aceasta se referă la crearea, stocarea și utilizarea resurselor electronice, care pot conține informații importante din punct de vedere al securității statului. Central la practica legislativă este de a identifica fișierele ca sistemele de informații. Ca atare, fișierele includ: Resurse de informații (atât operatorii de transport primare și secundare Fișa de informații); tehnologia informației (mijloace pentru păstrarea documentelor, oferind descrieri și accesul la documente).
Aceasta este, ca sisteme de informare audiovizuale și arhivele electronice sunt supuse și o parte integrantă a relațiilor de informare.
Introducerea unui astfel de sistem, în primul rând, începe cu necesitatea de a structura informația electronică, indiferent dacă este vorba de documente de tip text, multimedia sau grafice: contracte semnate, documentația financiară precum și proiect tehnic primar.
Arhiva Electronică include următoarele funcții de bază:
· Managementul documentelor și structura de fișiere ierarhic (check-in / check-out, de securitate, de management de serviciu, Alocați atributele documentelor);
· Imagistică Document (digitizare, transformare, reprezentare în diferite formate de documente pe hârtie);
· Intrare -Line - accelerarea intrării de o gamă largă de documente standard și diverse în sistem;
· Sistem de mesagerie, permițând utilizatorilor să comunice și să atribuie sarcini și urmăriți starea de punere în aplicare a acestora.
În funcție de varietatea de sistem de fișiere și utilizarea preconizată a, există funcții specifice, cum ar fi:
· Sisteme de automatizare de management al documentelor de arhivă - formarea și înregistrarea fișierelor arhivă, generarea automată a nomenclaturii afacerilor, contabilitate și control al cazurilor de utilizare;
· Arhiva pentru documentația de reglementare și tehnic - actualizarea caracteristică pentru a reaminti utilizatorilor de necesitatea de a verifica relevanța prezentată în sistemul standard;
· Arhiva pentru documente financiare (plată) - funcția de probă vă permite să afișați rapid o listă cu toate documentele necesare, de exemplu, pentru controale fiscale.
arhivare sistem de automatizare de birou este necesar pentru departamentele de arhivă ale întreprinderii. Contribuie la modelarea arhive, gama de cazuri, să țină evidența, controlul depozitare obligatorie data, și așa mai departe. D.
O arhivă electronică este împărțit în specii, cum ar fi:
1. O financiară (facturare) document de arhivă electronică oferă o înregistrare și stocare a imaginilor electronice ale documentelor primare economice și financiare, contracte și alte documente legate de activitatea financiară și economică a întreprinderii centralizate;
2. O arhivă electronică a documentației de proiect de proiectare permite organizațiilor să stocheze întreaga gamă de documente, cum ar fi: desene, estimări, note explicative, și multe altele;
4. Arhiva electronică a documentației tehnice concepute pentru organizații ale căror activități sunt legate de livrarea de bunuri și oferă un depozit de însoțire documentația tehnică (manuale de utilizare, specificațiile tehnice și așa mai departe.);
5. O arhivă electronică a contractelor juridice de documentare care conține și documentația aferentă;
6. Arhiva electronică a documentației de personal, utilizat pentru stocarea fișierelor personale, contracte de muncă, ordinele și tracțiunea-zheny, instrucțiunile și regulamentele din cadrul companiei;
7. O arhivă electronică a documentației de proiectare permite să organizeze accesul la copii ale desenelor, indiferent de vârsta lor.
Determinați ce tipuri și funcții inerente în arhiva electronică, nu ar trebui să uităm despre etapele creării unei arhive electronice.
Numărul de etape ale creării unui astfel de sistem depinde de ale cărei forțe se va executa un astfel de proiect - organizația sau compania-Comanditarul. În general, secvența este după cum urmează:
§ Examinarea companiei. Rezultatul ar trebui să fie un document care să reflecte stadiul actual al documentului, care va fi amplasat în arhivă, numărul, structura și relațiile. De asemenea, trebuie să introducă informații despre subdiviziunile, care va utiliza arhiva, companiile tehnice și bazate pe politici, posibilitatea de integrare cu alte sisteme, dintre care necesită acces, precum și nivelul de pregătire a personalului. Pe baza acestui document termeni de referință în scris;
§ Instalarea și configurarea sistemului de depunere electronică. În această etapă, de asemenea, achiziționate (dacă este necesar) echipament de decupare a documentelor de intrare (scanere industriale, servere si statie de lucru de prelucrare a documentelor) și pentru stocarea pe termen lung sigure (RAID-matrice, biblioteci, pe diferite suporturi);
Sistemul § umplere, cel mai proces consumatoare de timp, care cuprinde:
§ Scanarea documentelor - de la pregătirea și terminând cu verificarea calității imaginii obținute după digitizarea;
§ Introduceți informațiile în sistem, care include sau cel puțin, crearea unui document electronic cu carduri care descrie atributele sale, sau - baza de date full-text ale documentelor disponibile și de verificare a datelor.
Este necesar să se facă distincția între intrarea Salvo - o singură intrare în matrice mare de documente care fac arhive - și intrarea curentă - scanarea documentelor curente și introducerea ulterioară a acestora în sistem în care acestea devin disponibile.
§ Integrarea unui sistem de arhivare electronică cu o arhivă de hârtie. Lucrarea include o gamă de atribute comune sistematizarea arhivei de hârtie și o parte electronică a arhivei. Este posibil de a oferi o traducere pentru arhiva de hârtie din dosarul unuia dintre Managementul Sistemelor de documente pe hârtie.
stocarea documentelor arhive electronice