Vizitator - o persoană care contactează organizația pentru a rezolva problemele de afaceri sau personale cu capul sau angajații organizației.
Recepția de vizitatori - acesta este unul dintre evenimentele-cheie ale activităților zilnice ale CEO-ului. Spre deosebire de bun venit reuniunii - o formă de cap de comunicare de afaceri individuale ale companiei, ambii angajați ai organizației și cu alte persoane care au sosit la recepție. secretar de companie (instituții mici) este responsabil de organizarea primirii solicitanților în ea. Secretarul de manager organizează ghidul de bun venit vizitatorilor. Recepția de vizitatori - una dintre cele mai importante funcții ale secretarului.
recepția organizată în mod corespunzător de vizitatori în cadrul companiei este o garanție de soluție de succes a unei game largi de probleme de natură industrială, comercială și personală. Trebuie amintit că obligația de a primi vizitatori sunt destul de diferite în diferite organizații. În companiile mari, există funcționari speciali care, în scopul de a îndeplini securitate și escortă vizitatorii în jurul clădirii, sau angajații din așa-numita recepție (secțiunea de intrare), care îndeplinesc vizitatorii și să le direcționați către departamentele relevante.
În conformitate cu legislația primirea cetățenilor de către șeful organizației pentru probleme personale, adjuncții lor sau de înalți funcționari. Oficial, recepție maestru, trebuie să fie foarte atent pentru a vizitatorului, nevoile și cererile sale, direct conversația pentru a identifica esența tratamentului și circumstanțele care contribuie la luarea deciziei dreapta.
În același timp, determinată și seara, timp liber. Metodele preferate pentru a ține de vizitatori pe săptămână.
Recepția capului vizitatorilor se efectuează în conformitate cu reglementările capului și regulile regulamentelor interne ale muncii ale companiei într-una din zilele specificate ale săptămânii (de exemplu luni), în bine definit, de obicei, după-amiază.
Durata timpului de recepție se stabilește în funcție de numărul mediu de vizitatori, și luând în considerare durata medie a unui vizitator individual pentru a comunica cu capul.
Primirea membrilor organizației poate fi efectuată la sfârșitul anului sau la începutul zilei de lucru, subliniind timp de 10-15 minute pentru a rezolva toate problemele curente pentru fiecare sclav. Pentru a face acest lucru, puteți programa.
O altă variantă a primirii problemelor curente de afaceri - stabilirea unui anumit moment în fiecare zi, ca orice angajat (în ordinea priorității, care reglementează secretar) poate merge la cap și pentru a rezolva toate întrebările. De exemplu, un timp foarte popular - 13.00-14.00 (dupa pauza de masa), așa cum sa demonstrat că după-amiază se angajeze în mod eficient în activități intelectuale facilitat, și soluția de întrebări curente scurte la acestea și se referă. De asemenea, în aceste scopuri timp adecvat 9.00-10.00, deoarece la începutul zilei personalului nevoie de obicei soluții de întrebări urgente.
În plus față de problemele curente, în orice societate există probleme nu deosebit de urgente, dar importante și necesită o discuție detaliată.
În plus recepția de numire pot fi aranjate după cum urmează. Pentru fiecare angajat seta o anumită oră o dată pe săptămână, atunci când el poate discuta toate acumulate au avut probleme serioase. Pentru a asigura o astfel de ordine program de recepție este dezvoltat. (Figura 2)
Figura 2 - Programul de recepție personală a cetățenilor
În plus față de angajații care lucrează acolo, și probleme personale, deși cazul este, desigur, este destul de rar.
În unele organizații mari, manageri alocă zile specifice pentru luarea în considerare a problemelor personale ale angajaților. În funcție de mărimea organizației și fluxul de aplicații poate fi, de exemplu, prima zi de vineri a lunii 16.00-20.00 sau chiar în fiecare joi 18.00-20.00. Fiecare organizație are un timp și o anumită zi a săptămânii stabilită de situație. În cele mai multe cazuri, în cazul în care pentru probleme personale aloca timp special, în această seară, în parte, după sfârșitul zilei de lucru. Pentru un lider este convenabil, deoarece nu permite să-și întrerupă afacerile curente în timpul orelor de lucru, iar angajații care sunt interesați în a face cu probleme personale, de obicei, nu deranjează să rămână.
Primirea de vizitatori din alte organizații ar trebui să fie pregătite în prealabil de către secretarul. timpul de recepție să fie de acord și convenabil atât pentru vizitator și pentru cap.
Pregătirea pentru a primi vizitatori. Procesul de pregătire pentru a primi vizitatori trebuie să fie efectuate în prealabil.
În acest scop, secretarul trebuie să știe:
1) data și ora (ore) la cel mai apropiat primirea vizitatorilor;
2) compoziția calitativă și cantitativă a vizitatorilor;
3) motivele (cauzele) vizitei;
În pregătirea pentru primirea vizitatorilor, mai presus de toate, ar trebui să aibă grijă de recepție, care este de a face o impresie favorabilă asupra vine, deoarece recepția - primul contact cu compania (organizație, instituție). Confortul în sala de așteptare nu este condiții suplimentare pentru vizitatori, care pot afecta în mod semnificativ rodnicia conversațiilor lor ulterioare cu capul. Și pentru a crea o afacere și o atmosferă relaxată în primirea forțelor fiecărui secretar. Dacă la intrarea în biroul de nici un dulap ar trebui să ia în considerare cuier pentru oaspeții de la recepție. Ar fi frumos pentru a plasa lângă oglinda umeraș. Locul pentru vizitatorii ar trebui să fie în domeniul de vedere al secretarului.
Adesea, o organizație judecător solidă pe echipament și proiectarea zonei de recepție. Nu este mai puțin frecvente atunci când recepționerul atârnă tablouri sunt plante exotice, flori și acvarii. Tot ce înviorează așteptările vizitatorilor, creând o atitudine pozitivă.
Pentru a atinge un nivel ridicat de interior estetic este necesar să se efectueze zonare strictă, soluție arhitecturală adecvată, crearea unui climat favorabil, întreținerea constantă de curățenie și ordine. o zonă specială trebuie să fie alocate pentru a deservi vizitatorilor. (Figura 3)
Figura 3 Zona -vydelennaya pentru vizitatori
Pentru a se pregăti pentru următorul secretar de recepție va efectua următoarele.
1. Interesați la cap pentru 2-3 zile înainte de a primi planurile sale de lucru în acest moment.
2. clarifica dacă capul va invita la numirea de cineva care să scrie numele organizației, poziția și numele oaspetelui, precum și motivul pentru care liderul este interesat de întâlnirea cu acea persoană, timpul exact al întâlnirii.
3. Raport la numărul aproximativ de vizitatori care au exprimat dorința de a se întâlni cu capul de cea mai apropiată zi de colectare.
4. Se transferă capul de a introduce potențialilor vizitatori materiale scrise (declarații, cereri, reclamații, sugestii și așa mai departe. N.).
5. Cere îndrumări suplimentare cu privire la pregătirea și organizarea primirii viitoare, specificați momentul disponibilitatea de a accepta raportul.
Bazat pe supraveghetorul de orientare, parametrii de timp și de a primi vizitatori contingentă, face o programare cu capul secretarului face o listă de vizitatori, care este format la numirea în jurnalul de numire. Acest lucru poate fi o listă a angajaților pe probleme personale sau o listă de recepție cetățenilor. secretarul său, și arată capul. Pentru a determina cine să trimită vizitatorul, secretarul trebuie să fie conștienți de structura companiei, responsabilitățile funcționale ale șefilor de departamente și experți ai întreprinderii, și așa mai departe. N.
În etapa următoare secretarul consideră observațiile scrise primite la cap, care sunt alimentate cu o legenda certificat care să reflecte starea întrebării, care se referă vizitatorul.
În cazul în care numărul de vizitatori depășește capacitatea capului, secretarul stabilește ordinea de primire a vizitatorilor și selectează candidații pentru a vizita. Astfel, formate principale și de rezervă liste de vizitatori.
După ce listele sunt raportate la cap, ei fac modificări.
În dimineața zilei de la primirea secretarului:
1) dă capul principale și de rezervă liste de vizitatori, le clarifică, dacă este necesar;
2) este capul de materiale suplimentare relevante pentru recepție;
3) este în fruntea furnizarea suplimentară de recepție, dacă este necesar, să invite experți care să participe la recepție;
4) pe lista finală de vizitatori invitați pentru a primi prin specificarea ora exactă pentru primirea și a amintit de necesitatea de a aduce materialele potrivite.
Dacă managerul nu poate rezolva imediat problema pusă de vizitator, va face recomandări, care să ceară. Rezultatele recepției sunt înregistrate în jurnal. În cazul în care administratorul este obligat să refuze cererea, atunci aceasta trebuie să se facă fără a ofensa persoana.
primirea vizitatorul poate fi un client al companiei, și modul în care va fi adoptată depinde de impresia de companie, astfel încât el a întâlnit cu curtoazie și prietenos fiecare vizitator.
Figura 4 un exemplu de cărți de vizită
Primiți o carte de vizită, secretarul îl trimite posesorilor de carduri de afaceri sau indicele de card. Vizitator carte de vizită nu este returnat, t. Pentru a. Acest lucru echivalează cu o negare de admitere. În cazul în care vizitatorul nu este o carte de vizită, scrie în organizatorul notebook-ul sau să lucreze numele, prenumele, funcția și locul de muncă; Întreabă-l despre scopul vizitei.
Când primiți un vizitator, zambitoare, contactul vizual, dar nu prea strâns.
În cazul în care managerul este dispus să accepte un vizitator, acesta va invita vizitatorul să intre. Puteți raporta șefului de vizitatori vin pentru Comunicații și a primit permisiunea de a accepta, oferi vizitatorului pentru a merge la birou.
În fiecare organizație există un cerc de oameni care au acces la cap, în orice moment, trebuie să le cunoască și sări cu ușurință la seful.
În cazul în care un vizitator a venit fără o programare, secretarul are dreptul de a decide în mod independent, să-l raporteze imediat la cap sau pentru a face o programare. În cazul în care managerul nu poate primi vizitatori în acest moment, ar trebui să-l informeze cu privire la data și ora când va fi.
Dacă organizația dvs. are un control strict de acces, pre-comenzi secretarul de treceri pentru vizitatori, cele mai importante vizitatorii sunt primiți în hol, și apoi invitându-i să-l urmeze, escortat la sediul central. (Figura 5)
Figura 5- Exemplu trecere temporară
În cazul în care oaspeții au sosit în mijlocul zilei, după ce a fost pe alte site-uri, trebuie să le arate în cazul în care acestea se pot pune în ordine. Dacă vii la capul unui vizitator de important, ar trebui să-l salute secretar în picioare și personal raporta șeful, apoi deschide ușa și invită vizitatorul să intre.
În timpul recepției pe probleme personale, secretarul are un jurnal în cazul în care data de înregistrări care au primit, numele, prenumele, esența problemei, numele de familie de conducere de recepție, examinați rezultatele.
secretar profesionist va face totul pentru a asigura un mediu calm pentru comuniunea lor, pentru că el îndeplinește funcția de hostess, generos și ospitalier. Este necesar să se pregătească pentru întâlnirea în curs de dezvoltare. Cum de a trata un oaspete decide la cap. Ceai sau cafea este preparat în cantină sau zona de recepție și pe o tavă pentru a Cabinetului. Paharul trebuie să fie pe o farfurie cu un șervețel, lingura pe farfurioară este un mâner la dreapta. Oaspetele este servit o ceașcă de pe dreapta, cu mâna dreaptă, în cazul în care abordarea corectă este dificilă, atunci mâna stângă. Un pahar de suc ar trebui să fie servit, de asemenea, pe o plăcuță cu un șervețel. Spunând la revedere, spune câteva cuvinte cu un zâmbet.
Uneori, în timpul primirii unor situații de conflict de vizitatori. Motivele pentru acest lucru poate fi neglijare vizitatorului, umilirea demnității sale personale, comportamentul nepoliticos, o lungă așteptare pentru admitere, etc. cel mai bun mod este de a instala vizitatorul convenit, găsind similitudini în raționament și argumente.
Ea poate fi foarte dificil pentru a finaliza conversația. Puteți înrola ajutorul secretarului, că a rupt conversația și a amintit despre vizitator următor.
angajați ai organizației;
a) personalul de la recepție pe probleme curente;
b) personalul de la recepție pentru o conversație în probleme de afaceri;
c) personalul de la recepție pe probleme personale
2. angajați ai altor organizații:
a) printr-un aranjament prealabil;
b) a sosit brusc;
3. Primirea călătorilor;
4. vizitatori acționează pe.