Acum câteva decenii, înainte de calculatoarele personale au devenit un atribut esențial al activităților noastre de lucru, toate detaliile proiectului au fost înregistrate în notebook-uri și foldere pentru documente. Astăzi - într-un mediu în care calculatoarele primare agent de structurare a efectua - rolul pe suport de hârtie într-o anumită măsură a scăzut, iar în gestionarea zilnică a activităților profesioniștilor din cadrul lucrării nu joacă același rol ca și înainte. Cu toate acestea, din moment ce conceptul de birou informatizat este departe de realizare ar putea avea de a face cu lucrarea încă mai avem foarte mult timp. În ciuda unor neajunsuri, mass-media de hârtie, în general, bine face față cu structurarea informației. Dacă se cântărește punctele forte și punctele slabe ale lucrării, se poate argumenta (și, probabil, veți fi de acord cu mine) că:
• suporturi de hârtie sunt foarte convenabile în cazurile în care se solicită informații pentru a studia la un moment dat și locul în care vă simțiți confortabil;
• suporturi de hârtie nu sunt adaptate pentru a stoca, de căutare, sortare, și multe alte operații, care face strălucit produse software;
• Mulți dintre noi ia informații importante mai bine prin citirea de hârtie, și mai rău prin citirea de pe monitor;
• ostatic cultura proprie, suntem obișnuiți să percepem informații, înregistrate pe foi de formă dreptunghiulară, cu o dimensiune de 210 * 297 mm.
Este posibil ca, în viitor, Tablet PC-ul va fi capabil să combine avantajele de hârtie cu capacitățile cuprinzătoare ale software-ului. Personal, eu sunt de așteptare pentru același lucru va fi ecrane LCD, cu o grosime de o foaie de hârtie pe care se poate scrie cu un pix și creion pentru a șterge informațiile înregistrate, se păstrează în format electronic, și apoi reporniți pe aceleași foi au alte date. Nu știu dacă așteptați - de fapt, ar fi de dorit ca aceste ecrane sunt vândute în magazine, în loturi de 500 bucati si costa nu mai mult de 3,95 de dolari.
În apărarea hârtiei, observăm că cea mai mare parte a secolului XX a rămas purtătorul principal al informațiilor comerciale și, cel mai probabil, în viitorul apropiat, va juca în continuare un rol important. Sansele sunt, înțelegi ce este tot ce spun. Da, într-adevăr - pentru a face față cu munții din foaia este foarte dificilă. Ele sunt în mod constant de actualitate, trebuie întotdeauna să se gândească la modul în care să nu eșueze singur, cartușe și așa mai departe. D., și așa mai departe. N.
Cum se poate face față cu mizerie de hârtie? Va trebui să învețe câteva principii de bază. Acestea sunt stabilite în toate cursurile de formare pe bază de afaceri, dar, în opinia mea, ele sunt demn de amintit aici. [44] Poate te simți că principiile, pe care le stabilesc aici, sunt auto-explicative, dar nu ai nici o idee despre cât de mulți manageri se confruntă cu un chin teribil de a încerca să organizeze într-un fel teancuri de hârtie - toate pentru simplul motiv că ei ignoră regulile de sistematizare.
Deci, în ceea ce privește structurarea materialelor de hârtie, propunem să respecte următoarele reguli.
• Crearea unui sistem de stocare document coerent. Pentru fiecare proiect, vă rugăm să creați un set separat de dosare pentru documente sau semnături. În orice dosar de proiect care aveți nevoie pentru a păstra numai cele mai importante ziare, și toate acestea furnizează data și referința la sursa. director de proiect are sens să împartă în secțiuni în funcție de tipurile de informații, cum ar fi: domeniul de aplicare, soluția de proiectare, eroarea, schimbul de informații, materiale, reuniuni, etc ...
• Respectați regulile sistemului de depozitare a documentelor. La finalizarea proiectului legat de mâna peste ea în dosarul arhivă. La îndemână ar trebui să fie doar acele materiale care sunt relevante pentru proiectele curente și informații cu privire la proiectele executate trebuie să fie mutat imediat la o altă locație.
• Fiecare foaie de hârtie, care, din orice motive, va apărea pe desktop, trebuie să se mute în dosarul corespunzător. Nu sesizează grămezile de hârtii pe masă. Nu uitați că dosarul pentru documentele primite - acesta este doar un rezervor de stocare temporară și, în orice caz, nu este o stocare permanentă. Ar trebui să apară pe baloturi desktop de lucrări, începe imediat să fie cu întârziere, cu punerea în aplicare a funcțiilor de organizare, care ar putea fi necesare pentru a avea succes.
Mai degrabă, în ceea ce privește sistematizarea documentelor de hârtie, aveți unele priorități și metode proprii; este de asemenea posibil ca firma dvs. are o politică clară în acest sens. Dacă nu face față în mod constant documente parvenite din hârtie, cel mai probabil, acest lucru va duce la o schimbare în prioritățile. În cazul în care biroul fără hârtie a devenit o realitate, atunci nimeni nu ar trebui să se conecteze la rețele mai multe imprimante corporative. Cu toate acestea, dacă le utilizați prea, dacă vă rog, înțelegeți în tiparituri.