1. Conceptul de flux de lucru
2. Structura generală a management al documentelor
3. Clasificarea documentelor
4. Fluxul de lucru
Referințe
Documente - un important resurse de informații întreprindere, activitatea care impune organizarea corectă. Documentele furnizează informații de management de sprijin de luare a deciziilor la toate nivelurile și este însoțită de menținerea tuturor proceselor de afaceri. În ceea ce privește contabilitatea se poate spune că documentul - este codificat într-un anumit fel și înregistrate pe suporturi speciale, un mesaj de informare (certificat), care să ateste că faptul de viață economică sau acolo, sau comis sau urmează să fie
Documentația - este calea tranzacțiilor economice prin documente în momentul în care au fost comise.
Document management - un proces continuu de circulație a documentelor, reflectând în mod obiectiv activitatea întreprinderii și permite să le gestioneze în mod eficient. căutare pe termen lung pentru dreptul documentului, pierdere, documente duplicate, întârzieri în trimiterea și primirea, eroarea umană poate afecta grav sau chiar paraliza activitatea întreprinderii, mai ales dacă onoimeet încorporează locații la distanță punct de vedere geografic - de a asigura prin intermediul fluxului de lucru, și gestionarea operațională, prin urmare, centralizat acest caz este extrem de dificil.
Un flux de lucru eficient este acum componenta obligatorie a controlului eficient. Fluxul de lucru este extrem de important pentru organizarea corectă a contabilității financiare și de gestiune, nu poate fi văzut în mod izolat de procesele de afaceri specifice ale unei anumite întreprinderi. Acesta este motivul pentru care acest subiect este foarte important pentru studiu. În studiul de control, considerăm documentul concept, registrul utilizat în documentele companiei, sistemul lor de mișcare, abordări pentru a optimiza fluxul de lucru, elimina documente duplicate și tranzacții, pentru a accelera munca pe documentele.
1. Conceptul de flux de lucru
Flux de lucru - circulația documentelor din momentul primirii sau crearea la finalizarea executării sau de expediere. management al documentelor este o parte importantă a birou, definește instanță și viteza acestei mișcări. Documentul regulă principală - circulația operativă a documentelor privind modul cel mai promițător, cu un timp minim și de muncă. Baza documentului furnizează documente organizatorice: statutele, regulamentele privind unitățile structurale, furnizarea de servicii de preșcolari, ordinele privind repartizarea responsabilităților pentru lucrul cu documente de instrucțiuni privind instrucțiunile de lucru de birou, căi de circuit de flux de informații ale anumitor tipuri de documente. Document ca proces divizat în mai multe fluxuri părți-. Acestea efectuează controlul direct și feedback-ul. Acestea diferă în direcția și în raport cu obiectul de management.
-orizontale - organizații asociate de același nivel
-verticală - de sus în jos, de jos în sus - organizații de legătură la diferite niveluri (în creștere - de intrare primite de către organizațiile-mamă ale subordonaților organizatsiy.Niskhodyaschie - trimise autorităților superioare organizațiilor subordonate).
În ceea ce privește forma de management al documentelor obiect fluxuri (primite de la alte organizații), documentele de ieșire (trimise la alte organizații) și interne (înființate și funcționează în cadrul organizației) de intrare.
Principalele provocări cu care se confruntă departamentul de contabilitate al oricărei organizații sunt:
formarea de informații complete și exacte cu privire la procesele de afaceri și performanța financiară a organizației necesare pentru gestionarea operațională, precum și pentru utilizarea de către investitori, creditori, autorităților fiscale și financiare, băncile și alte părți interesate;
monitorizarea prezenței și circulația bunurilor, utilizarea de materiale, de muncă și a resurselor financiare, în conformitate cu standardele aprobate, regulamentele și estimări;
prevenirea la timp a fenomenelor negative în financiar - activitatea economică, identificarea și mobilizarea rezervelor interne.
Atingerea acestor obiective depinde de caracterul complet și oportunitatea de reflecție asupra conturilor tranzacțiilor, efectuate de organizație în cadrul activităților lor, care, la rândul său, este o consecință a documentarea tranzacțiilor. Pe corectitudinea punerii sale în aplicare depinde de fiabilitatea informațiilor contabile furnizate de organizarea contabilă a utilizatorilor săi.
La calcularea volumului de circulație a documentelor a reprezentat numai documente originale sau copii certificate ale acestora.
2. Structura generală a management al documentelor
Managementul oricărei companii - este un proces de informare în care informațiile sunt primite, prelucrate, a produs o decizie, decizia va fi comunicată directori ale căror acțiuni sunt controlate.
Schema de management al documentelor
management al documentelor este o importantă de servicii de birou activități de provocare de organizare și provocări tehnologice ale proceselor de documentare, astfel încât are loc punctul central al oricărei organizații sistem deloproizvodstva.Protsess de lucru cu documente, inclusiv crearea, înregistrarea, monitorizarea, promovarea, organizarea și stocarea lor, numită administrația de birou.
Orice document livrat organizației trebuie să fie înregistrate și prelucrate. Procesarea documentelor de intrare ar trebui să includă înregistrarea în jurnal. După luarea în considerare a capului și documentele de înregistrare sunt transferate interpreților. Documentul este interpretul la decizia finală. După executarea documentului trebuie să fie depus la caz. Cazul - o colecție de documente referitoare la un anumit subiect (director sau un fișier în care documentele sunt aranjate într-o anumită ordine.
La maturitate, cazul va fi depus în arhivele.
Flux de lucru - circulația documentelor de la începuturile lor, până la sfârșitul lucrării cu ei.
Document management în întreprindere
organizarea fluxului de lucru are o mulțime de a face cu organizarea unui transportor mecanic. La momentul respectiv, introducerea ansamblului transportor, împreună cu produsele dactilografiat și standardizarea pieselor a dus la o creștere semnificativă a productivității muncii, reduce costul procesului de producție și a marcat începutul producției de masă. Cu toate acestea, în același ritm, dat de transportor, a condus la o creștere a intensității forței de muncă și a lucrătorilor de tensiune nervoasă.
organizarea documentelor pe baza acelorași principii ca și transportorul mecanic: documentul de circulație trebuie să fie un randament minim la etapa anterioară, documentele trebuie trimise interpreților în conformitate cu responsabilitățile lor, pentru a se evita suprapunerea operațiunilor.
Distinge contururile exterioare și interioare documentului .Vneshny începe cu documentele de intrare de circuit (externe), care sunt alimentate planta din exterior. Acest lucru poate fi organisme ordinele mai mari, ordine, decizii, scrisori de parteneri și clienți etc. Documentele rezultate sunt înregistrate de către grefier și apoi a trecut pentru executare.
În cazul în care documentul este creat în organizație, există un document intern de transmisie în buclă (inițiere - execuție - aprobare - aprobare - Înregistrare). Este bucla interioară care trece documentul este adesea versionare său (adică există documentul în versiuni diferite). De exemplu, în timpul fazei de negociere, atunci când există comentarii de la persoane diferite. O sarcină importantă este de a ține evidența de birou, depozitare și controlul versiunilor documentelor, precum și monitorizarea schimbării în document.
Fiecare document este în mișcare trebuie să treacă prin trei etape: înregistrarea, controlul, direcția în materie. Pentru a evita confuzia cu documente, fiecare operație trebuie efectuată o singură dată.
3. Clasificarea documentelor
Există o serie de opțiuni pentru clasificarea documentelor.
De origine - Oficial și personale
Prin urgență - de urgență, nu de urgență
Potrivit publicitate - Secret, sov.sekretnye, pentru uz oficial, neclasificat
În formă - tipuri de persoane
Conform condițiilor de depozitare - depozitare temporară, pe termen lung, permanente
Prin natura informațiilor legăturilor de intrare, ieșire și interne
În funcție de tipul de suport - hârtie, electronice
Mai ales, este necesar să se facă distincția clasei de documente administrative, care includ:
· Documente organizatorice (articolele de asociere a instrucțiunilor de întreprindere, de personal, personal de locuri de muncă);
· Reglementare (directive, ordine, decizii);
· Documente de personal (înregistrări de muncă, contracte cu angajații, problemele personale ale angajaților).
5. Fluxul de lucru
Procesul de flux de lucru poate fi împărțit în patru etape (Figura 5.): un document pe hârtie, documentul de hârtie utilizând PC autonom amestecat și informatizat.
Fig. 5. Evoluția formelor de documente
document de hârtie înseamnă că toate etapele documentului este ținut în formă de hârtie. Chiar și acum cincisprezece ani, acest tip de document a fost dominant. Pentru a înregistra hârtie utilizată reviste mari sau foi de format mare, cu care documentele noi înregistrate. După o anumită perioadă de reviste și foi predat la arhivă.
Când calculatoarele au sosit, au înlocuit reviste și foi, începând cu utilizarea stand-alone PC pe suport de hârtie.
document de hârtie folosind un PC independent înseamnă că PC-ul este utilizat pentru pregătirea și înregistrarea documentelor. De fapt, în acest stadiu, și există conceptul unui document electronic, și anume, Un astfel de document care este stocată numai pe computerul dvs., sau, cum se spune, „pe mediul de stocare.“ Cu toate acestea, avantajele documentului electronic, în absența unei rețele LAN poate fi pus în aplicare doar într-o mică măsură. Transferul, coordonarea și aprobarea documentelor în această etapă se realizează într-o formă de hârtie.
Document mixt presupune că calculatoarele conectate la o rețea locală, care sunt utilizate pentru prepararea, stocarea și transmiterea de documente, cu toate acestea, document obligatoriu din punct de vedere este numai în formă de hârtie. Coordonarea și aprobarea documentelor financiare și juridice trebuie să fie în formă de hârtie. Pregătirea proiectului documentului se realizează pe cale electronică, atunci documentul se duce secretarului, care înregistrează, imprimă și transmite spre aprobare supervizor. Față de a face modificări și dă executorul documentului înapoi pentru revizuire. Odată ce documentul este aprobat, acesta este trimis peste LAN tuturor interpreților.
Paperless înseamnă că toate operațiunile cu documentele prezentate în formă electronică.
Documentația - este o modalitate de prelucrare a tranzacțiilor de afaceri, cu ajutorul documentelor în momentul operațiunilor lor de afaceri soversheniya.Dokumentirovanie este una dintre caracteristicile distinctive ale contabilității, deoarece permite să efectueze o monitorizare continuă a protsessami.Osnovaniem economice pentru a reflecta informații despre o tranzacție de afaceri în registre sunt primare documente. documentele sursă înregistrează faptul unei tranzacții de afaceri.
Conform documentului se înțelege crearea sau primirea de la alte organizații de documente primare și acceptarea lor de contabilitate, prelucrarea și transmiterea în arhiv.Dokumentooborot societatea este guvernată de program. Document Program este semnat de către contabilul-șef și capul.
Referințe