Acasă »Blog» Modelul Schița de proces de afaceri înainte de interviu
Descrierea proceselor de afaceri ale întreprinderii implică în mod necesar realizarea de interviuri cu părțile interesate. Ieri am vorbit despre cum să se pregătească întrebări pentru un interviu pe baza documentației unui proces de afaceri. Dar acest lucru este mai ideal. De fapt, ai venit peste faptul că documentația sau aproape imposibil de a utiliza, sau deloc. În acest caz, interviuri cu părțile interesate vor fi practic singura sursă de informații, și, astfel, pregătirea pentru Devine din ce în ce mai importantă și complexă. Deci, cum să se pregătească pentru un interviu cu părțile interesate de afaceri, despre procesul dacă nu știi nimic?
Dacă este faci descrierea proceselor de afaceri în cadrul companiei, probabil că aveți un număr mare de procese pe care nu le-ați întâlnit în lucrare, și apoi pentru a le descrie nu este ușor. Nu numai că doar pentru un singur motiv - nu știi cum apar aceste procese. Deci, primul lucru de făcut este de a înțelege - ceea ce este procesul în sine. Pentru a face acest lucru, există un anumit algoritm.
- Identificarea limitelor proceselor de afaceri
- Aflați ce sunt produsele ale procesului și că procesul utilizează ca date de intrare
- Citește care subprocese / operațiune include procesul și a face procesul de simplu circuit
- Încercați să răspundă la întrebările de o descriere holistică a procesului de afaceri
- Verificați circuitul rezultat
- Să alții verificați circuit
- Mai departe la etapa de pregătire a întrebărilor pe baza informațiilor primite
Definirea limitelor de proces
În această etapă, limitele proceselor de afaceri nu se poate lega la structurile structurii și rolului de organizare. Suntem interesati de 4 puncte:
- Cum de a începe un proces de afaceri - ce eveniment este un „declanșator“, care după începerea procesului
- Procesul vine la un capăt - ce trebuie să se întâmple pentru ca noi să credem că procesul este finalizat
- Asta intră intrarea de proces de afaceri - ceea ce obiecte ar trebui să intre în procesul să fie capabil să-l efectueze
- Care este produsul procesului de afaceri - care este un rezultat al procesului de
De exemplu, procesul de „proces de aplicare a clientului“ are următoarele limite:
Începutul procesului - o notificare a unei aplicații client
Intra in proces - aplicatie
Sfârșitul procesului - aplicația este închisă
Produsul a procesului - rezolva problema a clientului, înregistrarea în CRM
Este extrem de important să se determine mai întâi procesul de frontieră.
Intrări și produse de proces
Aflați ce se duce la intrarea de proces. Cu alte cuvinte - ceea ce ar trebui să apară în acest proces, astfel încât să poată începe. În plus față de definiția, de asemenea, trebuie să înțeleagă calitatea și cantitatea de materii prime. Ie Trebuie să știi cât de mult ai nevoie pentru a începe procesul și ce caracteristici ar trebui să aibă ca obiect de intrare. De exemplu, aplicația la procesul de introducere. Există destul de o singură aplicație pentru a începe procesul? Poate da, poate nu. Aplicațiile pot fi prelucrate pachete. În plus, cererea trebuie să aibă un set bine definit de informații - trebuie să știe ce fel de set și care sunt cerințele pentru completarea chestionarului.
Apar la ieșirea produselor de proces. Produsele pot fi majore și minore. Principalele produse este ceva pentru care există un întreg proces. Orice altceva - ieșirile secundare. Prin urmare, de asemenea, trebuie să înțeleagă caracteristicile calitative și cantitative ale acestor produse. Și, cel mai important, trebuie să știți ce este necesar unui client ulterior aceste produse.
Una dintre ideile de bază ale abordării bazate pe proces este faptul că fiecare proces produce produse. Fiecare produs are propriul său client, care stabilește cerințele pentru produs. În cazul în care produsul nu este utilizat, procesul este redundantă și ar trebui să fie eliminate.
Cu alte cuvinte, trebuie să știți în mod clar că, în ce cantitate și calitate au nevoie pentru a începe procesul, și că, în ce cantitate și calitatea procesului de afaceri se realizează.
lanț de proces
După frontieră și produsele sunt definite, trebuie să se conecteze procesul lor de lucru în lanț în sine. Imaginați-vă Jo începutul procesului este un singur punct și sfârșitul procesului este un alt punct. Intre ele acestea sunt conectate la linia. Pe această linie sunt plasate în procese și operații de proces de afaceri. Acestea sunt aranjate într-o anumită ordine - procesul de onorare a comenzilor. Este acest lanț și de a crea.
Nimic nu împiedică să facă acest lucru, chiar dacă nu a știut nimic despre acest proces. Acum, avem nevoie doar de o schiță de bază, cu care se va lucra. Utilizați cunoștințele altor oameni, logica și sursele de informații disponibile pentru a crea lanț de procese de afaceri. Dar numai în acest stadiu. Dacă este posibil, încercați să dau procesul și rafina-l cât mai mult posibil. Nu vă fie teamă în cazul în care lanțul de proces va fi mult mai aproape de ideal decât reală. Doar cu ajutorul unui interviu va fi capabil de a converti procesul ideală în timp real.
Procesul ideal de afaceri - modul în care procesul ar trebui să aibă loc în condiții ideale.
Vorbind despre „procesul real“ Vreau să spun că procesul de afaceri descris corespunde efectiv realizate.
„Procese necesare“, de asemenea, iese în evidență. Acesta este un procese de afaceri ideali, care sunt modificate în conformitate cu restricțiile stricte de afaceri. Cu alte cuvinte, este o încrucișare între ideal și procesul real.
Încercați să răspundă la întrebările de o descriere holistică a procesului de afaceri
Aceste probleme includ:
- Care sunt sarcinile și ordinea în care sunt efectuate în cadrul procesului?
- Cine îndeplinește aceste sarcini?
- Cât timp este nevoie pentru a finaliza sarcinile?
- Ce documente sunt utilizate în procesul?
- În cazul în care există documente și cine este responsabil pentru furnizarea acestora?
- Ce documente și în cazul în care ar trebui să acționeze asupra rezultatelor și / sau în timpul procesului în sine?
- Ce se întâmplă cu documentele, atunci când ciclul lor de viață este finalizată în procesul?
- Ce resurse (materiale, unelte, etc.) Și ceea ce este necesar pentru punerea în aplicare a sarcinilor? Cât de mult?
- Ce sisteme de informații sunt utilizate în proces? Cum sunt ele folosite?
- Care sunt parametrii procesului urmărit? Când și modul în care acestea sunt înregistrate, precum și cât de des sunt verificate și cine o face?
Pentru confortul dumneavoastră. Puteți descărca formularul pentru colectarea de informații de proces de afaceri la următorul link -
Formular pentru activitatea de audit procesează 100.50 KB
Acest tabel este utilizat într-unul din proiectele mele. umplerea adecvată a matriței facilitează munca pentru a crea un model de proces de afaceri.
Verificați circuitul rezultat
Acest lucru se face strict necesar. Există un avertisment la care vreau să atrag atenția - după ce ați creat un proces de afaceri schiță design propriu, pune-l în ziua - două. Numai atunci proceda la finalizarea comenzii. În cazul nostru, este esențial să se mențină imparțialitatea și prospețimea o priveliște care poate fi pierdută în timpul lucrărilor prelungite pe același proces de afaceri.
Încă o dată, caută informații despre acest proces, citiți ceva ce nu sa întâmplat să citească. Deschideți modelul de proces si asistenta pe înregistrările. Mental trece prin toate etapele procesului de afaceri și asigurați-vă că logica ar fi subțire și clare altora.
Dă un model de verificare a altor persoane
Una dintre cele mai importante cerințe pentru descrierea proceselor de afaceri - ușor. În mod ideal, descrierea, modelul de proces de afaceri, o persoană din afara va fi capabil să-l efectueze. Așa că haideți să verificați modelul cuiva care nu are nici o legătură cu ea. Lăsați această persoană va pune întrebări. De multe ori, în acest fel puteți găsi unele soluții interesante pentru procesul de optimizare și de depunere.
A doua parte a testului este efectuată pentru oamenii săi de la o companie în care desfășura descrierea proceselor de afaceri. În acest caz, este de dorit ca omul a avut o idee despre procesul de afaceri descris, dar nu a fost parte la ea.
Deci, verificați modelul din două puncte de vedere - conținutul și claritatea.