Conceptul de a lua în colectarea documentelor de arhivă a contului din România

Curs 3: documente cheie nume de utilizator Arhivele Statului

Conceptul de a lua în considerare documentele fondului Arhiva din România.

Caracteristicile și particularitățile documentelor contabile în instituțiile de arhivă.

Documentele contabile se bazează pe principiile de centralizare și de unificare, agilitate, caracterul complet și fiabilitate.

stabilirea comună tuturor magazinelor unităților Arhivistic Fondului Român de cont documentelor;

unitatea organizarea și stocarea documentelor contabile;

comparabilitatea estimărilor contabile;

reglementarea strictă și stabilitatea formelor de documente contabile și de a umple cerințele lor;

aplicarea operațională în timp util la toate înregistrările modificări în volumul și componența Fondului Arhivistic al documentelor românești, reflectând valoarea lor reală și compoziția.

Contul trebuie să fie toate stocate în documentele de arhivă, inclusiv fără acte și non-core pentru un anumit fișier, precum și a documentelor de asigurare și o copie a unei copii a utilizării fondului, inventarul de fișiere și documente.

Contabilitatea se face prin atribuirea documentelor (unitate de contabilitate, unități de stocare) Numerele de cont care fac parte din criptare arhivă.

Arhiva cifru - o denumire aplicată fiecărei unități de stocare, în scopul de a furniza evidențe și identificarea acestuia. Numărul de cod Arhiva este format din numere: fond de arhivă, o colecție de arhivă, inventar, unități de stocare. unitate de cont, care sunt specificate după numele fișierului prescurtată (abrevierea oficială).

În general, arhiva de cod este după cum urmează:

Arhivele de Stat din regiunea Tula. F. 93. Op. 2. D. 788. L. 73ob. - 74

Aceasta înseamnă că această valoare este post pe foaia de spate 73 și foaia de partea frontală 74 în № 788, care sunt stocate în inventar 93 2 Facilitatea „nașterile Colectia Tula și Kaluga provincii“. Fondul este păstrat în Arhivele Statului din regiunea Tula.

Documente Unele arhive pot fi în special în ceea ce privește cifrurile.

De exemplu, unele fonduri ale Arhivei de Stat român Faptele antice, conservate caracteristici vechi de stocare a instituțiilor de stat. Prin urmare, cărțile cod krestoprivodnoy în fond al ordinului local poate fi:

RGADA. 210. Comanda locală F.. tabel Belgorod. Voi. 97. L. 747.

CAMD. 456 F. SP. Op. 112945s. D. 32.

CAMD. 72 F. GDM. Op. 2. D. 6

Componența unității de stocare de arhivare documente audiovizuale cifrare sunt incluse, de asemenea, set element de notație (alfanumeric), mărimea purtătoare negativ, informații de sunet.

Unități de documente contabile

Unitatea de bază a documentelor contabile

Principalele unități documentele contabile, indiferent de purtătorul de tip, metoda și echipamentele de fixare sunt informații:

- arhive, colectare de arhivă;

documente audio-vizuale și care poate fi citit de calculator (electronice) sunt, de asemenea, luate în considerare pentru unitatea de contabilitate.

Documente Netratate (imprastiere) sunt înregistrate la rata de 150 de coli pe o singură unitate convențională de stocare.

Unitate de stocare de documente

Unitate de stocare - fizic document sau un set de documente separate.

Unitatea de stocare a documentelor pe suport de hârtie - business - un set de documente, un document unic, închis într-un capac izolat din dosar.

documente de film unitate de stocare - rolă separată fizic de înregistrare film sau bandă de informații grafice și / sau audio.

Unitatea de stocare a documentelor fotografice - (. Negativ, slide-internegativ pozitiv (transparență)) cadru separat fizic, câteva cadre de fotografiere panoramică, o imprimare fotografică, o rolă de bandă de film, album foto.

Phonodocuments unitate de stocare - izolate fizic rola de film, bandă magnetică sau hârtie, casete, cilindri de ceară, discuri cu înregistrarea de informații audio.

Unitate poate fi citită automat de stocare de date a documentelor (electronice) - fizic izolat rola de bandă magnetică, floppy disk, hard disk, CD-ROM.

Unitatea de contabilitate a documentelor pot fi citite automat (electronic) - un set de elemente dintr-un fișier sau mai multe fișiere de înregistrare, constituind un singur obiect-date de program (text, hypertext, obiect multimedia, baze de date, baze de date, baze de cunoștințe).

sistem de arhivare document contabil - un set de înregistrări legate între ele și baze de date. reflectând numărul și componența documentelor de arhivă și modificările acestora, care este o parte integrantă a sistemului de stat a documentelor contabile ale Fondului Arhivistic din România.

Documentele contabile în arhivele instituționale.

Prin luarea în considerare documentele justificative se referă la stabilirea și înregistrarea datelor cu privire la numărul lor, compoziția, starea și de depozitare, precum și consolidarea documentelor contabile de sistem.

Documentele contabile în arhivele departamentale este unul dintre mijloacele pentru a asigura siguranța lor și monitorizarea prezenței lor. Documentele contabile se efectuează separat pentru fiecare arhivă. Contul trebuie să fie toate stocate în arhivele departamentale ale documentelor, inclusiv cele care nu au fost făcute în inventarul de cazuri, non-core copii ale documentelor de asigurare de valoare, copii ale utilizării fondurilor. Toate înregistrările într-un registru central al arhivelor departamentale trebuie să se concentreze de către persoana responsabilă pentru menținerea acestor înregistrări, și înregistrează arhive - respectiv persoanele responsabile de documentele contabile în depozit. Înregistrările vor fi păstrate într-un seif (sau o cameră dedicată) în seifuri sau dulapuri metalice.

Componența documentelor contabile: veniturile cont de carte și de eliminare a documentelor, o listă a activelor, inventar de cazuri, lista de fond, etc funcția și forma lor ..

Principalele conturi si auxiliare arhiva documente

Arhivele sunt păstrate evidențe primare și secundare. Compoziția și forma înregistrărilor contabile de bază definite de Regulamentul. Compoziția și forma înregistrărilor auxiliare sunt determinate de propriile lor arhive.

1. 
   chitanțe registrul de documente (anexa N 26, 26a)
   

- de înregistrare acceptate pentru depozitarea de fonduri de arhivă și colecții de arhivă, atribuindu-le numere, ținând cont de numărul de fonduri de arhivă și colecții de arhivă în depozitare și eliminate;

Numărul alocat fondului de lista de fonduri este numărul contului său să fie rezervate pentru ei în toate înregistrările, și face parte din documentele de arhivă ale cifrul fondului.

Facilitatea Nume înscrise în lista fondului, în conformitate cu procedura stabilită (a se vedea. P. 5.5.1.2).

Listă de fonduri este un capac greu, foile sunt numerotate, extrase foaie-martor.

Lista de fonduri Reimprimările se efectuează numai cu permisiunea organului de conducere superior al afacerilor de arhivă. În acest caz, lista fondurilor necesare sunt puse la dispoziția numere, nume și motive de toate fondurile. Camerele sunt angajate în este interzisă.

1. 
   Lista facilitate (cererea N 28)
   

coli facilitate (N aplicație 28) - făcute pe fiecare fond. Se ia în considerare toate documentele fondului, inclusiv fără acte și sekrenye.

foaie de fond poate fi peresostavlen numai dacă este deteriorat iremediabil sau nu mai reflectă situația reală și de mărimea fondului, fondul după prelucrare sau pentru crearea unui fond de arhivă unificat, pentru a clarifica istoria organizației - proprietarii originali. În cazul reproiectării fiei Creative Commons foaia acționat anterior este plasat în fondul de caz. În colțul din dreapta sus al celor două foi ale fondului a făcut o marcă: „peresostavlen foaia“ urmat de data reproiectării, funcția și semnătura persoanei responsabile de contabilitate.

Fondurile Sheets stocate în active ordine numerică dosarul cu supape. Fiecare dosar se face foaie-martor. care specifică numărul inițial și final al fondurilor și suma totală a fondurilor, care sunt foi din dosar.

Pentru fondurile foaie menținute cartoteci pentru căutarea rapidă a documentelor din arhiva unei organizații. cartele index sunt pregătite pentru fiecare organizație de redenumirea proprietarii originali (fondul), așa cum se reflectă în „Facilitatea Nume“ foaie de stoc, indicând numărul fondului și datele extreme ale organizației, proprietarii originale ale unui anumit nume, informații cu privire la disponibilitatea documentelor pentru perioada. Cardurile sunt sistematizate în conformitate cu schema de clasificare selectate.

1. 
   un inventar al fișierelor, documentelor (N aplicație 30-30zh)
   

Unități de stocare, unitatea de contabilitate sunt înregistrate în inventar, în conformitate cu conturile lor de sistematizare pentru numerele ordinale.

Stocurile sunt atribuite numere de conturi:

- atunci când organizația nefondovoy - o foaie de calcul de documente audiovizuale ale unui anumit tip.

Prin inventarul număr poate fi adăugat la indexul literă, care determină compoziția și forma documentelor înregistrate în inventar, de exemplu, „hp“ (Personal), "n" (documentare științifică) "la" (design), "n" (proiect), etc.

Nu este permis atribuirea stocurilor de numere de conturi identice care diferă numai de indexare alfabetică (de exemplu, N 1 și 1 „CP

La sfârșitul inventarului în toate omologii săi este intrarea finală, care indică numărul de articole stocate, unități de inventar (cifrele din paranteze - cuvinte), primul și ultimul număr de articole, ținând seama de inventarul de unități sunt discutate camere lacunele existente, numere literale, eliminate unități și bazeze eliminarea acestora.

Intrarea finală în inventarul fondului de origine cu caracter personal, inclusiv o unitate de stocare. unități de contabilitate în diverse medii, indică în continuare numărul de unități de stocare. unități de contabilitate.

După fiecare chitanță sau eliminare a documentelor întocmite un nou record finală. înregistrare Rezumatul va fi semnat de către compilatorul său care indică poziția și data de înregistrare.

În cazul în care inventarul este compus din mai multe secțiuni pe an, volumele, înregistrarea finală se face pentru fiecare secțiune anuală. Fiecare listă anuală ulterioară, care urmează să fie elaborate într-o ordine crescătoare de înregistrare totale rezumative.

Fiecare inventar, inventarul trebuie să aibă o foaie-martor. Un inventar complet poate conține nu mai mult de 9999 de unități de stocare, unități de dozare.

Arhiva în mod necesar trebuie să aibă 3 copii ale listei, dintre care primul este o asigurare.

În cazul în care peresostavlena de inventar, o copie a inventarului aplicat anterior este inclus în noul compilat un inventar al ultimului număr de cont și celelalte exemplare alocate distrugerea ordinii stabilite.

1. 
   inventare (anexa N 31) Registrul
   

Conform registrului stocurilor menținut poedinichny și contabilitatea totală a stocurilor. În funcție de organizarea muncii pe cont în stocurile de arhivă stocurilor care se efectuează în stocarea și / sau arhiva ca întreg se reflectă în documentele sistemului de contabilitate (a se vedea. P. 5.3.2). Fiecare inventar este atribuit următorul număr secvențial în registru, care apare pe coperta inventarului în colțul din stânga sus.

Documentele arhivate sunt întocmite luând în considerare starea de centralizat:

- pașaport arhivă (Anexa N 1);

- Facilitatea Card (Anexa N 38);

- informații despre schimbările în compoziția și valoarea fondurilor pe 01.01.00 anul următor (Anexa N 39).

înregistrări auxiliare: carduri și a rezerva mișcării de fonduri, stocuri, documente, cărți, documente contabile trimise la alte arhive, cărți, contabilitate fond și documente dedicate distrugerii, cărți documente contabile povidovogo, pașapoarte și alte inventar fonduri interne de cazuri, albume foto ..

Arhiva poate ghida și alte înregistrări de sprijin, care sunt incluse în documentele contabile schema.

articole similare

• Președintele român de veto conceptul și importanța

• Documentul „stabilirea gamei de opțiuni de cont“ programului

• Cutii de arhivă - stocarea ușoară a documentelor, pachete, cutii