Funcții tehnice ale secretarului
Secretarul își exercită funcțiile tehnice pentru a asigura funcționarea și întreținerea șefului organizației (sau subdiviziunii acesteia):
- transmite și primește informații de primire-interfoane, imprimate pe ordinele șefului diverselor materiale;
- primește informațiile necesare de la șeful departamentului sau executanți, provocând lucrătorilor în numele acesteia;
- efectuează lucrările privind pregătirea sesiunilor și întâlnirile organizate de cap (pentru a colecta materialele necesare, timpul de notificare, participanți, locul de desfășurare și ordinea de zi a ședinței sau ședințele de înregistrare a acestora), și este înregistrată în procesul-verbal;
- oferă locuri de muncă Șef rechizite de birou, echipamente de birou înseamnă creează condiții favorabile pentru funcționarea eficientă a acestuia;
- este de lucru documentar, acceptă de intrare la capul corespondenței, poartă sistematizarea acesteia, în conformitate cu ordinea de întreprindere și transmite, după examinarea a șefilor de departamente sau artiști specifice, pentru a fi utilizate în cursul activității lor, sau a pregăti un răspuns, monitorizează manager de termene pentru comisioane personale cererile cetățenilor;
- organizează primirea de vizitatori, afișarea tact și o atenție pentru a le, să încurajeze luarea în considerare rapidă a cererilor și sugestiile angajaților, formează cazul, în conformitate cu nomenclatura aprobată afacerilor, asigură siguranța lor și pe chiriile de timp în arhivă.
O condiție prealabilă pentru coordonarea cu succes a secretarului este abilitatea de a colabora cu alți secretari din cadrul instituției sau în instituțiile partenere. Organizarea unei astfel de cooperări - o componentă a organizării științifice a muncii. O astfel de cooperare este esențială în pregătirea și executarea planului de calendar și de lucru pentru coordonarea reuniunilor, diviziunea muncii în pregătirea activitățile comune de înlocuire reciprocă, dacă este necesar, schimbul de informații.
Foarte des, astfel cum regia de către directorul secretarilor apela departamente (sectoare) lideri, notificarea acestora cu privire la datele reuniunilor viitoare. destul de mult, pur și simplu de a notifica orice persoană din ziua și ora întâlnirii. Secretarul va informa oaspetele cu privire la acest subiect, scopul, durata, durata aproximativă, intervalul de participanți, ordinea de lucru și în calitate de invitat în cadrul reuniunii. Este necesar pentru a afla dacă un oaspete va fi în măsură să participe la reuniune, și, dacă nu, indiferent de motiv, și raportează supraveghetorului. Aceasta este urmată de reuniunea în avans pentru a distribui materialele necesare.
Secretarul nu este în măsură să-și desfășoare activitatea în mod eficient în cazul în care nu există o imagine completă a rolului și sarcinile liderului lor și rolul lor în activitățile organizației.