Orice document, indiferent de structura sau conținutul său trece principalele etape ale ciclului lor de viață:
2) de revizuire, corectare, aprobare
3) distribuirea, publicarea
Fluxul de lucru tradițional multe dezavantaje. În primul rând este faptul că mai mult de 95% din timpul lor un document petrece între locurile de muncă angajați. Alte dezavantaje:
· Costul ridicat de acces, de înregistrare, de căutare, și stocarea documentelor
· Costul ridicat de spațiu pentru a stoca conținutul documentelor
· Costul ridicat de prelucrare și de coordonare a documentelor
· Documente mișcare lentă și haotice
· Nivel scăzut de control al
· Imposibilitatea de acces de la distanță la documente
· Lipsa de control asupra fluxului de documente
Sistem de management al documentelor electronice (EDMS) - este un sistem informatic care oferă lucrul cu documente electronice, inclusiv procesul de creare a acestora, modificarea, distribuirea, acces control ale acestora, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente în cadrul organizației. EDS este proiectat pentru a automatiza activitățile companiei în domeniul managementului de management al documentelor și înregistrărilor.
EDS este o abreviere comună. Pe un picior de egalitate cu ea, de asemenea, abreviat Sadow. De asemenea, uneori, aceste sisteme sunt denumite DAU (de birou sistem de automatizare) sau Sado (sistem de flux de lucru automatizat).
În străinătate, acest tip de sistem se numește în mod diferit: Sisteme de EDMS (sisteme de gestionare a documentelor electronice) - sisteme de management al documentelor electronice. EDMS - un sistem de management al documentelor companiei. Scopul acestor sisteme este similar cu EDS. Astfel de sisteme sunt proiectate pentru informații de intrare de ieșire de-a lungul ciclului său de viață, pentru a lucra cu ea, pentru arhivare, regăsire a informațiilor înscrise în documentele. EDMS rezolva, de asemenea, probleme legate de gestionarea versiunilor și acte subversive ale documentelor, drepturi de acces, etc.
Principalele funcții ale SED:
1. ECM vă permite să creați, înregistra, procesa, transmite, stoca documente. Acesta este scopul principal al sistemului. SEDul ar trebui să urmărească în mod automat, toate modificările documentelor, calendarul de executare a documentelor, a documentelor de circulație, și să monitorizeze toate versiune și subversiune lor. DMS permite, de asemenea, să execute documente.
2. Gestionarea circulației electronice a documentelor - circulația documentelor între angajați și departamente ale companiei. documentează mișcarea nu oferă întotdeauna mișcarea lor fizică. Sub circulația documentelor și de a înțelege transferul drepturilor de utilizare a acestora, de revizuire, corectare și de notificare a utilizatorilor și de control interesați asupra executării documentelor. DMS ar trebui să ofere de gestionare a documentelor flexibile prin determinarea rutele de circulație a documentelor.
3. EDS oferă angajaților proces de control al accesului la documente care circulă în organizarea și controlul fluxului de documente în cadrul companiei. accesul rigid utilizator distincție este pus în aplicare în EDS la diferite documente, în funcție de competență, poziția și autoritatea lor.
4. Sistemul oferă acces securizat de la distanță la angajați documente și, astfel, să garanteze fiabilitatea și calitatea informațiilor astfel obținute.
5. SGDE poate fi configurat la structura organizatorică existentă a companiei, precum și integrarea acesteia cu sistemele enterprise existente și cu alte agenții, pentru a asigura integritatea informațiilor.
6. EDS oferă oportunități pentru automatizarea proceselor de business și să controleze progresul lor. Automatizarea procesului de control al disciplinei executive este una dintre cele mai importante din SED.
7. EDS poate fi efectuată gestionarea contractelor, reuniuni, întâlniri.
8. Unele Biroul de funcții pot fi încorporate în SED.