Ciclul de viață al unui document
Pe piata acum este o gamă destul de largă de soluții software, fiecare dintre care este ceva, dar se deosebește de celelalte. Cum de a înțelege diversitatea acestei? Una dintre caracteristicile, important mai ales pentru un secretar sau de funcționar, care vor lucra într-un astfel de sistem - ce stadiu al ciclului de viață al documentului automatizează un anumit sistem.
Ce este - ciclul de viață al unui document? Orice document, indiferent de structura sau conținutul său trece printr-o serie de etape, care sunt în general denumite „ciclul de viață al documentelor.“ Toate documentele trec prin cinci etape principale ale ciclului de viață (unele etape pot fi repetate, iar unele au loc doar o singură dată):
sunt create 1) documente;
2) acestea sunt revizuite și corectate:
3) a aprobat în mod formal sau informal;
4) distribuite sau publicate pentru un public mai larg;
5) își desfășoară funcția lor principală și ajunge la arhivă;
6) sunt extrase din arhivă și apoi arhivate, dacă este necesar.
Dar, pe birou nici un astfel de manuale de lucru. Există conceptul de „document“ - circulația documentelor în cadrul organizației din momentul creării sau primirii lor de a finaliza executarea sau expedierea. Distinge următoarele etape ale procesului de lanț de procesare a documentelor:
primirea și preprocesarea;
examinare și distribuție preliminară;
direcția performanței și executarea documentelor;
documentele de înregistrare și identificare; trimiterea.
Separat, ca o sarcină de flux de lucru se ocupă cu controlul execuției și stocarea documentelor. Se pare că hârtiile descrie doar o parte din etapele ciclului de viață al documentului: cea în care funcționează cu grefierul.
Sistemul electronic de management al documentelor documentează toți angajații care lucrează, care prin ocupație este necesară. Este liderii care au nevoie să citească scrisoarea și să decidă ce să facă cu el, interpreții, care lucrează pentru punerea în aplicare a rezoluției, pregăti scrisori de răspuns. În general, acesta poate fi orice membru al organizației care au nevoie de informații cu privire la documentele, în funcție de conținutul lor, actori, termene etc.
Lucrarea este acceptat să aloce un grup de documente - de intrare, ieșire, interne, organizatorice și administrative. Atunci când se lucrează în sistemul electronic de management al documentelor acestei împărțiri, de regulă, rămâne.
Ca un exemplu, face descrierea de locuri de muncă în sistemul electronic de management al documentelor cu orice tip de document, de exemplu - introducerea.
Documentul este creat (acest document a fost inclus, cu siguranță trebuie să fie creată, dar se întâmplă undeva acolo, într-o altă organizație), este revizuit, aprobat și distribuite (pe acest punct, documentul devine organizației).
În etapa a crea (în acest caz, primirea documentului sistemului electronic de documente de la sisteme externe) necesare pentru a efectua cele mai consumatoare de timp parte a operațiunii de introducere a informațiilor despre documentul în sistemul electronic de documente.
Acest lucru este format din două părți:
1) introducerea detaliile documentului;
2) imaginea de intrare a unui document.
Introduceți detaliile documentului este similar cu procesul de pregătire a înregistrării și controlului documentelor de card. Această operație se realizează, de regulă, toate sistemul electronic de management al documentelor, dar nu toate pot stoca o imagine electronică a documentului.
Această operație poate fi împărțită în două părți:
* Raportul directorului executiv;
* Marcați capul că este mulțumit de rezultat.
faza ofensivă a „transferul către arhivele“ nu înseamnă că documentul a devenit inutilă. Este necesar să se organizeze stocarea, astfel încât documentul să poată fi ușor de găsit și de a obține informații corecte. De obicei, acest lucru se face folosind nomenclatura afacerilor.
În acest stadiu, poate fi nevoie de documente de chirurgie de control de execuție. Are sistemul generează rapoarte privind executarea statisticilor de documente, în măsura în care este confortabil, este posibil de a crea propriile rapoarte. [11]