Ciclul de viață al unui document de intrare într-un sistem electronic de management al documentelor
Vremurile se schimbă și pentru a înlocui clasic de gestionare „hârtie“ înregistrări „vine documentul electronic, care este menținută prin utilizarea unei clase speciale de sisteme informatice - sisteme electronice de management al documentelor.
Pe piata acum este o gamă destul de largă de soluții software, fiecare dintre care este ceva, dar se deosebește de celelalte. Cum de a înțelege diversitatea acestei? Una dintre caracteristicile, important mai ales pentru un secretar sau de funcționar, care vor lucra într-un astfel de sistem - ce stadiu al ciclului de viață al documentului automatizează un anumit sistem.
Ce este - ciclul de viață al unui document? Orice document, indiferent de structura sau conținutul său trece printr-o serie de etape, care sunt în general denumite „ciclul de viață al documentelor.“ În general vorbind, toate documentele trec prin cinci etape principale ale ciclului de viață (unele etape pot fi repetate, iar unele au loc doar o singură dată):
- sunt create documente;
- acestea sunt revizuite și corectate;
- în mod formal sau informal, sunt aprobate;
- distribuite sau publicate pentru un public mai larg;
- își îndeplinesc funcția lor de bază și se încadrează în arhivă;
- dacă este necesar, recuperate din arhiva, și apoi arhivate.
Dar, pe birou nici un astfel de manuale de lucru. Există conceptul de „document“ - circulația documentelor în cadrul organizației din momentul creării sau primirii lor de a finaliza executarea sau expedierea. Distinge următoarele etape ale procesului de lanț de procesare a documentelor:
- primirea și preprocesarea;
- examinare și distribuție preliminară;
- documentele de înregistrare;
- direcția performanței și executarea documentelor;
- documentele de înregistrare și identificare;
- trimiterea.
Separat, ca o sarcină de flux de lucru se ocupă cu controlul execuției și stocarea documentelor. Se pare că hârtiile descrie doar o parte din etapele ciclului de viață al documentului: cea în care funcționează cu grefierul.
Sistemul electronic de management al documentelor documentează toți angajații care lucrează, care prin ocupație este necesară. Este liderii care au nevoie să citească scrisoarea și să decidă ce să facă cu el, interpreții, care lucrează pentru punerea în aplicare a rezoluției, pregăti scrisori de răspuns. În general, acesta poate fi orice membru al organizației care au nevoie de informații cu privire la documentele, în funcție de conținutul lor, actori, termene etc.
Lucrarea este acceptat să aloce un grup de documente - de intrare, ieșire, interne, organizatorice și administrative. Atunci când se lucrează în sistemul electronic de management al documentelor acestei împărțiri, de regulă, rămâne. Ca un exemplu, face descrierea de locuri de muncă în sistemul electronic de management al documentelor cu orice tip de document, de exemplu - introducerea.
Documentul este creat (pentru a face documentul inclus, desigur, el trebuie să fie creat, dar se întâmplă undeva acolo, într-o altă organizație), este revizuit, aprobat și distribuite (pe acest punct, documentul devine organizației).
În etapa a crea (în acest caz, primirea documentului sistemului electronic de documente de la sisteme externe) necesare pentru a efectua cele mai consumatoare de timp parte a operațiunii de introducere a informațiilor despre documentul în sistemul electronic de documente.
Acest lucru este format din două părți:
- introduceți detaliile documentului;
- document de intrare a imaginii.
- Raport al Executivului;
- marca șeful rezultatului executării costumului.
faza ofensivă a „transferul către arhivele“ nu înseamnă că documentul a devenit inutilă. Este necesar să se organizeze stocarea, astfel încât documentul să poată fi ușor de găsit și de a obține informații corecte. De obicei, acest lucru se face folosind nomenclatura afacerilor.
În studiul sistemului electronic de management al documentelor ar trebui să acorde o atenție la modul în care clasifică. Mult mai ușor în cazul în care sistemul vă permite să sortați documentele menționate la un caz și nu doar indicele magazin nomenclatura de caz, care a transportat documentul.
În acest stadiu, poate fi nevoie de documente de chirurgie de control de execuție. Are sistemul generează rapoarte privind executarea statisticilor de documente, în măsura în care este confortabil, există o oportunitate de a crea propriile rapoarte - toate acestea, este necesar să se acorde atenție la studiul sistemului. Operațiunile incluse în ciclul de viață al documentului de ieșire mult mai diversă. Noi le analizăm mai detaliat în articolul următor.
Olga Podolina,
Consultant Centrul de servicii de consultanță și implementare,
Compania „InterTrust“
Kamasutra pentru difuzor - Radislav Gandapas