Legea privind distrugerea documentelor este o listă de documente selectate pentru eliminare, cu indicarea numărului acestora. Aceasta reflectă și reglementări, pe baza cărora una sau alta forma nu este supusă depozitării în continuare.
Lista de titluri listate în raport trebuie să reflecte cu acuratețe imaginea reală a exterminarea lor. În caz contrar, distrugerea caracterizat ca fiind ilegale. Pentru aceasta prevede amenzi și sancțiuni penale.
În desen instrument utilizat app № regulament 4 arhive de lucru 06.02.02 (în continuare - Reguli). Atașat este un document care să confirme distrugerea documentelor. Aprobă directorul documente în consultare cu comitetul de experți.
Atunci când apare necesitatea
Fiecare organizație în activitatea în curs de desfășurare atrage un număr foarte mare de diverse valori mobiliare. De-a lungul timpului, timpul alocat de stat expiră stocarea documentelor, acestea își pierd valoarea lor și devin inutile. Scapă de ele pot fi, după ce a petrecut procedurile necesare.
Ce spune legea
Principalul proces de distrugere document este să acționeze cu privire la alocarea de valori mobiliare. Este o listă de documente lichidate și numărul acestora. Forma instrumentului aprobat prin Regulamentul.
În curs de pregătire pentru eliminare trebuie să fie, de asemenea, ghidat de regulamentele privind procedura și condițiile de depozitare a valorilor mobiliare SA, aprobat de către Comisia Federală pentru piața valorilor mobiliare Decretul 3 03-33 / datate PS 16.07.03. Acesta identifică:
- Pentru a asigura siguranța documentelor, acte după forma inventare cazuri de stocare permanentă și temporară. Inventarul și acționează consideră comitetul de experți și directorul organizației.
- Cazurile în actul aprobat privind distrugerea trebuie să fie plasate separat de alte lucrări. Acestea sunt stocate într-un loc special.
- Act și inventarul stocat în arhiva întreprinderii în cazul format.
Lista regulilor de stocare stabilite în arhivele de stat 06.10.06.
Potrivit documentului, în funcție de tipurile de documente sunt stocate:
- pentru o perioadă scurtă de timp: de la un an la 5 ani;
- Durata: 10-75 ani;
- în mod constant.
Lista stabilește următoarele reguli ale perioadelor de reținere la Arhiva de Stat:
În cazul în care inspecția fiscală este stocată în mod constant declarații și bilanțuri va confirma corectitudinea contabilității, calcularea și plata taxelor acum, și așa mai departe. D.
comision special format în compania preia documentele de stocare permanentă. Lista variază de la începutul până la sfârșitul anului în patru exemplare, care sunt aprobate de către director.
Hârtia de stocare permanentă ar trebui să fie în public sau propria arhiva lor întreprindere. In fiecare an, șeful ordinului este atribuit persoanei responsabile de siguranța lor.
Atunci când eliminați ar trebui să utilizați următorul cadru de reglementare:
- ordinul Ministerului Culturii, numărul 526 din data de 31.03.15;
- Legea cu privire la arhive № 125-FZ, din data de 22.04.04;
- Legea contabilității № 402-FZ din 06.12.11;
- Listă de hârtie de arhivă, aprobat prin Ordinul Culturii № 588 din 25.08.10;
- Poziția Ministerului Finanțelor URSS cu privire la documentele și fluxurile de lucru din numărul contabil 105 de 07/29/83.
întrebări cheie
În timpul eliminarea valorilor mobiliare necesare pentru a ști cum procedura este, ce sunt folosite metode, care este responsabil pentru procesul de distrugere.
Metodele și procedura de eliminare
Conform Regulamentului cu privire la distrugerea documentelor preia un consiliu de experți. Pentru crearea sa, directorul aprobă ordinul sau dispoziția. Se compune din angajați: contabili, secretari, funcționari, etc ...
Forma actului în sine sau organizația dezvoltă un model de utilizări. În plus, este întocmită. Membrii săi Comisiei semn și președintele. Apoi, societatea poate dispune de toate aspectele incluse în actul.
organizație de hârtie poate te distruge (striviți, arde, și așa mai departe. D.) Sau înrola ajutorul unei companii specializate. În acest din urmă caz, factura se face. Acesta reflectă data transferului, numărul și greutatea documentelor.
Existența unui act de mare importanță pentru companie. Ar putea fi necesară în timpul auditului sau în instanța de judecată.
La lichidarea valorilor mobiliare trebuie să respecte anumite cerințe:
- nu distruge hârtia asociată cu procesul în curs de desfășurare sau anterior;
- să nu divulge informațiile confidențiale conținute în documentele și copiile reciclabile;
- distruge toate copiile permise pentru utilizare: asigurare, de backup personal.
Nu ar trebui să fie eliminate de hârtie nemăcinat. În acest caz, pot fi puse la dispoziție date cu caracter personal. Pentru încălcarea cerințelor de confidențialitate prevede răspundere (art. 90 din LC RF).
Distruge compania colii de hârtie poate, după cum urmează:
- pauză;
- să ardă;
- zdrobi tocător;
- suprascrie sau șterge fișiere (media electronică).
Faptul de eliminare a valorilor mobiliare necesare pentru a confirma un act de formă arbitrară. Astfel, rezultatele comisiei de experți se face 4 copii ale listei de cazuri și a actelor de documente pentru distrugere. Descărcați modelul sub forma actului poate fi pe Internet.
Comisia și ordinea
Comisia de experți a stabilit pentru a stabili documentele care pot fi distruse. În cazul în care organizația este mare și o mulțime de documente, este posibil să se emită regulamente cu privire la o comisie de lucru în mod constant. În cazul în care reciclarea este programată doar o dată pe an, experții pot avea un cap de o singură dată a ordinului.
Ordinul emis pe antetul organizației.
- numele companiei;
- data, numărul, locul de execuție;
- ordinea sensului (crearea comisiei);
- text, pentru care este creat (definiția duratei de depozitare, colectarea documentelor de la distrugere);
- compoziție;
- activități de furnizare (în cazul în care Comisia este în mod constant acționează);
- semnătura și numele persoanei care deține controlul asupra executării ordinului (director);
- semnătura și numele personalului cunoștință.
Comitetul ar trebui să includă cel puțin trei persoane.
- ofițer de personal;
- grefier;
- arhiviști;
- Contabilitate;
- un membru al personalului.
În cazul în care întreprinderea realizează distrugerea primului și persoana responsabilă nu știe cum să efectueze procedura și de a crea în mod corect documentele necesare, puteți invita un reprezentant al Arhivei de Stat.
Principala sarcină a comisiei - pentru a determina care hârtia trebuie să fie eliminate. Perioada de valabilitate ar trebui să se încheie, iar documentul ar trebui să fie lipsită de relevanță pentru organizație.
Stocare valori mobiliare pe termen ca urmare să se încheie la începutul anului în care acestea urmează să fie eliminate.
Care sunt regulile de introducere a datelor privind apartenența la organizațiile de autoreglementare - a se vedea acest articol.
După examinarea tuturor documentelor pot fi completate pe actul de distrugere a documentelor contabile și a ordinelor de eliminare.
La punctul de eliminare:
- data și numărul;
- bază (detalii act);
- desemnarea persoanelor responsabile cu executarea;
- metoda și utilizarea timpului.
Ordinul susține directorul, și eliminarea hârtiei.
timpul de depozitare
Intervalul de stocare începe numărătoarea de următoarea după ultimul număr al anului.
Perioadele de depozitare a anumitor documente enumerate în tabelul de mai jos: