Documentele interne sunt pregătite, sunt realizate în cadrul aceleiași organizații (instituții). Trecerea etapelor pregătitoare și de proiectare sunt organizate în același mod ca și pregătirea și executarea documentelor de ieșire, și în timpul rulării coincide cu traseul documentelor de intrare. Particularitatea mișcărilor interne ale documentelor este că acestea sunt rute diferite pentru anumite tipuri de documente.
Volumul document contabil
Domeniul de aplicare al documentului pentru a înțelege numărul total al documentelor de intrare, ieșire și interne pentru o anumită perioadă de timp.
Volumul document contabil este organizat pentru a stabili:
Descărcați organizații (instituții), diviziile sale și de gestionare a documentelor de serviciu;
nevoile organizației (instituției) în inginerie organizațională și de calculator.
La determinarea volumului de document unic cerut să ia în considerare toate documentele. Numărarea documentelor de intrare, ieșire și interne se desfășoară separat. marcate separat copiile editate și copiile realizate prin intermediul reproducerii operaționale. Fracțiunea totală de volum este exprimat numarator documentul - numărul de documente principale numitorul - numărul de copii.
Înregistrarea documentelor Norme generale de înregistrare a documentelor
Document de înregistrare - acreditările de înregistrare a documentului, în forma prevăzută, de stabilire faptul creației sale, trimiterea sau primirea. După definiția, documentul de înregistrare - această temă indice și aplicarea ei la documentul său, urmat de scrierea datelor despre documentul în registru sau card. Scopul înregistrării este de a asigura contabilitate, control și regăsire a documentelor.
Principiul de bază al documentelor de înregistrare este un one-shot. Fiecare document trebuie să fie înregistrată o singură dată.
documentele de intrare sunt înregistrate în ziua primirii, a documentelor de ieșire și interne - ziua semnării. Sub rezerva documentelor de înregistrare care necesită contabilitate, performanță, și utilizarea în scopuri de referință. Instrucțiunile privind organizarea de birou (instituție), în cererea care urmează să fie prezentată în lista documentelor care nu face obiectul serviciului de înregistrare de întreținere documentar. Lista aprobată de șeful organizației (instituției) în cazul în care include documente neraportate în întreaga organizație (instituția), sau șeful unității structurale, pe care a distribuit lista documentelor.
Principalele materiale de referință sunt utilizate în documentul de înregistrare:
lista documentelor care nu face obiectul serviciului de birou de înregistrare;
Lista unităților structurale cu simbolurile lor;
indexeze documentele
indexeze documentele în munca de birou - este punerea în jos (de înregistrare) în serie de numere și simbolurile lor necesare pentru înregistrare, indicând locul de executare a acestora (pregătire) și depozitare.
Document de înregistrare Numărul de cod de înregistrare al documentului - denumirea digital sau alfanumeric atribuit unui document în timpul înregistrării sale.
Indicele documentelor de intrare, ieșire și interne, de regulă, constă dintr-un număr de nomenclatură indice de caz și de înregistrare a documentului, cum ar fi numărul de înmatriculare 06-10 / 96 a documentului de intrare include:
06 - indicele unității structurale;
10 - numărul cauzei în conformitate cu nomenclatura;
96 - numărul de serie individual al documentului de intrare i se atribuie în timpul înregistrării.
Toate documentele de intrare trebuie să conțină numărul de înregistrare al documentului, care asigură faptul și timpul primirii documentului în organizație (instituție). Se pune ștampila pentru a determina instrucțiunea aproximativă.