Avem un contract fără a specifica perioada de valabilitate a acestora. Sunt cei a căror prelungire se efectuează în mod automat (timp de un an sau mai mult), rezilierea dacă nici una dintre părți nu va fi inițiată. Există acorduri încheiate, de exemplu, pentru un an, dar acorduri suplimentare pe care le avem deja câțiva ani prelungi acțiunea lor în aceleași condiții sau cu modificări minore. Se întâmplă că acordul adițional la contractul se încheie și să schimbe unele dintre condițiile sale, dar fără termenul de corecție.
Am avut următoarele aspecte:
- Cum să coase un acord adițional la contract?
- Ce alte documente, în plus față de acorduri și aplicații suplimentare, este necesar să se coase la contractul principal, și ținut cu el?
- Cum de a calcula termenul de valabilitate a contractului gazdă și „documente suplimentare“ sale? Luați în considerare dacă la data semnării și data expirării contractului? Și ce a instrumentelor existente care urmează să fie extinsă, și nu este clar cât de mult mai mult vor acționa?
- Inventarul cazurilor pentru un an pentru a face un acord și ulterioare acorduri suplimentare, cererile și alte documente justificative, depuse la el?
Acest lucru arată numărul de întrebări pe care organizația trebuie să fie într-un mod planificat și cât mai curând posibil, pentru a începe elaborarea normelor de muncă contractuale. Grupul de lucru pentru elaborarea acestui document se numără reprezentanți ai serviciului juridic, servicii de birou, de contabilitate și departamente ale căror activități se desfășoară pe baza unor contracte, aduce cea mai mare organizație de profit. Și cu alte departamente elabora proiecte de regulamente vor fi de acord, iar departamentul de personal poate dezvolta secțiunea de auto-reglementare privind contractele de muncă și contractul de servicii cu plată încheiat cu persoane fizice.
Reglementările includ de obicei un contract de muncă (aceasta este zona de responsabilitate a organizației și șeful serviciului juridic):
- definirea și clasificarea tranzacțiilor care prevede organizarea activităților sale,
- conceptul de „dimensiunea“ a tranzacțiilor și limitele lor de comision, în conformitate cu statutul organizației și a sistemului de gestionare a riscurilor,
- procedura de delegare tranzacțiilor de drepturi,
- coordonarea circuitul proiectelor de contracte și limite de tranzacționare.
servicii de birou în regulile de preparare:
- imediat se dezvoltă și coordonează proiecte de formulare standard de contracte pe tipuri de tranzacții sau controlează că regulamentele includ o dispoziție privind utilizarea prioritară a formularelor standard ale organizației, ordinea de dezvoltare, coordonare și aprobare;
- specifică clasificarea și stabilește indexarea contractelor bazate pe tendințe și probleme ale organizației și domeniile de responsabilitate a departamentelor și a numelor de contrapartide. Acest lucru va permite să rafinați sau să dezvolte noi clasificator pentru examinare preliminară a documentelor, care este utilizat de către serviciul de birou, la examinarea preliminară a documentelor de intrare, în ceea ce privește dirijarea fluxului de informații de contracte și documente pentru punerea în aplicare a acestora, inclusiv în SED sau de alt sistem de informații sau de decontare;
- și, în cele din urmă, reglementează procedura de formare a cazurilor cu contracte și documente care apar în cursul executării lor, termenul de valabilitate, responsabilitatea pentru asigurarea siguranței în unitățile și ordinea de transfer la arhiva.
Astfel, dezvoltarea regulilor de muncă contractuale se va stabili o procedură uniformă pentru lucrul cu aceste documente și să aloce responsabilitatea pentru formarea corectă a cazurilor cu acordurile și asigurarea utilizării și conservarea acestora.
Rețineți că „cele mai bune practici“ din ultimii ani au scos la iveală comoditatea de formare a cazurilor cu acordurile pe baza dosarului. și anume Toate documentele referitoare la acest tip de tranzacție, sau într-o anumită tranzacție (un obiect) și o persoană fizică sau juridică (contraparte) sunt formate împreună, reprezintă un set de documente care fac dovada legalității tranzacției.
Prin urmare, trebuie mai întâi să definim cea mai simplă schemă de contracte de sistematizare:
- direcția organizației - unitățile structurale care au dreptul de a încheia contracte, - tipuri de tranzacții (contracte) - contrapărțile (poate fi o mulțime sau un pic, este necesar să se aranjeze numele în ordine alfabetică) sau
- direcția organizației - unitățile structurale care au dreptul de a încheia contracte - antreprenori (poate fi o mulțime sau un pic, este necesar să se aranjeze numele în ordine alfabetică) - tipurile de tranzacții încheiate cu acestea (contracte). aspect administrativ acest sistem funcționează în sistematizare, întrucât toată lumea știe numărul de Pareto 80:20, spunând că 20% dintre clienții genera (mai trebuie să aducă) 80% din profiturile organizației. Prin urmare, biroul de serviciu supraveghează corectitudinea dosarului unităților structurale ale primei pe client / contrapartea, și apoi cu privire la tipurile de tranzacții pentru fiecare dintre ele.
Dosar cu titlurile corespunzătoare pot fi incluse în nomenclatorul afacerilor ca un caz de trecere. În cazul în care contractul este reînnoit în conformitate cu termenii și condițiile de mai mulți ani. Singura regulă obligatorie - la dosar fiind o listă internă a documentelor, și în mod constant și cu promptitudine, deoarece acestea apar / primi documente specifice cu privire la executarea contractului, efectuat de înregistrare (identificare) format în dosarul documentelor.
Astfel, orice acorduri suplimentare pot fi formate împreună cu contractul principal într-un singur caz fișier. În plus față de contractul de bază, acorduri adiționale, cererile, acorduri de confidențialitate / non-divulgare, actul de efectuare / recepție a lucrărilor și serviciilor din dosar ar putea fi depuse copii ale facturii sau facturi și ordine de plată (1C „Contabilitate“ și „banca -client „permite să producă 3 exemplare originale), rapoarte privind punerea în aplicare a lucrărilor și serviciilor (în cazul în care sunt mai multe pagini, este posibil să se formeze o serie de aplicații de volum separat), precum și alte documente, care pot servi drept dovadă că mărfurile s, lucrări, servicii prestate și acceptate. Acest lucru este valabil mai ales, desigur, pentru contractele care au un termen lung sau timpul de stocare permanentă.
Termenul de valabilitate al acestui caz fișier nu se calculează de la data contractului sau a unui acord suplimentar, începând cu anul următor anului de execuție a tranzacției și crearea ultimului document generat în dosar (de exemplu, actul de acceptare a muncii și ordinul de plată). Principiul aici este aceasta: toate documentele care confirmă legalitatea contractului organizației, ar trebui să fie păstrate împreună și trebuie să fie prezentate în termenul prevăzut de retenție de reglementare. În plus, achiziționarea de contracte de active fixe și a documentelor de decontare care se confirmă legalitatea achiziției sunt active ale organizației, pe care îl păstrează. Prin urmare, la stabilirea termenului de valabilitate a tuturor documentelor create în evidențele de acest tip, se aplică cel mai „înalt“, termenul de valabilitate, care este, de regulă, perioada contractului de depozit după expirarea acestuia.