Direcțiile de bază de perfecționare a muncii cu documente este de unificare și standardizare. Sub unificarea menit să aducă ceva la un singur sistem, forma, uniformitatea.
Unificarea documentelor prezentate în scopul de a reduce cantitatea utilizată în managementul documentelor, dactilografiere formele lor, stabilirea unor cerințe uniforme de înregistrare a documentelor create în soluția de același tip de sarcini de management, reducerea forței de muncă, timpul și costurile materiale pentru prepararea și prelucrarea documentelor, pentru a obține informații de compatibilitate de baze de date, create în diverse sectoare de activitate.
Activitățile de management ale oricărei organizații se caracterizează printr-un set de funcții pe care le îndeplinește. Fiecare functie de conducere se realizează prin complexe (sistem), instrumentele caracteristice numai pentru această funcție. Colectarea documentelor pe baza transmisiei interconectate, destinația, tipul, domeniul de aplicare, cerințe uniforme de înregistrare, numit sistemul de documentare.
Sistemul de documentare poate fi funcțional și industrie. Sistemele funcționale de documentare sunt cele care într-o anumită măsură, inerente în toate organizațiile, cum ar fi contabilitate, raportare și statistici, organizarea, comerțul exterior. În sistemele industriale de documentare are loc activități legate de documentare și o reflectare a identității lor. Raportul dintre documente sisteme funcționale și industrie în organizarea depinde de natura activității, competența organizației și de alți factori.
Același tip de probleme care trebuie rezolvate, documentație uniformă a tehnologiei lor, frecvența unui volum considerabil de informații obligatorii posibile pentru a identifica o serie de sisteme de documentare de gestionare și de a formula un set comun de cerințe pentru a le.
Din 1971, munca sistematică a țării de a stabili clasificări de informații tehnico-economice incluse în sistemul unic de clasificare și codificare a informațiilor tehnice și economice (ESKKTESI) ca bază de suport de informații a tehnologiei informatice și a sistemelor de documentare unificate (RDC), în scopul de a optimiza datele de intrare și de ieșire sistemelor informatice computerizate.
Unificarea și standardizarea documentelor administrative ar trebui să fie considerate ca fiind un factor în creșterea productivității muncii administrative. Unificarea documentelor - este alegerea structurii raționale a construcției lor, pentru a aduce uniformitate în documentele pe baza de stabilire a unui număr rațional de formele lor și introducând construcția lor. Acesta se aplică nu numai documentelor administrative, dar, de asemenea, la noi sisteme. De exemplu, un standardizate bilete de călătorie, avion și de cale ferată.
Principiile de bază ale unificării documentelor sunt:
- unificarea general la particular. Este de a construi un document formular probă pentru un anumit sistem și stabilirea documentației privind detaliile sale compoziția de bază pentru acest sistem de documentare a anumitor tipuri de documente, un document specific, și așa mai departe D..;
- armoniza documentele și regulile de construcție a acestora, elaborare, proiectare. Este asigurată de date maxime de tastare și trafaretizatsii documente unificare locație pe tehnologiile de generare de documente și abrevieri;
- complexitatea unificării. În comportamentul său trebuie să fie furnizate toate cerințele documentului în toate etapele de la crearea sa, de umplere, de prelucrare și depozitare. În plus, ar trebui să ia în considerare posibilitatea de parametri fiziologici umane și mijloace tehnice;
- descriptiv. Aceasta înseamnă includerea în documente numai acele detalii care sunt necesare pentru a rezolva probleme specifice, pentru a căuta și a confirma validitatea documentului;
- reducerea numărului de tipuri de documente. Realizat prin îmbunătățirea managementului, de exemplu, în direcția utilizării pe scară largă a echipamentelor de birou;
- stabilitate cerințelor documentelor (stabilite de standardele de stat și industrie);
- interfațare cu sistemele existente de clasificare și codificare a informațiilor tehnice și economice;
- economie. A informat realizat prin includerea documentelor în sistemul de documentare, utilizarea pe scară largă forme, forme de configurare raționale de documente, detalii cu privire la stabilirea valorii optime și t. D.
Există 3 moduri de a unifica texte profil stencil și o masă.
Stencil - este o modalitate de stabilire a informațiilor permanente într-un text legat cu spații libere pentru informații variabile. În forma unui șablon pentru a crea un număr de comenzi, aplicatii.
Despre - mod de a prezenta un text unificat, în care informația constantă se află pe partea stângă a foii, iar variabila este introdusă în documentul în procesul de elaborare partea dreaptă a foii. Sistemul unificat de documentare asupra documentelor organizatorice și administrative ale metodei chestionarului modelat ordine de primire, prin transfer, concediere; memorandumurilor de personal și note explicative. profile Avantaje: pregătirea documentelor simplificat, dactilografiere facilitat; sunt condiții prealabile pentru copierea informațiilor.
Tabel - textul sfâșiată situat pe un anumit principiu: informație constantă situat în titluri Earl și lateral, iar variabila - la intersecția dintre căsuțele corespunzătoare și linii. Ea are o capacitate mare de informații, permite strict clasificate, codifica informații, este ușor să rezume datele. Cu toate acestea, este mai complexă în dactilografiate. În formă de tabel în RDC de OSA include: personal, programul de vacanță, ordinele de personal.
Efectul unificarea și standardizarea documentelor administrative este indirectă (îmbunătățirea managementului calității, a eficienței de utilizare a echipamentelor de birou, accelerarea cifra de afaceri de fonduri) și directă (reducerea costurilor forței de muncă (și, prin urmare, costul salariilor), atunci când se lucrează cu documente, consumul de materiale pentru producția lor, unitatea de cheltuielile de capital pe echipamente de birou și amortizarea pe costul și repararea echipamentelor de birou).
Standardizarea - o activitate pentru stabilirea unor reguli, reglementări și specificații pentru a asigura:
- produse de securitate, lucrări și servicii; viața și sănătatea
- compatibilitatea tehnică și informațională, precum și produse interschimbabile
- economisind tot felul de resurse.
Toți oaspeții, care operează pe teritoriul țării noastre combinate într-un sistem unic de stat de standardizare - organizate ierarhic sistem de clasificare și standardele de stat în sine.
- standarde de stat (GOST).
- standarde industriale (TPO);
- Standardele republică (PCT).
Unificarea documentelor se realizează pentru a reduce numărul de instrumente, tastarea de forme, pentru a îmbunătăți calitatea, reduce complexitatea de prelucrare, pentru a realiza diverse sisteme de documentare compatibilitate informații pentru același nume și funcțiile de control aferente, utilizarea mai eficientă a tehnologiei de calcul.
pentru a unifica lucrarea include:
- dezvoltarea sistemelor de documentare standardizate (RDC). care are loc departamente și autoritățile responsabile pentru sistemul de documente relevante;
- punerea în aplicare a trans-sectoriale (interdepartamentale) RDC în RDC la nivel național și sectorial:
- punerea în aplicare a OKTEI dezvoltate;
- păstrarea RDC și OKTEI pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acestora;
- Elaborarea unui set de formulare standardizate industriei de documente care reflectă specificul industriei și nu sunt incluse în RDC, precum și înregistrarea lor de stat;
- dezvoltarea unor clasificări ale industriei de informații tehnice și economice, reflectând specificul industriei.
Pentru a reduce numărul de angajați în activitățile documentelor de constituire, dactilografiere forma lor, reducerea forței de muncă, timpul și costurile materiale pentru prepararea și prelucrarea acestora, pentru a obține informații. Compatibilitate bază de date automată funcționează pe unificarea documentelor în economia națională și crearea unor sisteme de documentare unificate (RDC).
Sisteme unificate de documentare - un set de formulare standardizate interconectate de documente care furnizează o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activități economice.
Astfel, sistemul de documentare standardizat - se reduce la posibilele forme maxime uniformitate a documentelor, încorporate în funcționalitatea principală obscheupravlencheskie a sistemului și concepute pentru a fi utilizate de către toate organizațiile, indiferent de nivelul de control și de proprietate se aplică atât tradiționale și mixte, cu ajutorul tehnicii de calcul, documentează metodele de prelucrare a informațiilor. sistem unificat de management al documentației elaborate pe baza:
- uniformitatea de construcție a formelor de documente;
- reglementarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem;
- excluderea documentelor duplicat de date, realizarea o singură intrare de informații în procesul de soluționare a problemelor administrative;
- reducerea numărului de inclus în mod tradițional în aceste date nu sunt utilizate pentru a rezolva probleme specifice de gestionare;
- Unitatea folosită terminologia și simbolurile, asigurând comparabilitatea nu numai la diferite niveluri de management, dar, de asemenea, în diferite sisteme de documentare pe baza unității algoritmilor de documente de formare și indexurile acestora;
- determinarea setului de detalii și parametrii pentru fiecare tip de document, și de a crea un model unic de construcție a acestora;
- să stabilească norme uniforme pentru pregătirea și detalii de prezentare a documentelor care sunt comune pentru toate sistemele de documentare și cazurile specificate, în prezența unor caracteristici specifice.
armonizarea organizațională și metodologică de gestionare și de standardizare a documentelor, coordonarea și controlul punerii în aplicare a unei organizații umbrelă pentru a coordona punerea în aplicare și gestionarea RDC și în regiunea OKTEI. La nivel sectorial, acest lucru este o organizație umbrelă pentru punerea în aplicare și gestionarea industriei RDC și OKTEI.