Dacă capul, atunci cu siguranta vei fi familiarizat cu situația în care deciziile importante trebuie să fie făcute cu ochiul liber, sau pe baza propriei lor sens pentru că obținerea informațiilor corecte durează prea mult timp. Aceleași informații, care este încă posibil să se obțină, este de multe ori prea voluminos și destul de dificil de a ieși din ea aveți nevoie. În plus, nu poți fi întotdeauna sigur de autenticitatea datelor furnizate.
Și cel mai interesant este faptul că sistemul de contabilitate de management companie poate fi deja stabilită, dar este de multe ori foarte complex și este utilizat ineficient. După cum sa menționat de către R. Ackoff, „Companiile care au sistemele de informații existente, majoritatea managerilor suferă de un exces de informații inadecvate, și nu dintr-o lipsă de nevoie.“
Managementul de contabilitate. Tu cu asta bine?
Pentru informații de management pot fi utilizate în mod eficient, acesta trebuie să îndeplinească anumite criterii specifice. Care sunt aceste caracteristici?
Verificați-vă modul în care rapoartele de management satisface toate aceste cerințe. Dacă informațiile dvs. nu îndeplinește cel puțin trei dintre următoarele criterii, se spune că sistemul de contabilitate de gestiune trebuie să se reorganizeze.
Desigur, pentru fiecare companie în situația sa specifică cea mai mare relevanță sunt doar câteva dintre acești factori, cu toate acestea, practica arată că, în satisfacerea problemelor imediate a rămas, în cazul unei căi de atac înainte de vreme a oferi în cele din urmă mai mult și mai mult inconveniente. Astfel, dacă abordăm problema de optimizare a sistemului de contabilitate de gestiune în complex, în cele din urmă, acest lucru va salva o mulțime de timp și bani.
Punerea în aplicare a unui sistem de contabilitate de gestiune.
Este de remarcat faptul că procesul contului administrativ la întreprindere include două componente principale:- organizarea procesului de colectare de transmitere a informațiilor, și anume răspunde la întrebările: care colectează, agregate și evaluează datele; care pregătește rapoarte, și în ce interval de timp, etc.;
- raportare Procedura (utilizarea diferitelor metode de grupare și evaluare a informațiilor de management).
Astăzi vom vorbi doar despre primul dintre ele - cu privire la modul de punere în aplicare (sau reorganizare) un sistem de contabilitate de gestiune în cadrul companiei. Care este rapoartele de gestiune care tehnologia financiară utilizate pentru prepararea lor și cum să le folosească în mod corect - acesta este un subiect de articol următor.
Înainte de continuarea punerii în aplicare a contabilității de gestiune, să identifice obiectivele și sarcinile pentru care este implementat sistemul. Decide pentru tine este destul de clar: ce vrei să vezi rezultatul final.
Apoi, face o „Fotografia zilei“ procesele pentru obținerea și prelucrarea informațiilor, și anume a determina modul în care este în prezent în curs de implementare contabilitatea de gestiune în compania dumneavoastră. Asigurați descrierea proceselor de afaceri, Desenează structura organizatorică și financiară, specificați numărul de unități și orice responsabilități atribuite fiecăreia dintre ele. Aflați cum regulamentul de date: cine, în ce termeni, în ce cantități, și care ar trebui să furnizeze informațiile.
De exemplu, procesul de pregătire a rapoartelor de gestiune pot fi reprezentate prin următoarea succesiune de acțiuni:- definite surse de date și de a colecta informațiile necesare;
- Informațiile sunt grupate în funcție de criterii omogene - în cazul în care înregistrările sunt menținute doar în ceea ce privește valoarea - de contabilitate de gestiune conturi, în cazul în care nu, atunci registrele contului administrativ (de exemplu, funcții de management, funcții pentru a se asigura, etc.);
- datele selectate criterii de evaluare și evaluate (IFRS, de exemplu, resursele pot fi evaluate în mai multe moduri: prin costul real, curente și amortizate);
- Raportul se bazează pe informațiile primite.
Cu toate acestea, există de multe ori se pune întrebarea dacă să externalizeze la toate? Fie că este necesară atragerea acestor lucrări sau firme de consultanță pot gestiona în continuare resursele interne?
Fiecare dintre aceste abordări are avantajele și dezavantajele sale, și în cele din urmă decide ce să aleagă. Poate că nu vorbesc destul pentru punctul tipic de vedere, dar, în opinia mea, cea mai bună opțiune - este de a angaja consultanți pentru a instrui angajații cum să o facă în mod corect. Și, după cum știm, cel mai bun mod de învățare - este de învățare exemplu, este de dorit ca consultanți împreună cu angajații dumneavoastră pentru a face descrierea mai multor procese de afaceri în compania dumneavoastră și a pregătit o serie de regulamente.
Apoi compara sistemul de contabilitate de gestiune existent cu rezultatele pe care le-ar dori să vadă în cele din urmă, și poate stabili unde sunt cele mai slabe locuri, și că trebuie să se schimbe pentru a obține efectul dorit, fără mare dificultate.
Realizarea acestor proceduri va permite pentru a determina cât de departe sunteți de rezultatul dorit și care trebuie să fie făcut pentru a realiza.
Pasul Doi. Realizarea reformelor.
Toate modificările necesare fix documentate: lista reglementările care specifică volumul și momentul furnizării de informații și definirea responsabilităților și măsuri de responsabilitate în fiecare departament pentru pregătirea informațiilor. În plus, atribuie responsabilitatea pentru gestionarea întregului sistem de contabilitate de gestiune (senior manager in toate sectoarele + management general).
Evaluați resursele disponibile: personalul necesar, nivelul pregătirii sale, fiabilitate; spatii de birouri, mijloace de comunicare, rapoarte tehnice și distribuirea fondurilor.
Creați o foaie de parcurs care detaliază toate acțiunile necesare și datele până la care acestea trebuie să fie puse în aplicare.
Se prepară un buget detaliat al costurilor interne și externe.
Mai departe pentru a pune în aplicare planul - începe cu ordinea și comenzi verbale de la managementul superior.
Țineți evidența și să monitorizeze progresul lucrărilor, efectuarea de modificări atunci când este necesar.
Câteva cuvinte despre automatizarea sistemului de contabilitate de gestiune.
Potrivit experților de cercetare ale companiei PriceWaterhouseCoopers, în ultimii ani, un număr tot mai mare de întreprinderi de bani din România cheltui cu privire la implementarea sistemelor de management întreprinderii.
Cu toate acestea, astfel de sisteme necesită o investiție considerabilă de resurse, iar costurile nu vor fi one-off - pentru servicii de consultanță, de obicei, durează de mai multe ori mai mulți bani decât costul sistemului în sine. De exemplu, o persoană de cost de formare pentru tipul de sisteme SAP R3 și Baan se măsoară în mii de dolari.
În unele cazuri, este necesar pentru a automatiza conturile de gestionare și atunci când se poate face fără ea? Pentru întreprinderile mici (până la 500 de persoane), este posibil să se facă fără ea, sau de a dezvolta software-ul lor, dar este mai bine să cumpere produse gata făcute pentru întreprinderile mai mari.
În momentul de față, există o bună selecție a sistemelor informatice, atât evoluțiile importate și interne pentru a se potrivi cu fiecare gust și bogăție. Cu toate acestea, este de dorit ca sistemul de informații pe care intenționați să instalați gazdă, a fost deja implementat cu succes in companie cu un profil similar cu activitatea. În acest fel se va evita problemele cu sistem de rafinare pe termen lung.
Atunci când alegeți o platformă, de asemenea, ar trebui să aibă în vedere că, în timp volumul informațiilor solicitate va crește (de Legea lui Moore, la fiecare 18 luni a dublat numărul său), și, prin urmare, trebuie luată în considerare posibilitatea de a sistemului în viitor, nu numai în momentul prezent. În caz contrar, se poate întâmpla ca sistemul pe care sunt în prezent satisfac pe deplin capacitățile lor, până în momentul introducerii poate fi iremediabil în urmă cu vremurile.
Procesul de implementare a sistemului durează de obicei între 6 și 18 luni, în funcție de mărimea companiei și complexitatea sarcinilor, dar în unele cazuri, poate necesita un termen mai lung. Acest lucru se datorează în principal adaptarea sistemului la nevoile întreprinderii.
Un exemplu practic al punerii în aplicare a sistemelor de contabilitate de gestiune în întreprindere.
Ca o ilustrare a celor de mai sus, ia în considerare procesul de reorganizare a sistemului de contabilitate de gestiune la întreprinderea industrială „N“, cu o structura multi-ramura, care are aproximativ 5500 de oameni.
Am vorbit deja despre faptul că, la diferite niveluri de management necesită diferite tipuri de informații. O trăsătură caracteristică a acestei companii este faptul că, în primul rând, este nevoie de informații la diferite niveluri de management (site-ul, filiala, sediul central), și în al doilea rând, pentru diferite departamente funcționale (de exemplu, departamentul financiar, departamentul de vânzări, departamentul economic).
Compania există o rețea extinsă de sucursale și, prin urmare, procesul de preparare a informațiilor a fost efectuată după cum urmează: după ce a primit instrucțiuni cu privire la cantitatea și forma de conducere informațiile necesare, face ca aspectul documentului, care a fost trimis de ramuri. sucursale această formă la rândul său, trimite zone, unde a avut loc pentru a umple. Apoi, rapoartele finite rezumate în secțiuni și ramuri au fost transferate la sediul central, unde a avut loc prelucrarea finală. În cazul în care forma de informații nu este pe deplin mulțumit de utilizatorii săi, întregul proces este repetat din nou.
Având în vedere numărul mare de diferite departamente și servicii care sunt solicitate în mod regulat astfel de informații, sarcina personalului a fost porțiuni enorme, și calendarul de raportare și de umplere a tuturor acestor documente sunt de multe ori frustrat. Este demn de remarcat faptul că de multe ori informațiile solicitate de diferitele divizii, conțin informații generale, dar în diferite combinații. Acest lucru, de altfel, este tipic de multe dintre cele mai importante structuri de tip holding.
Astfel, principala problemă a contabilității întreprinderii în cauză a fost lipsa conducerii de informații în timp util și exacte cu privire la situația ca urmare a duratei prea lungi de colectare și prelucrare a datelor.
Diagnosticați starea de contabilitate de gestiune în întreprindere este pregătită și analizate informații despre echipa de transformare a ajuns la concluzia că, în această situație, cea mai bună soluție este formarea unei baze de zi cu zi a tuturor datelor în format electronic, cu posibilitatea utilizatorilor de a forma, în mod independent toate rapoartele necesare. Ramurile la acel moment au fost deja dezvoltate diviziuni in-house ale software-ului, dar totul a fost polytypic nu îndeplinesc cerințele în continuă creștere. Având în vedere amploarea întreprinderii și volumul sarcinilor, a decis să pună în aplicare un sistem de informații corporative. Pentru o bază a fost adoptat de către unul dintre platforma românească (nu voi menționa ce fel, pentru că, în opinia multor experți, nu a fost cea mai bună alegere).
În plus, gestionarea informațiilor solicitate, care conținea aceleași date, dar în diferite combinații, astfel încât rapoartele necesită în mod regulat diferite forme ale companiei. Prin urmare, sa decis îmbunătățirea software-ului, ca rezultat, utilizatorii pot crea propriile rapoarte în cadrul unui sistem informatic (de exemplu, mașini automate de prelucrare a datelor) pe principiul proiectantului.
Punerea în aplicare a unui sistem de contabilitate de gestiune.
Punerea în aplicare a sistemului în total, a durat aproximativ un an, actualizarea software-ului de module individuale a continuat timp de aproximativ doi ani. În procesul de transformare a echipei de proiect a fost confruntat cu anumite probleme, printre care este de a evidenția problemele de promovare (de fapt problemele asociate cu introducerea modificărilor) și problemele organizatorice și de personal.
În plus, lucrările privind punerea în aplicare a unui sistem de informare corporative a identificat deficiențe în organizarea contabilității. Deci, pentru a sublinia unele dintre problemele care au fost anterior din cauza lipsei de prelucrare manuală a datelor, și, de fapt, au fost asociate cu încălcarea reglementărilor în materie de transmitere a datelor. De exemplu, pentru întreprinderile autohtone este destul de situație tipică în cazul în care datele de raportare care nu se potrivesc cu vânzări și departamentele de contabilitate - rapoarte de marketing cu privire la fondurile primite, iar acestea nu sunt prezentate în situațiile financiare.
Aceeași situație a fost, și în acest exemplu, și a exercitat o influență puternică asupra exactității informațiilor privind punerea în aplicare. Motivul pentru acest lucru a fost eșecul de a reflecta Contabilizarea fondurilor primite (ordinele de plată și cambii) la programe de baze de date și întârziind bilanțul de închidere pentru întreaga companie.
Problemele asociate cu introducerea modificărilor.
Una dintre primele provocări cu care se confruntă echipa de transformare - a fost de a unifica sub forma informațiilor inițiale. Am spus deja că au existat la momentul introducerii software-ului în unitatea de întreprindere a fost polytypic, respectiv, în fiecare dintre ele să prezinte cererile lor la formatul bazei de date (de exemplu, utilizați fonturi diferite, numerele de ordine, abrevieri în titluri, etc. ) .. Deci, primul lucru pe care a trebuit să facem - pentru a aduce toate datele originale la un „numitor“ comun, prin unificarea ei.
în curând, de asemenea, a constatat că a folosit o abordare neuniforma sortării informații - în diferite departamente utilizate criterii diferite, care afectează, de asemenea, exactitatea datelor generate. De exemplu, numărul de unități atribuite în mod eronat consumatorilor care fac parte din clasificarea și IBAN-ul Enterprise, ceea ce duce la inconsecvențe de informații în diferite rapoarte. Rezultatul a fost un „pașaport al consumatorului“, care conține o bază totală a tuturor datelor relevante cu privire la produsele consumatorilor.
De asemenea, trebuie remarcat faptul că, în timpul perioadei de tranziție la noul software-ul a crescut presiunea asupra angajaților din cauza necesității de a sprijini baza de date vechi și noi.
În prima etapă de implementare a sistemului informatic de date care se suprapun în diferite rapoarte au fost adesea contradictorii, și, prin urmare, a trebuit să le adapteze în mod regulat. Având în vedere volumul mare de informații care urmează să fie prelucrate, procesul de creare a unui flux regulat de date fiabile a luat o mulțime de timp - aproximativ 12 luni.
Consecința acestei introduceri lungi a fost faptul că angajații companiei pentru o lungă perioadă de timp nu a folosit oportunitățile sistemului informațional, preferând vechile metode care erau mai familiare (nu este necesar pentru a înțelege modul de utilizare a sistemului) și de încredere (nu este nevoie să date un control încrucișat). Și aceasta în ciuda faptului că astfel de procese a luat mult mai mult!
Probleme de personal - organizatorice.
În plus față de problemele legate de punerea în aplicare a modificărilor, echipa transformări au avut de a face cu o serie de probleme organizatorice și de personal. Astfel, un impact semnificativ la data de lansare a sistemului a avut o lipsa de calificare a IT-personalului în unități de afaceri, care, în principiu, este o problemă destul de standard pentru întreprinderile autohtone.
Anumite dificultăți au cauzat personalului și dezvoltarea tehnologiei de calculator, împreună cu software-ul. În ciuda faptului că a efectuat instruirea personalului centralizat în abilități de comunicare cu sistemul de informații, un număr de personal a fost nepregătit pentru dezvoltarea unor noi metode de lucru.
Cu ceva timp după introducerea sistemului cu care se confruntă o altă problemă. Odată ce sistemul informatic a devenit operațional în modul de operare, este posibil prelucrarea automată a informațiilor, și nu este necesar din punct de vedere personal, care este pregătit în mod regulat rapoarte de date pe suport de hârtie. Întrebarea a apărut: ce să fac cu oamenii? Din motive destul de obiective, rotația și reducerea personalului în timpul transformării este inevitabilă și aproape nici o inovație serioasă nu se poate face fără acest proces. De aceea, trebuie să fim pregătiți pentru acest lucru în avans.
Care a fost rezultatul? Acesta a fost redus cu mai mult de 3 ori eficiența pregătirii informațiilor pentru a crește precizia. Deci, în cazul în care, înainte de datele sunt puse la dispoziție, în principal, extinderea, fără componente de decriptare, este acum ușor de verificat fiecare tranzacție, în legătură cu ceea ce sa dovedit a fi practic imposibilă ascunderea sau denaturarea informațiilor. În prezent, fiecare dintre membrii aparatului central are posibilitatea de a genera datele necesare fără să le solicite celelalte unități (controlul accesului asigură gradul necesar de securitate). De asemenea, a făcut posibilă pentru a reduce sarcina pe link-urile inferioare ale managementului întreprinderii în pregătirea informațiilor contabile și să le permită să dedice mai mult timp să-și îndeplinească sarcinile de producție directe.
versiune de tipărit