În organizațiile mai mici, de regulă, alocă ordine de la activitatea de bază și cu personalul, uneori, uitând despre un alt grup - ordinele administrative și economice. În organizațiile mari, chiar si aceste trei specii vor fi mici. În plus, există adesea diferite unități se pregătesc diferite grupuri de ordine, și, uneori, din partea experților individuali au o dorință de a arăta că ordinele pentru noi probleme - nu durerea de cap, și patrimoniul colegilor din alte departamente. Pentru a reconcilia toate, aveți nevoie pentru a pune lucrurile în ordine.
De ce este necesar acest lucru toate?
Practica arată că organizațiile mari, indiferent de domeniul de aplicare și forma juridică de organizare, emit destul de o mulțime de documente administrative, în primul rând ordinele. Cu toate acestea, în timpul examinării valorii acestui tip de document, există anumite dificultăți legate de specificul unei organizații mari. Faptul că o organizație mică poate fi limitată la emiterea de ordine de două feluri: pe activitatea de bază și cu personalul (completate prin publicarea ordinelor), formularea care, în acest caz, i se atribuie o singură persoană. Cu cât dimensiunea organizației, angajații de personal mai mari și structura de management mai complexe, mai puțin publicarea algoritmului de mai sus acte administrative pentru organizație.
Ce să fac? Răspunsul la această întrebare este găsit pentru o lungă perioadă de timp: ordinele sunt împărțite în specii distincte, și taxa de înregistrare a angajaților individuali sau diferite părți. Rezultatul este un standard pentru situația modernă de birouri interne în cazul în care o parte din ordinele executate (respectiv, înregistrate și stocate înainte de a fi trimise la arhiva) serviciul de evidență, iar unele - servicii de personal.
În acest caz, serviciile, uneori, recordul personal păstrarea și servicii de personal au dificultăți în a decide dacă să emită ordinul unor soiuri de aceste sau alte soluții - ordinea activității de bază, sau ordinea personalului.
La aceasta ar trebui să adăugăm că împărțirea ordinelor în două tipuri - de activitatea principală și cu personalul - nu poate satisface organizațiile mari, care au o gamă importantă de probleme care trebuie rezolvate. Ca urmare, numărul de specii de comenzi crește (există comenzi pentru probleme administrative cu privire la direcția de angajați în călătorii de afaceri, etc.), și pregătirea comenzilor cu privire la anumite aspecte pot fi încredințate angajaților individuali sau departamente în ordinea unei singure ordine, și în mod continuu, , desigur, se adaugă la complexitatea.
Standardele de stat existente, să furnizeze indicații generale cu privire la înregistrarea comenzilor și nu reușesc să abordeze aceste probleme. Nu adăugați la claritate și recent, a aprobat „procedura normele în organele federale ale puterii executive.“ 1 Singura cale de ieșire este de studiu detaliat al ordinelor de clasificare locale act emis de organizația însăși.
În primul rând, trebuie să determine numărul de tipuri de comenzi care pot fi emise. Este probabil că va fi oportun să se împartă ordinele pe activitățile de bază și cu personalul în grupuri mai mici, în scopul de a facilita în continuare activitatea de referință și pentru a oferi oportunități pentru angajații de specializare, acestea sunt de desen. Grupurile trebuie să fie înregistrate în tabelul de forme de documente unificate. Cu toate acestea, chiar și utilizarea foii de formulare unificate nu permite organizarea în totalitate activitatea privind atribuirea comenzilor către un anumit tip, de aceea este necesar să se prevadă, sau eliberarea de clasificare a ordinelor în reglementările de gestionare a înregistrărilor sau să emită un clasificator separat. În acest din urmă caz, clasificatorul poate fi aprobat prin ordin și să fie utilizat ca anexă la nomenclatura afacerilor. Această opțiune este utilă în cazul în care instrucțiunea curentă cu privire la munca de birou, în general, corespunde cerințelor moderne și nu este nevoie urgentă de prelucrare imediată a acesteia.
Mai jos este un exemplu al ordinelor clasificator. În acest exemplu, comenzile sunt împărțite în trei grupe (în conformitate cu articolul 19 Lista):
- activități de exploatare - durata de depozitare este constantă;
- cu personalul - majoritatea magazinelor de 75 de ani, dar unele specii pot fi păstrate timp de 5 ani;
- pentru probleme administrative și economice - 5 ani.
Gruparea se face în viața de conținut și de raft, în conformitate cu articolul 19 din noua listă.
În continuare vom împărți fiecare grup în mai multe subgrupuri, după cum executarea diferitelor grupuri (specii) de ordinele pot fi atribuite la diferite departamente sau servicii diferite de personal de personal. Această separare va facilita munca de referință conduită. Puteți, de exemplu, să aloce ordine de asistență încurajare și materiale, ca acestea se referă la alocarea și cheltuielile de resurse financiare suplimentare și este nevoie de un management special de control pentru zona de date de lucru. Și, în sfârșit, este logic să se aloce ca specii separate ale ordinelor de a părăsi, taxe, penalități, precum și direcția de angajați în călătorii de afaceri, astfel cum Ei au un termen de valabilitate de 5 ani.
Fiecare comandă este atribuit o varietate de indice clerical, fiecare specie este depusă și depozitate separat în conformitate cu perioadele de păstrare stabilite.
Propunem utilizarea indexare bazată pe două litere, care poate provoca anumite asociații care facilitează categoriile memorizarea și învățare personal propuse:
Clasificatorul poate fi proiectat sub forma unui tabel.
Este posibil să se facă o casetă care va indica care dintre liderii cea mai mare parte a semnat un ordin un anumit tip (în cazul în care o astfel de distribuire a competențelor prevăzute de ordinul respectiv). În același timp, desigur, capul, care este prima față a organizației, poate semna orice ordine.
A cincea coloană conține anteturi standard care pot fi utilizate la plasarea comenzilor. Acest lucru va reduce numărul de greșeli făcute atunci când plasarea comenzilor, și facilitează foarte mult introducerea informațiilor în motoarele de căutare (deoarece cele mai multe dintre ele pot crea anteturi standard de referință din care utilizatorul poate selecta apoi dorită). Acest calificativ va evita probleme în timpul examinării valorii documentelor.
EXEMPLUL 1
ordinele de organizare Qualifier
Papkov Andrew. Șef al Departamentului de Documentare, Belgorod Universitatea de Stat
Sursa: revizuirea Unite ale revistelor de afaceri