1.1. Organizarea documentelor în funcție de tipul de proprietate
Forme de organizare de documente de proprietate este baza separării Fondului Arhivistic al documentelor din România pentru piese de stat și non-statale.
1. Stadiul anterior al sunt:
fonduri de arhivă și documente de arhivă ale instituțiilor publice, organizații, întreprinderi și instituții publice care operează pe teritoriul România de-a lungul istoriei sale, precum și instituțiile cultelor religioase înainte de separarea bisericii de stat;
fonduri de arhivă și documente de arhivă ale autorităților publice, administrației publice locale, procurori, instituții publice, organizații, companii care operează pe teritoriul Federației Ruse;
documente de arhivă ale agențiilor guvernamentale naționale, unități militare, situate și (sau) sunt în străinătate;
fonduri de arhivă și documente de arhivă ale întreprinderilor, organizațiilor sau asociațiilor de forme mixte de proprietate în capitalul social al care are o pondere dominantă a proprietății federale sau de stat;
colecții de arhivă sau documente de arhivă ale organelor, instituții, organizații și întreprinderi ale fostului Partid Comunist și Tineretului Comunist;
fonduri de arhivă și documente de arhivă ale altor organizații și asociații obștești, formate în exercitarea activităților lor înainte de înregistrare, în conformitate cu organizațiile publice zakonomRumyniyaob, adoptate de Arhivistic Serviciul Federal al instituțiilor românești;
fonduri de arhivă și documente de arhivă ale persoanelor juridice și fizice, este legal proprietatea statului, inclusiv din străinătate;
copii ale documentelor de arhivă privind drepturile originalele și copiile documentelor de arhivă primite în mod legal de către stat.
2. Partea de bază non-stat este format din colecții de arhivă și documente de arhivă, deținute de:
asociații și organizații guvernamentale de la data înregistrării acestora în conformitate cu asociațiile obștești zakonodatelstvomRumyniyaob, inclusiv sindicatele, fonduri de caritate și alte tipuri de partide și mișcări politice, asociațiile și organizațiile religioase;
persoane fizice (documente personale, arhive de familie, colecții de documente, etc.).
1.2. Organizarea documentelor pe tipuri de media, metode și tehnici de consolidare informații
Mai întâi de stocare documentația specială poate fi considerată stabilită în 1797 Depot hărți și militare topografica Depot (1812), completate cu materiale topografice militare. Odată cu apariția de fotografie și film a început să depună complexele de documente audiovizuale, a căror depozitare în 1926 a fost stabilit kinofotoarhiv Central, iar în 1932 - arhiva centrală a înregistrărilor sonore, care în anul 1934 au fost unite în fonofotokinoarhiv Central. În 1967 a fost creat Arhiva Centrală de înregistrare și Arhiva Centrală de documentare științifică și tehnică a URSS. În prezent, acumularea de o gamă largă de documente mașină care poate fi citit pe mașină și arhiviștii mass-media optice pune problema de a crea centre speciale de depozitare.
1.3. Formulare Depunerea
Există trei forme de stocare de documente:
Permanentă depozitare - stocare permanentă a documentelor de arhivă în arhive, biblioteci, muzee.
Depozitarea temporară - stocarea documentelor în instituții și organizații create de acestea în arhivele perioadei stabilite de regulamentele. Depozitarea temporară AFRumyniyado transferă documentele lor în vederea păstrării permanente în stabilirea Arhivistic Serviciului Federal de efectuat arhivele departamentale ale autorităților publice și agenții guvernamentale, organizații, întreprinderi și fonduri din sectorul public. Municipale (raionale și municipale) arhivele pot efectua stocarea temporară (o arhivă de documente cu compoziție variabilă). De obicei, stocarea temporară se realizează în interesul instituțiilor și agențiilor, în timp ce documente sunt necesare pentru a informa activitatea organizației. termenele de transfer al documentelor pentru depozitare permanenta sunt strict limitate prin lege.
depozitare Depozitar - stocarea documentelor din arhivă, muzeu și bibliotecă, în condițiile prevăzute în acordul - un contract între proprietarul documentelor și arhivelor, muzeelor și bibliotecilor cu păstrarea drepturilor proprietarului de a dispune de documente de arhivă.
Termeni și condiții de depozitare temporară, iar depozitarul trebuie să fie stabilită printr-un acord special între Arhiva Serviciului și agenții federale.
Astfel, organizarea de fonduri de arhivă și a documentelor de arhivă format din soluții administrative și juridice, științifice și metodologice, operațiuni tehnice. Acest lucru ia în considerare documentele care aparțin diferitelor forme de proprietate, diferite perioade istorice, tipuri de media și de alți factori. Din organizarea rațională a fondului Arhiva de România documentează succesul căutarea documentelor.
Organizarea documentelor în arhive
Distribuția fondului Arhivistic al documentelor românești într-o rețea de arhive publice și private nu este finalizat procesul de organizare a acestora. El continuă în instituțiile de arhivă, care este considerat ca al doilea nivel al organizării documentelor. Arhivele documente organizate de cadru istoric și / sau consecventă a - fondurilor de arhivă și colecții de arhivă.
În România, un depozit fond de documente a fost introdus prin Regulamentul General al lui Petru I în 1720 și a fost utilizat în arhivele de la Moscova a Ministerului Justiției și arhiva Lefortovo.
O clasificare fond a documentelor din arhiva ferm stabilit în practica arhiviștilor ruși și a fost de-a lungul secolului XX, principiul de bază al organizației lor. Afaceri Peresistematizatsiya în Fond este permisă în cazuri excepționale, atunci când sistematizării vechi a pierdut irevocabil, ca urmare a formării de placer. Desfiintarii afacerilor în arhivele de stat, indiferent de modul în care cu pricepere acestea nu au fost formate în agenția de păstrare a evidențelor nu este permisă aproape niciodată. Acest lucru îi obligă angajații de servicii de birou și arhive departamentale este deosebit de atent la documentele de organizare ale fondului.
Fondul de arhivare este o colecție de documente de arhivă, conectate istoric sau logic.
Sub un set de documente, istoric legat aici înseamnă un complex de documente, depozitate în mod natural în cadrul activităților de zi cu zi. În acest caz, personalul său nu și-au stabilit sarcina de a crea arhive - doar activități de management sunt rareori completă fără documentație. Astfel, crearea unui fond - un rezultat natural și inevitabil al activității organizației.
Sub un set de documente care au conexiuni logice, înseamnă un complex de documente, arhivist special create, colector sau alte persoane. În același timp, documentele au fost depuse în activitățile diferitelor organizații. În practică, în arhiva principiului logic de clasificare a recurs atunci când documentele sunt într-o mizerie teribilă și de a restabili structura originală a fondului nu este posibil, și a pus la echiparea necesară forma. Acest complex se numește o colecție de arhivă.
Proprietarii originale - o persoană juridică sau fizică în activitățile care au format fond documentar.
Proprietarii originale ale semnelor sunt: izolarea organizațională - existența unui act juridic de formare, înregistrare, competența, activitatea ordine; echilibru independent; calculat contul bancar; Personal, imprimarea propriile forme; pentru o persoană fizică - existența unor documente care sunt create și / sau colectate în cursul vieții și operei sale.
Cu toate acestea, o unitate structurală independentă poate fi, de asemenea, proprietarii originale în cazul în care formează documente separate complex istoric semnificativ.
Cu toate acestea, în conformitate cu Codul civil al România reprezentanțe și sucursale ale instituțiilor și organizațiilor nu sunt persoane juridice și, prin urmare, nu pot fi proprietarii originale independente.
În funcție de caracteristicile organizației și proprietarii originale ale documentelor sunt următoarele soiuri de fond de arhivă:
Fondul arhivistic;
arhivele de origine personală;
arhive combinate.
Arhivele organizațiilor menționate la arhive, constând din documente generate în activitățile unei entități juridice.
Fondurile de origine archive personale numite arhive, constând din documente generate în cursul vieții și activității unui individ, familie, clan.
arhive comune - ea arhive, constând din documente generate în cursul activității a două sau mai multe persoane juridice și fizice care au avut între ele de comunicare cauzate punct de vedere istoric și / sau logic.
Unified Fondul de arhiva, de regulă, deja în arhivă este creată pe baza mai multor fonduri. Semne de educație fond de arhivă unificat poate servi ca uniformitatea și continuitatea activităților instituțiilor subordonate unitatea obiectului și timpul de funcționare, unitatea de localizare, etc.; pentru persoane fizice - legate,, comunicare profesională de creație, de afaceri (a se vedea numărul Anexa 1.).
colecție de arhivare este o colecție de documente separate, de diferite origini și combinate pe una sau mai multe atribute (a se vedea. № apendicele 2).
Distribuirea documentelor de fonduri de arhivă și colecții de arhivă numite fonduri.
Finanțarea face parte din definiția (clarificare) stoc accesorii documentele și limitele cronologice ale exploatațiilor de arhivă.
angajații administrativi implicați în sfera finanțării, formează cazul, pe baza gamei de cazuri, valoarea de examinare a documentelor și pregătirea documentelor pentru livrare la arhivele departamentale.
Finanțarea arhive departamentale se efectuează în cazul determinării livrărilor de stoc și transferul cauzelor către Arhivele Statului; Colecții Educație fonduri de arhivă unite și fonduri de origine personală; documente specificație sau de prelucrare a stocurilor.
Înainte de a începe lucrul la finanțare, este necesar să se studieze istoria proprietarilor originali. Familiarizarea cu actele legislative, publicațiile departamentale, sursele și literatura de specialitate, care reflectă istoria proprietarilor originale, care sarcini și funcții au fost atribuite. Se determină domeniul de aplicare al proprietarilor originali de activitate, cărora le-a depus, care au avut o structură pentru a înțelege funcția de instituții în diferite perioade ale activității sale. Important este de a defini relațiile cu alte agenții.