Fiecare persoană trebuie să întocmească anumite documente în viața sa. Acum este mai mult și mai probabil de a face cu ajutorul unui calculator. Dar, indiferent dacă documentul este scris de mână, imprimate acolo pe o mașină de scris sau cu un PC, design-ul este supus anumitor reguli.
Cerințe uniforme și regulile de efectuare a documentelor stabilite prin reglementările de stat aktami7. Ele oferă:
valabilitate a documentelor;
pregătirea lor operațională și utilizare;
posibilitate de automatizare.
Imprimatele sunt, cel mai adesea, în format A4 și trebuie să aibă câmpurile:
stânga - nu mai puțin de 20 mm (de obicei, 35 mm) - pentru liantul;
top - nu mai puțin de 20 mm;
Dreapta - nu mai puțin de 10 mm;
mai mici - nu mai puțin de 10 mm.
Orice document constă dintr-un set de elemente constitutive ale acesteia (titluri, text, legende, și așa mai departe. P.), care sunt numite rekvizitami8. detalii locație pe foaie și un set pentru fiecare document este definit de standardul. Ne vom uita la unele dintre cele mai comune tipuri de documente.
Figura prezintă aranjamentul detaliilor utilizate în aceste documente.
Titlul textului
Directorul Școlii №9999
de elev 8 clasa „A“
Recuzita „Numele documentului“ este aplicat pe toate, altele decât scrisorile documente. Acesta este tipărit cu majuscule (începutul - mijlocul liniei, iar acum el, precum și alte detalii sunt tipărite aliniat la stânga).
Data - una dintre principalele detalii ale documentului pentru a asigura validitatea acestuia. Mai frecvent utilizate data de intrare numerică, dar este acceptabilă și completă.
După antetul documentului ( „cap“), textul principal. Pentru el, atunci când tastați pe computer utilizând aliniere „complet“, indentare setat la aproximativ 5-8 mm.
Finisaje, asigurați-vă că pentru a sprijini - semnătura. Acesta include: numele complet al biroului; semnătură personală și decriptarea (inițialele și numele de familie). Documente ale corpului colegial (adunarea, Consiliul, conferința, și așa mai departe. N.), semnat de președintele și secretarul acestuia. Pe anumite tipuri de documente semnătură ștampilate, care este aplicată în așa fel încât să capteze o parte din numele biroului și o semnătură personală.
Să luăm acum în considerare tipurile specifice de documente.
În cazul, de exemplu, datorii, bani sau obiecte de valoare, un om a scris un document special care să confirme acest lucru - primire. Ar trebui să fie: numele, data, text și semnătura. Textul trebuie să precizeze datele de pașapoarte primite valori, iar lista rezultată este, de obicei, o indicație a unei valori.
Toate aceste documente sunt personale. În plus, acestea trebuie să se confrunte cu diverse tipuri de documente de birou. Cel mai adesea există o necesitate de a elabora note și note explicative, precum și protocoalele de diferite reuniuni.
Un raport și o notă explicativă privind setul de detalii, cum ar fi aplicația, diferă numai conform instrucțiunilor. Un raport este de a pune capul în semn de recunoaștere a diferitelor evenimente, și poate include, de asemenea, o propunere în legătură cu acestea, dacă este necesar. Explicativă scrie persoane implicate într-un accident, și conține o descriere a acțiunilor sale și explicații cu privire la motivele pentru care sunt comise aceste acte.
Acest al doilea document, pe care îl considerăm, - Protocol. Acesta înregistrează progrese întâlnire, ședință, și include următoarele detalii: numele documentului, data, numărul, titlul (denumirea organismului), text, semnături de președinte și secretar. Textul protocolului constă dintr-o introducere și părțile principale. Prima specifică președintele și secretarul, precum și prezent (în cazul în care mai mult de 10 de persoane, numai numărul total), apoi - ordinea de zi.
Partea principală - un rezumat al prezentărilor și a deciziilor cu privire la fiecare problemă, sau numai decizii.
Deoarece orice document se bazează pe o schemă standard atunci când le face cu ajutorul computerului pentru a utiliza șabloane în mod eficient. În avans pentru fiecare tip de document care se prepară sub formă care conține detaliile permanente (nume și așa mai departe. P.) și spațiu pentru introducerea informațiilor care se schimbă. Formularul creat este salvat pe disc ca șablon. Apoi, atunci când este necesar, va fi suficient să-l descărcați, completați spațiile libere, și imprima documentul terminat. Nici măcar nu trebuie să introduceți manual data - procesoarele moderne de cuvinte face acest lucru în mod automat, folosind indicațiile calendar de pe computer.
În prezent, un GOST 6.30-97. „sisteme unificate de documentare. OSA sistem unificat. Cerințe pentru înregistrarea documentelor "
Din latină. Requisitum - necesare
Chiar și pe munca de calculator, programare