Dosare publice - un mod eficient de a colecta, organiza și furniza informații pentru partajarea în cadrul organizației. De obicei folderele partajate folosind comenzile care operează pe proiecte sau grupuri de utilizatori pentru a face schimb de informații într-o anumită zonă. Aceste dosare pot fi gestionate de la Microsoft Outlook. directoare partajate pot conține dosare elemente Microsoft Outlook, cum ar fi mesaje, întâlniri, contacte, sarcini, intrări de jurnal, note, formulare, fișiere și note.
Creați un director partajat și asigură accesul publicului la informațiile din aceasta se desfășoară în mai multe etape ..
Acțiuni indicative:
Creați un director partajat și o gamă de drepturi de acces, puncte de vedere, forme și reguli
Pentru a crea un folder public trebuie să aibă dreptul de a crea foldere în orice folder partajat existent. Pentru informații despre obținerea acestor drepturi, contactați administratorul.
Creați un director partajat
În meniul Fișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Folder.
În caseta Nume, tastați numele folderului.
În lista conținutului unui dosar, selectați tipul noului director.
În Adăugați un dosar pentru a selecta locația folderului.
debut rapid al unui folder public cu elementele existente.
În lista de foldere din panoul de navigare, faceți clic pe folderul pe care doriți să le copiați.
În meniul File, selectați Folder, apoi faceți clic pe Copiere nume de dosar.
Selectați din listă un loc în care doriți să copiați dosarul.
Setați nivelurile de acces.
În lista de foldere în panoul de navigare, faceți clic dreapta pe folderul partajat pe care doriți să îl utilizați împreună și selectați comanda Properties din meniul de comenzi rapide.
Trebuie să aveți permisiunea proprietarului unui director partajat pentru a seta permisiunile pentru un folder partajat. În același timp, puteți seta permisiuni doar pentru un singur dosar.
Faceți clic pe fila Permisiuni.
Faceți clic pe butonul Add.
În câmpul Nume, introduceți numele de utilizator pe care doriți să acorde drepturi pentru a partaja.
Faceți clic pe butonul Add. și apoi - OK.
În caseta Nume, selectați numele introdus.
Sub Permisiuni, selectați setările necesare.
Notă: Pentru a atribui aceleași drepturi tuturor utilizatorilor care au acces la folderul, apoi faceți clic pe valoarea implicită în câmpul Nume.
Pentru a crea o vizualizare pentru organizarea și regăsirea datelor.
Efectuați una dintre următoarele acțiuni.
Crearea unei prezentări de la zero
În meniul Vizualizare, faceți clic pe Vizualizare curentă. și apoi - faceți clic pe Definire performanță.
Faceți clic pe Creare.
Introduceți un nume în numele noii vedere.
În tipul de prezentare, selectați tipul de reprezentare.
Pentru a specifica în cazul în care acesta va fi disponibil pentru a vizualiza, selectați butonul radio corespunzător din grupul poate fi utilizat.
Faceți clic pe OK.
Pentru a personaliza și mai mult vizualizarea în secțiunea Descriere, faceți clic pe butonul și selectați opțiunile dorite.
Până la sfârșitul opțiunilor, faceți clic pe OK.
Puteți profita imediat de această prezentare, faceți clic pe butonul Aplicare.
Crearea unui punct de vedere, bazat pe reprezentarea standard,
Du-te la vizualizarea pe care doriți să creați o nouă vizualizare.
În meniul Vizualizare, indicați spre Vizualizare curentă. apoi faceți clic pe Particularizare Current View.
Pentru toate tipurile de modificări în secțiunea Descriere, faceți clic pe butonul și selectați opțiunile dorite.
Când ați terminat de efectuat modificările, închideți caseta de dialog Particularizare prezentare.
În meniul Vizualizare, faceți clic pe Vizualizare curentă. și apoi - faceți clic pe Definire performanță.
Folderul caseta de prezentare nume folder, selectați Vizualizare curentă.
Faceți clic pe Copiere
Introduceți un nume în numele noii vedere.
Pentru a specifica în cazul în care acesta va fi disponibil acest punct de vedere, setați comutatorul în poziția corespunzătoare din grupul poate fi utilizat.
Notă: Ideile noi sunt adăugate la curent View submeniul (pe meniul Vizualizare, indicați spre Aranjare după).
Schimbarea reprezentarea utilizată în dosarul implicit.
Pentru a schimba reprezentarea folderului partajat, implicit, trebuie să aveți drepturi pentru a stabili proprietarul folder și pentru ea cel puțin o vizualizare personalizată la dispoziția tuturor.
În lista de foldere în panoul de navigare, faceți clic dreapta pe folderul partajat și selectați Properties din meniul contextual.
Faceți clic pe fila Administrare.
În cazul în care filă de control nu este disponibilă, atunci nu aveți permisiunea de „proprietar“.
În ecranul Sursă, selectați vizualizarea care urmează să fie afișată când deschideți dosarul.
În mod implicit, elementele de acest tip este utilizat în Microsoft Outlook medie a vizionării.
Precizați formularele disponibile altor utilizatori prin plasarea informațiilor într-un dosar comun.
În lista de foldere în panoul de navigare, faceți clic dreapta pe folderul partajat și selectați Properties din meniul contextual.
Faceți clic pe fila Formulare.
Pentru a adăuga un formular pe lista dosar forme asociate. faceți clic pe butonul Organizare. apoi selectați formularul.
Faceți clic pe butonul Închidere.
Pentru a limita lista de formulare disponibile altor utilizatori dosar, selectați butonul radio corespunzător sub Allow utilizare.
Creați reguli elemente care sunt plasate în dosarul de prelucrare.
Trebuie să aveți permisiunea proprietarului unui director partajat pentru a crea sau modifica reguli pentru ea.
Lista de foldere din panoul de navigare, faceți clic dreapta pe un director partajat la care doriți să creați sau să modificați regulile, și apoi faceți clic pe Proprietăți din meniul contextual.
Faceți clic pe fila Administrare.
Apăsați Asistent pentru a lucra cu fișiere.
Efectuați una din următoarele acțiuni:
Pentru a crea o regulă, faceți clic pe butonul Add.
Pentru a modifica o regulă existentă, faceți clic pe acesta în listă și faceți clic pe butonul Editare.
Introduceți condițiile pentru efectuarea unei acțiuni pentru element. apăsați butonul pentru a stabili condiții suplimentare avansate.
Sub Realizați următorii pași pentru a selecta acțiunea dorită.
Notă: Noua regulă devine activă în mod implicit.
Adăugarea de date într-un dosar partajat
Efectuați una dintre următoarele acțiuni.