Înregistrarea documentelor este o înregistrare a prerogativelor documentului în formularul de înregistrare, stabilirea faptului creației sale, primirea sau trimiterea de *. Sub rezerva documentelor de înregistrare care necesită contabilitate și performanță. Acestea sunt înregistrate, indiferent de modul de constituire, prin transfer sau livrarea acestora.
Procesul de înregistrare este introducerea detaliilor documentului într-o anumită formă de aplicație (revista, indicele de card). La înregistrarea unui document care este atribuit un cod de înregistrare, care constă dintr-un număr de serie și poate fi suplimentată cu un indice al nomenclaturii de cazuri, indicele utilizat clasificator (corespondenti, probleme și activități etc.) și alte simboluri.
Regulile și documentele de înregistrare ale sistemului sunt dezvoltate în fiecare organizație, în mod independent și să le stabilească în actul juridic local (în continuare - LNPA), cum ar fi manualul de gestionare a înregistrărilor sau instrucțiuni pentru HR outsourcing.
Acest lucru înseamnă că toate documentele, sau unele dintre ele create de către serviciul personal vor fi înregistrate direct în biroul personal.
De exemplu, în momentul înregistrării izolate în ordine de tablouri separate cu privire la personal, corespondența cu un anumit reporter sau o anumită chestiune, acte, protocoale, etc.
Toate documentele care urmează să fie înregistrate, pot fi împărțite în:
- intrare;
- își încetează activitatea;
- piața internă;
- administrativ.
În funcție de tehnologia de înregistrare acceptate ca formularele de inregistrare pot fi utilizate jurnalele sau de înregistrare și de control carduri (în continuare - RCM).
Fiecare formular are propriile avantaje. Formularul de înregistrare Revista este ușor de utilizat cu documente de acces limitat (secrete, confidențiale), atunci când documentele contabile în favoarea în primul rând. Cu toate acestea, această formă conduce la o dublare a înregistrărilor, face foarte consumatoare de timp, de referință pe documentele, face dificilă menținerea execuției Srokowo controlul documentelor, deoarece este necesar pentru a vizualiza toate intrările din jurnal.
Utilizarea de carduri elimină înregistrările duble, face posibil să le organizați în funcție de diverse criterii, de a crea o varietate de dulapuri de fișiere, informații și facilitarea lucrărilor de referință, contribuind la formarea imediat Srokowo cabinet de depozit pentru a controla executarea documentelor.
Forma de formulare de înregistrare (reviste și cărți, detaliile privind localizarea în ele) pot fi, de asemenea, stabilite de organizația în sine, și asigurate în gestionarea înregistrărilor instrucțiunilor organizației.
Înregistrează-documente administrative
Documente interne administrative (ordine, regulamente, decizii, etc.) și minute sunt înregistrate separat de alte documente interne ale tipurilor și soiuri.
Documente administrative privind activitatea de primar, personalul de la aspectele administrative și economice sunt înregistrate separat (cop. 142,3 p. 142 Numărul de instrucțiuni 4). documente de personal administrativ, diferite perioade de depozitare sunt stabilite pentru care actele legislative din Belarus, de asemenea, înregistrate separat.
Comenzile pentru personalul sunt împărțite în 2 subgrupe:
1) admiterea, prin transfer (mutare), concediere, promovare, bonusuri angajaților, pe termen lung și misiuni străine;
2) să acorde concediu, penalități, atribuirea de taxe, misiune.
Toate ordinele de aceste grupuri au diferite perioade de retenție:
- cu personalul (. Bine ai venit, prin transfer, concediere, etc.) - 75 de ani;
- cu personalul (vacanțe, penalități etc.). - 3 ani de la controlul fiscal.
În acest sens, toate ordinele grupului ar trebui să fie înregistrate separat și în forma de afaceri independente. În fiecare dintre grupele de ordine de redactare, numerele de ordine individuale atribuite începând cu prima. Acest lucru înseamnă că, în organizație pentru anul va fi emis mai multe ordine de pe personal numerotate de la „1“, „2“, „3“, etc.
Pentru a evita confuzia, la numărul de ordine al ordinului de personal (în funcție de specia de ordine), trebuie să adăugați o literă cratimă „o“ sau „L“. Necesitatea de a adăuga litere la numerele de serie ale ordinelor privind personalul atașat la polițistul. . 142,4 142 n instrucțiuni 4. Numărul de index de înregistrare a ordinelor privind personalul (termenul de valabilitate de 75 de ani) va fi suplimentat cu litera „k“, ordinele de personal cu un termen de valabilitate de 3 ani - litera „L“.
Documente administrative ale anumitor specii atunci când o cantitate semnificativă poate fi înregistrată separat. De exemplu, următoarele grupe pot fi înregistrate separat:
- Comenzi de admitere ( "n");
- ordinele de transfer ( "PD");
- ordinele de concediere ( "HC").
În grupul de stocare pe termen scurt a comenzilor, de obicei, alocă ordine de a părăsi ( „o“) și comenzi pentru călătorii de afaceri ( „km“).
Pentru înregistrarea ordinelor de diferite grupuri ar trebui să fie păstrate jurnalele separate. formular special pentru comenzi jurnalele de acte normative nu este stabilit. Cu toate acestea (presupunând că ordinele sunt documente interne ale organizației) pentru înregistrarea lor, puteți utiliza jurnalul sub formă de documente de ieșire și interne furnizate de numărul de instrucțiuni 4:
Data și indicele documentului
Bazat pe nevoile practice ale organizației și să reflecte confortul de formular cu informații de cont document pot fi alte opțiuni pentru formularul de înregistrare.
Înregistrarea documentelor interne
Reguli de înregistrare a documentelor interne variază în funcție de tipul de document. Protocoale, acte înregistrate de aceleași reguli ca și ordinele: acestea sunt înregistrate pe carduri sau - cu o cantitate mică de flux de lucru - în reviste. indice de înregistrare a acestor documente sunt numere de serie de înregistrare care le sunt atribuite în limitele acestui tip de document de evidență a anului. Prin urmare, atunci când formează înregistrarea revista fiecare tip de document este înregistrat într-o revistă separată.
Celelalte documente interne (memorii, certificate etc.) sunt înregistrate în mod general, de aceleași reguli ca și documentele de ieșire. Pentru înregistrarea acestor documente, puteți crea un jurnal separat sau la un număr foarte mic dintre ei să se înregistreze într-o revistă cu documente de ieșire.
În funcție de tehnologiile de fluxul de lucru al organizației poate sfârși formularele de înregistrare pentru fiecare dintre tipurile de documente interne.
Acestea sunt câteva exemple de astfel de forme.
Formularul de notificare carte jurnal
indicele de înregistrare a contractului de muncă, în plus față de numărul de ordine atribuit la începutul anului, poate fi completată cu indicele de litere sau altă desemnare, organizației.
Înregistrarea documentelor de intrare
Indexul Înregistrarea documentelor de intrare este un număr de înregistrare de ordine atribuit în cursul anului clericală că, după executarea documentului este completat de un caz indice în conformitate cu nomenclatura cazurilor în conformitate cu o notă privind punerea în aplicare a documentului și trimiterea acesteia la caz, de exemplu 512 / 1-29:
în cazul în care 1-29 - caz numărul, care va fi suturate documentul de intrare după executarea;
512 - numărul de serie brută al unui document de intrare (în anul clerical).
Un document de intrare pot fi înregistrate în RSC sau log documentelor de intrare, dintre care forme sunt fixate în numărul de instrucțiuni 4.
partea frontală RSC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Înregistrează-a documentelor de ieșire
documentele de ieșire pregătite de organizație și care urmează să fie trimise după înregistrare și semnarea registrului în jurnalul de înregistrare RSC sau a documentelor trimise.
Indicele de pe documentul de ieșire este pus în 2 etape.
Pasul unu. Artist, un proiect de document înainte de prezentarea acestuia semnătura mărcii pe cap indicele său subdiviziune structurală și numărul de caz al nomenclaturii, care va conține o copie a documentului de origine, cum ar fi numărul 5-14.
Pasul Doi. După semnarea documentului se înregistrează și se adaugă la indicele numărului de serie al documentului care își încetează activitatea, cum ar fi numărul 5-14 / 346.
Numerele ordinale sunt puse pe documente comanda brut în anul clericală, indiferent de modul în care diviziunea structurală a elaborat un document în care caz va fi suturate.
Acest lucru este important! RCM Formular de înregistrare a documentelor de ieșire este identică cu forma ALAC pentru documentele primite. Diferența de umplere RSC pentru documentele de ieșire constă în faptul că, în „corespondent“ indică numele organizației la care este trimis documentul.
Înregistrare a documentelor de ieșire pot avea caracteristici în funcție de faptul dacă documentul este un răspuns sau o inițiativă.
În cazul în care documentul de ieșire este proactiv, acesta va fi înregistrat pe un card separat. În funcție de sistemul de management al documentelor adoptat pe carduri separate i se permite să se înregistreze și răspunsurile de documente, dar în acest caz, trebuie să completați copii suplimentare ale PKK pe documentele de ieșire și răspunsurile.
În acest caz, documentul de ieșire codul de înregistrare va consta dintr-un nomenclator indice de caz și numărul de serie al documentului de ieșire și numărul de secvență de ieșire a documentului de răspuns va fi diferit de numărul de serie al documentului de intrare.
Fiecare document proactiv, care necesită un răspuns, de obicei decora un specimen de RSC, care este plasat în card de index de referință. În cazul în care documentul este preluat sub control special, este umplut cu o copie suplimentară a PKK, care este plasat într-un fișier de card de control la data de așteptat primirii răspunsului (data indică inițiatorul documentului pe copie, dacă nu este specificat în text).
Informații despre documentele, răspunsurile au fost înregistrate pe un card pe care au fost înregistrate cererile documente relevante.
În mod similar, grafice pline jurnal de documente de ieșire.
Forma de ieșire revistă documente