Întâlniri organizate sunt slab absolut inutile și chiar dăunătoare. Pentru că ele singure nu creează valoare adăugată, dar timpul petrecut pe ele poate fi o sumă uriașă. Ce ar trebui să fie o întâlnire pentru a muta într-adevăr, și nu bloca fluxul de lucru? Cum de a face util, cu un minim de timp de călătorie? Răspunsurile la aceste întrebări nu sunt deduse în carte, nu veți auzi la conferințe și seminarii. Cu toate acestea, rezumând și analizând experiența, am dezvoltat șase reguli de bază pentru desfășurarea întâlnirilor.
Șef de evenimente din România, „Cinci stele“
În acest articol vă va citi:
- Normele cheie pentru desfășurarea reuniunilor
- Exemple de reuniuni
Regulile reuniunilor, care vor fi discutate in articol, am dezvoltat pe baza de ani de experiență corporativă. Să sperăm că vă vor ajuta să răspundă la întrebările: „Cum de a desfășura întâlniri? Ce ar trebui să fie luate în considerare regulile reuniunilor? "
Regula numărul 1. Un manager bun este în căutarea pentru un motiv să nu numească o întâlnire, precum și posibilitatea de a evita-l
Cum de a organiza o reuniune pentru a spori eficacitatea acestuia? Eficacitatea reuniunii poate fi calculată matematic. Zece oameni petrec pe ceea ce pentru a discuta tezei, mult mai mult decât cele două: toată lumea are nevoie să vorbească, toată lumea va trebui să asculte. Mai ales că, în timpul reuniunilor gândirea colectivă adoptă formele cele mai bizare.
Dacă am pus deoparte ideea de disciplină, dacă toți participanții invitați la reuniune, trebuie să participe? Nu sunt eficiente pentru a fi o serie de întâlniri scurte față în față? De asemenea, în timpul ședinței, așa-numita dinamica de grup, atunci când o întâmplare „cât timp?“ Amenință să crească într-o iritare naturală. Cât de eficient va fi discutarea problemelor într-o astfel de situație?
- Cum să mobilizeze cifrele echipei și creșterea numărului de vânzări
Și cu siguranță nu dețin o ședință, dacă este necesar mustra un angajat. Respingeți, în cazul în care nu mai cred în succesul său, sau de a vorbi în privat. Dojeni persoana înseamnă în mod public să-l reducă la motivația zero. De asemenea, nu colectează o întâlnire, în cazul în care este necesar pentru a discuta problema în care nu au fost încă dat seama și nu au nici o idee cum să-l rupe de sarcină. O astfel de întâlnire - o conversație despre orice.
- Cum la foc un angajat: principalele provocări și riscuri
Regula numărul 2. Fiecare reuniune - formatul său în funcție de scopul
Există formatul cel mai convenabil pentru fiecare tip de adunare, și, prin urmare, de planificare o întâlnire, managerul trebuie să răspundă la întrebarea: Care este scopul meu? Și dacă răspunsul la această întrebare nu este prezent (sau este formulată ca „discuta“), nu se grăbesc să atribuie ora și data. Adunarea, care nu are nici un scop, nu poate conduce la rezultatul.
Regula numărul 3. Stick la script
Regula numărul 4. Este necesar să se pregătească cu atenție pentru întâlnirea
Pentru a începe procesul de pregătire pentru reuniunea ar trebui să fie, cu o bună notă explicativă cu privire la problema, care este programată să fie luate în considerare în cadrul reuniunii. Notă trimis tuturor care participă la discuții pentru manageri și specialiști. Această scrisoare stabilește faptele, formulează întrebări și face posibilă generarea de propuneri concrete și pe deplin să le ia în considerare, nu se bazează pe presupuneri, ci pe date obiective. Și după întâlnire ar trebui să scrie o scrisoare a protocolului. care arată cât de mult progres a fost realizat. Această scrisoare conține deja un plan de acțiune specific.
Planul global pentru a rezolva orice probleme de întâlnire - „de mijloc, un sandwich“ un Întregul plan poate arata, de exemplu, așa cum este prezentat în figura 2. în acest exemplu, este ușor de văzut că întâlnirea în sine nu rezolvă probleme. Etapa 2 nu precedată de rândul ei în pasul 1 acțiune emoțională, dar nesusținută ca pasul 5.
Tratați cu privire la momentul reuniunii: pregătiți-vă să-l facă și ajuta la pregătirea pentru colegii să folosească apoi generale 20-30 minute la eficiență maximă.
Regula numărul 5. Decideți care sunt întâlniri, de ce și cât de des va lua
Frecvența întâlnirilor depinde de tipul de asamblare, obiectivele și domeniul de aplicare al activităților. De exemplu, cei mai importanți dezvoltatori de proiecte petrec scrum-1 întâlnire în fiecare zi, dar putem recomanda marți și joi pentru angajații departamentul comercial.
1Scrum - un set de principii de organizare utilizate în dezvoltarea de software, în special un program strict. pe termen SPORT împrumutat de la grămada ordonată de rugby scrum și mijloace în jurul valorii de myacha.Scrum-puls de zi cu zi rigid a ședință strukturirovannoe15-minutnoesobranie echipa de proiect.
În orice caz, directorul comercial poate dezvolta un pachet de reuniuni (Tabelul 1) pentru companie. Asigurați-vă că să acorde o atenție la formularea, „pentru a construi un algoritm elimina problema“ - este foarte important.
După întâlnirea are loc în scopul de a elabora un plan de acțiune, ghidată prin care ne-am rezolva problema și să adapteze munca noastră, astfel încât să nu apară în viitor. Desigur, este imposibil de a ignora complet întrebarea „Cine este de vina?“, Dar răspunsul la este necesar să se ridice atunci întrebarea „ce să fac?“.
Tabelul 1. Formate de întâlniri corporative