(Note de curs prelucrate în legătură cu introducerea noii legi și GOST).
Compus din: TI Maleshin
Secțiunea 1. Achiziția de arhive.
Subiect 1.1. Organizarea lucrărilor la completarea instituțiilor ....................................... ..3
Subiect 1.2. Recepția documentelor în arhivele de stat și departamentale ........................... 7
Subiect 1.3 clearance-ul completă și parțială a cazurilor ............................................................... 11
Secțiunea 2. Înregistrarea și păstrarea fondului de arhivă instrumente RF
Subiect 2.3. Inventarul de cazuri: documentul contabil de bază .......................................................... 28
Subiect 2.7. Verificați disponibilitatea și statutul documentelor ...................................................... .40
Secțiunea 3 tehnologiei de stocare a documentelor.
Subiect 3.2. Ordinea plasării și securizarea documentelor. ............................ 48
Subiect 3.3. factori biologici de distrugere a documentelor fizice, chimice și ................ 52
Subiect 3.4. Conceptul de temperatură și umiditate ................................................ ..54
Subiect 3.5. Restaurarea și conservarea documentelor ......................................................... ..62
Secțiunea 1. Achiziția de arhive.
Subiect de lucru 1.1.Organizatsiya privind finalizarea instituirii sistemului.
Achiziția - reconstituirea sistematică a documentelor de arhivă, în conformitate cu profilul său.
Sub fișierul profil ar trebui să fie înțeles stabilit pentru lista arhiva de documente care este definit de caracteristicile de clasificare a Arhivelor documentelor fondului Federația Rusă.
Scopul principal al achiziției este concentrația cea mai completă a documentelor referitoare la profilul fiecărui fișier
Lucrările la achiziționarea de arhive este format din mai multe etape
-Profil constituie o arhivă;
-definiția surselor de achiziție;
-determinarea compoziției documentelor care urmează să fie stocate în arhivă;
Determinarea surselor de achiziție.
Surse de achiziție - această instituție sau persoană, documente care transmit non-mediocre la stat sau ve-ministeriale arhive.
Sursele de achiziție pot fi instituții publice și private.
În anii 1960 - 1980. Am dezvoltat următoarele criterii pentru determinarea sursei de achiziție a arhivelor Sovereign-guvernamentale:
- din stabilirea sistemului organelor de conducere, în sistemul sectorial departamentale (instituțiile Uniunii, cele, district, prezentarea națională, regională oraș, etc.);
- caracterul complet al reflectare a instituției în documentele organizațiilor pe care-shestoyaschih;
- conformitatea documentelor profilului instituției fișierului de stat-TION;
pentru documentele de origine personală:
- Valoarea activității creatoare și socială a proprietarilor originali în dezvoltarea științei, culturii, vieții sociale și în alte domenii;
- Fondul Story, și anume gradul de conservare a proprietarilor originale fond cu caracter personal Nali-Chie ale documentelor colectate, speciale ness de fixare procesul său de creație;
- relație cu alte documente complexe de fonduri (Nali-Chiyo în documentele fondului, care acoperă viața și activitatea persoanelor eminente).
Pe baza acestor criterii au fost aprobate enumeră sursele de achiziție, care sa bazat pe divizarea potențiale surse de recrutare în mai multe grupuri:
1. Instituțiile, organizațiile și întreprinderile, documentele sunt supuse integral admiterea (obligatoriu) la registrele publice;
2 instituții, organizații și întreprinderi, documentele sunt supuse acceptării în documente publice, ca parte a fondurilor instanțelor te-shestoyaschih, precum și o recepție selectivă.
Sub primirea selectivă a însemnat că multe dintre fondurile de instituții similare care operează în același teritoriu, în arhive Gosu-stat a primit depunerea unuia sau mai multor fonduri (de regulă, „cel mai bun“, „cel mai rău“ și „mediu“). Această așa-numita recepție multicast selectivă.
Povidovoy recepție selectivă sugerează că arhivele de stat au primit specii și soiuri produse valoroase documente de surse de achiziție.
Astfel, povidovoy și-grup selectiv diferă sunt tehnici unul față de altul în felul următor: toți cei aleși (grupul), din toată mică (povidovoy);
În primul rând, după prăbușirea Uniunii Sovietice fostele republici sovietice, care au devenit state independente au adoptat propria legislație de arhivă, în legătură cu care se pune problema asociată cu pretențiile fostelor republici sovietice pe mama-Ali, care au ajuns deja în spațiul de stocare de stat. One-a, în conformitate cu principiul osnovnymnauchnym de arhivă - „exploatațiile de arhivă indivizibile și fonduri de complexe“ - decizia a fost făcută - să nu se miște materiale.
În al doilea rând, o schimbare a stării de arhivă (obiecte de proprietate federale și de proprietate a subiecților Federației-TION), clarifică profilul de achiziție ar-hivov: arhive
federale, subiecte de arhive Federației-TION, arhivele municipale. Arhiviștii oferă o modalitate de a re-o soluție a acestei probleme pe baza „principiului teritorialității de achiziție“, adică gderodilsya (arhive), și acolo Prigov-dilsya (adoptată de depozitare de dotare, indiferent de cote, avem proprietăți în supunere).
În al treilea rând, în legătură cu prăbușirea birourilor centrale ale sistemului de control clorhidric în toate sectoarele analizate sursele de achiziție definiție Crit-RII. De exemplu, atenția CCA-arhiviști este acordată criteriului de stabilire a loc în sistem sectorial, deoarece nivelul de subordonare a instituției nu mai reflectă valoarea reală a activităților sale. Creșterea independenței instituțiilor de stat conduce la faptul că mai puține documentația furnizată fondurile depuse în organismele superioare. În acest sens, un număr tot mai mare de agenții guvernamentale - surse independente de achiziție.
- identifice structurile de stat, fundații care otno-syatsya la profilul de achiziție a fișierului, și de a determina care dintre acestea sunt surse de achiziție;
- stabili o „relație contractuală“ cu reprezentanții acestor structuri.
Ca urmare, detectarea actorilor nestatali constituie Xia enumeră sursele potențiale de achiziție a arhivelor de stat.
Sursele de liste de achiziție sunt compilate pe baza mai multor criterii, un sistem modificat, care a discutat în mod activ în ziua de azi Arhivistic.
1. Obiectivul funcționale, problemele de bază ale industriei, unic,
desemnarea instituției. bunuri și servicii de noutate, stabilitate, participarea la
în programe internaționale și regionale.
2. Amploarea activității. Diversificarea producției de bunuri și servicii;
valoarea fondului autorizat; fondatorii și Ofertanți
porecle; interregionale; putere
3. Tipul organizației. Structura actuală și organizarea de activități,
prezența partenerului străin, prezența unic
sau cele mai comune structuri.
4.Polnota gradul de reflexie repetarea informații valoroase, inclusiv
informații. pentru a finanța alte organizații.
Organizațiile politice, la rândul lor, prin orientarea în națională divizată sub - patriotice, marxist, sotsi al-democrat, liberal și democratic, și altele.
În fiecare dintre aceste grupuri ies în evidență, la rândul său, o organizație lider în documentele care ar trebui să se reflecte mai bine în povestea unui socială și
Direcția politică. Mai mult, în studiul direct al organizării arhivei vine în criteriile de istoric de fond vigoare, adică Prezența: documentele de arhivă ale organizației care reflectă cel mai bine cele mai importante evenimente din viața politică a țării și a regiunii, precum și activitățile partidului și liderii săi și mișcările în timp personal, structura filialei regionale a mișcării.
Subiect 1.2. Admiterea la documentele GA și VA
Luați în considerare în procesul de luare a documentelor depuse în ve-agenții și arhive publice.
Transferul de cazuri pentru depozitare în arhivele departamentale. După lucrarea-operă tive cu unități structurale documente de afaceri trebuie să fie depuse în arhivele departamentale. Ve-agenție va depune producția de caz, gradul pe perioada de valabilitate a mai mult de 10 de ani, precum și cazurile cu personalul. Transferul de cazuri la arhivele departamentale se efectuează în conformitate cu lista întocmită în departamentul structurale.
În procesul de transferare a cazurilor pentru a verifica:
- formarea corectă și înregistrarea cazurilor;
- de potrivire a numărului de cazuri de stocare pe termen lung permanent și, instituția în conformitate cu nomenclatura și coliformi onorurile acele cazuri aceleași incluse în inventar.
Verificați formarea de afaceri implică stabilirea respectiv, Corolar între prima pagină a ziarelor pe copertă și conținutul cazului. Principiile de formare a afacerilor reflectate în titlurile lor, Koto-secară, la rândul lor, sunt fixate în nomenclatura agențiilor afacerilor.
O comparație a numărului de cazuri în nomenclatura și în inventar - foarte otvetstvonnaya sarcină. în Beli
inventarierea cazurilor de permanente și alternând dolgovre-stocare mai mică a fost introdusă în conformitate cu
nomenclatura, aceasta trebuie să elaboreze un certificat și să ia toate măsurile pentru a găsi lucruri care lipsesc.
Următoarele sunt condițiile de păstrare a documentelor în instituțiile de arhivă.
Tipul de viață de stocare de documente, ani
Starea civilă; documente
cu personalul; înregistrarea actelor notariale
și litigii; carte economică 75
,, documente de brevete tehnologice științifice 10
documentație de proiectare 15
Documentația de proiect pentru capitalul
documentație telemetrie 5
Documente privind transportatorii de mașini 5
Transferul de cazuri pentru depozitare în arhivele statului. Documentele prezentate de către departamentele pentru cazurile de stocuri permanente de depozitare instituții de arhivare a Comisiei de inspecție (EPA) expert în materie de vize și, precum și acte de acceptare.
Arhivele Statului să aplice cu strictețe condițiile de transmitere a documentelor de la sursa de achiziție în Arhivele Statului. Următoarele sunt documentele de la momentul transmiterii surselor de achiziție în arhivele de stat.
Perioada de transmitere Istochnikikomplektovaniya, ani
organismele de stat federal general redus de energie
Procuraturii; autoritățile publice și proku-
republicile turii; academiilor de ramură; public
-asociație; instituții, organizații, întreprinderi Fe-
subordonare federală și republicană. 5
Autoritățile publice și procurorii marginile oblas-
Tay, orașe federale, regiune autonomă,
regiuni autonome; procurorii din orașe și raioane, Negării
Op-stat instituții-organizare și întreprinderi Marginea
Vågå, prezentarea regională, avtomnoy subordonare
regiune și subordonare district. 10
Autoritățile publice locale; instituții, organizații,
întreprindere de oraș și subordonare regională a întreprinderii
agricultura. 5
întreprinderi mixte cu participare de stat; organizarea și
combinarea suprafata mixta formează o adecvată, autorizată în capitalului a
poveste care are transformări, ponderea federale de tămâie sau
proprietate de stat. 10
documentele de transfer ale fiecărei instituții - sursa de cineva plektovaniya arhivele de stat se realizează anual sau la fiecare 3-5 ani (în funcție de volumul de documente fondoob-verters). Este firesc ca în cazul în care arhiva 200 surse comp lektovaniya, achiziționarea regulată este posibilă numai în cazul în care co-reprezentări în grafic de la primirea documentelor instituțiilor. Complexe de cuantificare a arhivei de stat a proprietarilor originale ale documentelor se realizează în mai multe etape:
- în primul rând, la o reuniune a EPA Arhivele de stat aprobat de inventarierea cazurilor de stocare permanentă, care urmează să fie transferat la arhiva (copie a acestui inventar este în arhivă publică);
- apoi se deplaseaza la arhivele departamentale de fișier de stat-TION pentru a verifica gigieniches-un singur fizice și sanitare stare de lucruri, înregistrarea cazurilor, etc.;
- În cele din urmă, în ultima etapă, în conformitate cu o listă de lucruri poedinichno transferate pentru depozitare permanenta. Într-o situație deosebit de materie de preț-TION pentru a verifica numărul de foi. În cazul în care numărul de cazuri în inventarul de mai mult decât numărul de cazuri de fapt, transmise în inventar de-latră un nou record final și arhivele departamentale ale anchetei privind cauzele lipsei de cazuri.
Documentul principal, pe baza cărora recepția documentelor produse pentru depozitare, este actul de primire și transmitere a documentelor depuse. Actul precizează înființarea, eliberarea, documentele și arhivele prezente, în care acționează, ne-săpun are motive (expirarea instituțiilor de depozitare sau de lichidare-TION departamentale), precum și numărul real de transmis co-Pius, numărul de cazuri de mare valoare și altele. certificatul este realizat în două exemplare, semnate de reprezentanții arhivelor de stat și departamentale.
Împreună cu documentele transmise la două copii ale listei (în plus față de copia rămâne în arhivă după afirmația potrivit inventarului Denia pe Arhivele de Stat EPA). O copie a inventarului rămâne în arhivele departamentale. Pe trei exemplare descriu BBC transferate la Arhivele Statului, o notă ne-săpun are documente. Totală este de patru
copii ale listei. Recepția documentelor din sursele de achiziție nu fac parte din specificul statului Arhivistic fondaRumyniyaimeet. Experiența arată că păstrarea documentelor din proprietarii originale ale acestor frunze mult de dorit, de aceea este recomandat să accepte documentele de cinci ani de la încheierea lor delop-ORME. Proprietarii pot transfera documentele lor la documentul la starea de proprietate a depozitului la instituțiile Arhivistic Serviciului Federal România, muzee și biblioteci publice. În acest caz, transferul de proprietate docului polițiști executat un acord (contract) cu arhivă UCH-rezhdeniem.
documente personale pot veni, de asemenea, arhiva de stat a unui act de cadou, moștenire, decizia instanței sau a organelor notariale pentru recunoașterea documentelor orfane, în conformitate cu contractul de vânzare.
Pentru depozitarea temporară (deponent) documentele cu caracter personal sunt transmise pe baza cererii personale a proprietarului.
Când primiți documente ca un act de a primi o transmisie se face la lista de acceptare de însoțire.
De o importanță deosebită este contractul între arhivă și proprietar, deoarece se bazează pe documente sunt transferate în proprietatea statului. Prin urmare, ar trebui să discute detaliile cu proprietarul fiecărui punct său.
În condiții moderne, arhivarul este adesea necesar să se utilizeze o metodă de „recrutare activă“:
- interviuri cu proprietarii inițiali ai importanței conservării-TION a documentelor;
- identificarea surselor potențiale de achiziție în organele corporative de înregistrare, precum și pe baza studiului! cronici viața socială și politică;
- chestionare, interviuri cu lideri și membri ai partidelor și mișcărilor politice, întâlniri de înregistrare și alte evenimente ale vieții sociale și politice, înregistrarea amintiri orale;
- colecție de amintiri, desen Cronica evenimentelor;
- colecție de documente, care reflectă opinia publică, participarea; la reuniuni, „mese rotunde“ cu proprietarii originali.
Baza pentru lucrul la „achiziție activă“ este tu-soky profesionalismul, competenta, prin amabilitatea și poziția de prim rang-activ în arhivar viață.
