birou de bază de reglementare și metodologic
Documentație documente de calculator Conservatory
Relația dintre organizații, instituții, de afaceri document de comunicare la toate nivelurile ar trebui să fie efectuate în conformitate cu aceleași reguli standard. Lucrul cu documente în orice organizație, indiferent de forma juridică de organizare, trebuie să se bazeze pe actele legislative și juridice și procedurale și de reglementare în ceea ce privește problemele de documentare și documente. În prezent, în România există o serie de acte legislative naționale care reglementează normele generale pentru pregătirea, executarea și organizarea de lucru cu documente în organizații și instituții. documentelor procedurale și de reglementare pentru managementul înregistrărilor sunt elaborate de către autoritățile publice diferite și de gestionare, în conformitate cu competența lor.
Bază de date de reglementare de birou - o colecție de legi, regulamente și documente metodologice care reglementează tehnologia pentru a crea documente, prelucrarea, stocarea și utilizarea în activitățile curente ale instituției, precum și servicii de birou sector: structură, funcții, personal, sprijinul său tehnic, și unele alte aspecte [23].
baza de proceduri de reglementare ajustează regulile de efectuare a documentelor; reguli pentru lucrul cu documente; păstrarea documentelor; ordona transferul documentelor către arhivare; Servicii de munca de birou; introducerea noilor tehnologii informaționale în lucrul cu documente; documente, având în gât pentru a restricționa accesul; aspectele juridice referitoare la documentele și alte probleme.
baza de proceduri de reglementare include:
# 45; Legislația românească în domeniul informării și documentare;
# 45; decrete și ordine ale Președintelui României, decizii și ordine ale Guvernului RF, care reglementează problemele de întreținere documentare la nivel federal;
# 45; acte juridice ale autorităților executive federale (ministere, comitete, servicii, agenții, etc ..) ca caracterul la nivel industrial și departamentale;
# 45; acte juridice ale reprezentative și executive subektovRumyniyai entităților lor teritoriale, care reglementează problemele de evidență;
# 45; acte juridice de natura de reglementare și orientare, documentele de orientare privind instituțiile de birou, organizații și întreprinderi;
# 45; standarde de stat pentru documentare;
# 45; sistem de documentare unificat;
# 45; sistemul de stat de gestionare a înregistrărilor, cerințele de bază pentru documente și servicii de asistență de documentare (denumit în continuare GDLN);
# 45; reglementări pentru organizarea muncii de management și de protecție a muncii;
# 45; reglementările privind organizarea documentelor de arhivă;
# 45; acte legislative ale entităților românești și acte juridice adoptate de autoritățile executive ale subiecților din România. Aceste acte trebuie să fie luate în considerare în organizarea de birouri, în primul rând autorităților reprezentative și executive ale Federației, precum și organizații, instituții și întreprinderi care operează pe teritoriul lor.
În România, în conformitate cu stabilit pentru întreaga perioadă anterioară a practicii statului român nu există nici o singură entitate cu responsabilitate legală deplină pentru a crea și a societății utilizate documentația.
Această responsabilitate este dispersată între un număr de autorități publice și a organismelor de conducere, în conformitate cu responsabilitățile lor funcționale. Deciziile rolul semnificativ autorităților în gestionarea documentației în diferitele sale aspecte atribuite Serviciului Arhivistic de Stat din România.
Arhivele Statului Serviciul de România și agențiile sale implicate în colectarea și stocarea documentelor. În plus, ca organ central al ramurii executive federale, care este, agenția este responsabilă pentru raționalizarea birou în țară. Se elaborează orientări și recomandări, atât pentru biroul organizației, în general, și în anumite domenii de lucru cu documentația de management, inclusiv suportul de înregistrare mașină.
Directii de Stat Serviciul Arhivistic probleme de birou se aplică tuturor organizațiilor, indiferent de forma lor de proprietate și sistemul de management, și servesc pentru a simplifica documentul de creare, prelucrare și conservare.
Autoritățile locale și arhivele publice de arhivă, de asemenea, să efectueze relevante în domeniul sarcinilor de management al documentelor, în special introducerea unor noi standarde și evoluții metodologice și să monitorizeze respectarea acestora.
Pe Comitetul Român de Standardizare, Metrologie și Certificare, la rândul său, responsabilitatea încredințată pentru consolidarea normativă a formelor specifice documentului de elemente de informare, sisteme de documentare, coordonarea generală a activității desfășurate în țară pentru a unifica și reduce diversitatea existente în diferite domenii de formulare de documente.
Astfel, Serviciul Arhive și Comitetul pentru Standarde sunt principalele agenții care reglementează documentația la scară națională. De regulă, acestea acționează în strânsă legătură cu soluția tuturor problemelor majore de management și de a îmbunătăți fluxul de lucru de documentare. Al lor este definiția perfecțiunii documentației și organizarea muncii cu ea.
În orice organizație ar trebui să fie o delimitare clară a rolurilor și responsabilităților între angajații în conformitate cu calificările lor și poziția oficială, inclusiv în domeniul managementului documentelor. În structura lucrătorilor trebuie să fie luate în considerare numărul de personal de serviciu grefierilor în funcție de numărul total de angajați, sau generarea cantitativă de standarde pe unitatea de timp.
ZakonodatelstvoRumyniyaeto cel mai important aspect al activității oricărei instituții, organizații, întreprinderi, reglementează principiile generale ale activităților de întreținere documentare ale persoanelor fizice (cetățeni) și persoane juridice:
1. Federal zakonRumyniya „pe informații, tehnologia informației și protecția informațiilor“;
2. Legea federală „Cu privire la participarea la schimbul de informatii Internaționale“;
3. ZakonRumyniya „Cu privire la secretul de stat“;
4. Bazele zakonodatelstvaRumyniya „Pe arhive Arhiva fondeRumyniyai.“
Împreună cu Codul civil al România, anumite aspecte de a lucra cu informații și documentație sunt reglementate prin legi speciale federale.
Informații documentate. Birotică (tehnologie de organizare și de management al documentelor):
# 45; o condiție prealabilă pentru includerea în resursele informaționale - se efectuează în modul stabilit de către autoritățile publice responsabile de organizarea documente, standardizarea documentației de matrice lor, securitatea România;
# 45; resursele informaționale pot fi de stat și proprietatea privată și sunt deținute de cetățeni, autorități publice, guvernele locale, organizații și asociații.
Proprietarul resurselor informaționale care conțin date clasificate ca secret de stat, are dreptul de a dispune de proprietate numai cu permisiunea autorităților de stat relevante. Documente și fișiere de documente create în detrimentul persoanelor fizice și juridice, precum și le-a dobândit în mod legal și a primit ca un cadou sau moștenire, sunt proprietatea persoanelor juridice și fizice. Subiecții trebuie să fie prezentate informații documentate autorităților și organizațiilor publice nu își pierd dreptul la aceste documente și de a folosi informațiile conținute în ele.
informații documentata furnizate în mod obligatoriu în autoritățile de stat și organizații de către persoanele juridice, indiferent de forme și forme de proprietate lor juridică de organizare, precum și cetățeni, formează resursele informaționale care sunt co-deținute de stat și entitățile care reprezintă informația.
Resurse pentru informații care sunt deținute de stat, sunt responsabilitatea autorităților publice și organizațiilor, în conformitate cu competența lor, sunt supuse înregistrării și de protecție ca parte a proprietății de stat.
Resurse de informare poate fi o marfă, cu excepția cazurilor prevăzute de legile din România. [1]
Resurse de informare Proprietarul se bucură de toate drepturile prevăzute de legislația Federației Ruse, inclusiv cele pe care le are dreptul la:
# 45; desemnează o persoană care realizează gestionarea economică a resurselor informaționale și de gestionare operațională;
# 45; stabilite în cadrul normelor sale de competență, modul și de prelucrare, protecția resurselor informaționale și accesul la acestea;
# 45; stabilește condițiile documentelor de ordine la copierea și distribuirea.
Cetățenii, autoritățile publice, guvernele locale, organizații și asociații sunt obligate să prezinte informații documentate pentru autoritățile și organizațiile responsabile pentru formarea și utilizarea resurselor informaționale de stat.
Legea definește: obiectul schimbului internațional de informații pot fi documentate informații, resurse informaționale, produse de informare, servicii de informare, mijloace de schimb internațional de informații, și actorii săi - România) Subiecte România, autoritățile de stat și guvernele locale, persoanele fizice și juridice din România, fizică și persoanele juridice ale statelor străine și apatrizi.
Legea prevede: dreptul de proprietate asupra produselor și mijloacele de schimb internațional de informații, restricții în efectuarea schimbului internațional de informații (restricții la export), utilizarea schimbului internațional de informații (Protecția informațiilor confidențiale), completarea resurselor informaționale de stat în România prin schimbul internațional de informații, accesul la fonduri internațional de schimb de informații și de informații străine produse și alte probleme între schimbul de informații naționale [4].
În România, există un sistem de stat de gestionare a înregistrărilor (GDLN). Cerințele de bază pentru documentele și serviciile DOW enumerate în reglementările în organizație. [8] Pentru biroul de înregistrare legală în organizație trebuie să aibă următoarele documente:
# 45; Instrucțiunea cu privire la funcția de muncă, construit pe baza standardului național și a regulamentelor aferente;
# 45; o listă de documente care să specifice perioadele de depozitare (industria tipic sau construite pe baza modelului);
# 45; furnizarea de servicii de birou;
# 45; Regulamentul privind organizarea arhivei;
# 45; fișele de post ale lucrătorilor de birou și de backup de serviciu;
# 45; poziția comisiei de experți a organizației;
# 45; TimeCard forme unificate de documente, aprobate pentru utilizare în organizație;
# 45; album de formulare unificate de documente (în format electronic și o matrice de referință pe hârtie);
# 45; nomenclatura de organizare afacerilor.
Următoarele standarde de sprijin de documentare aplică:
# 45; GOST 51141-98 „Hârtiile și arhivare. Termeni și definiții „;
# 45; GOST 9327-60 „Hârtie și produse din hârtie. Formate de consum „;
# 45; GOST 17914-72 „se referă la cazurile în termen de valabilitate mai lungă. Tipuri, soiuri și caietul de sarcini. "
# 45; GOST 51141-98 „Hârtiile și arhivare. Termeni și definiții „stabilește terminologia aplicată în domeniul managementului și arhivarea documentelor și dezvăluie semnificația termenilor [26].
Fiecare organizație dezvoltă și implementează propriile regulamente privind ținerea evidențelor, care includ furnizarea serviciului de întreținere documentare, fișe de post pentru personal, instruire cu privire la munca de birou, regulile de redactare și documentare, carte de raport și albumul de formulare de documente, nomenclatura afacerilor și altele.
GOST 9327-60 „Hârtie și produse din hârtie. Formate de consum. " Standardul stabilește dimensiunea hârtiei utilizate, inclusiv pentru producerea documentelor. Dimensiunile standard de hârtie în țara noastră au fost luate în 1934 pe baza standardului german DIN (Deutsche Industrie Normen - norma industrială germană) [12].
Standard specifică trei rânduri formate de consum A, B și C. A este numărul laturii primare. Dimensiunile acestei serii sunt utilizate pentru producerea de documente. Formatul sursă este A0 format (Whatman foaia dimensiune de hârtie a cărei suprafață este de 1 m 2). Următoarele formate sunt derivați de format A0, acestea sunt formate prin împărțirea formatului precedent în jumătate, paralel cu latura scurtă a foii; A4 este dimensiunea de 210x297 mm, format A5 - 148h210 mm. Într-un număr de formate folosite în cazurile în care formatul cerut, dimensiunea, care ocupă o poziție intermediară între două adiacente număr de formate formate A și seria C sunt folosite pentru plicuri, dosare de fișiere și alte produse.
GOST 17914-72 „se referă la cazurile în termen de valabilitate mai lungă. Tipuri, soiuri și caietul de sarcini. " Standardul conține un set de cerințe pentru a acoperi, caz în care a depus atunci când transferate la un depozit de arhivă. set standard de dimensiuni capace, la cerințele materiale, din care sunt făcute, și să stabilească ce informații ar trebui să fie introduse pe coperta cazului. [13]
Reguli de documentare stabilite reglementări ale fiecărui stat sau tradiție produse.