83 Primirea, revizuirea și înregistrarea documentelor
831 Primirea documentelor
Toată corespondența care vin în instituțiile, să ia biroul de adoptare este, de asemenea, obiectul prin corespondență scurt plătite, plata se face pe baza plicului, care conține suma acesteia
La deschiderea verificat integritatea lor, precum și numerele corespunzătoare de pe documente. Plicuri În absența unui document sau aplicație la acesta intruneasca număr pe plic documentul epoca prefecturii este desenată în două exemplare, dintre care unul este trimis expeditorului, iar al doilea este în proba actul de birou este prezentat în apendicele 1.
Dacă va fi găsit plic deteriorat, trebuie să faceți o notă corespunzătoare în registrul de corespondență
832 Review Document
O analiză preliminară a documentelor de către șeful biroului instituției sau altul, destinat pentru acea persoană, în conformitate cu repartizarea responsabilităților funcționale
În timpul examinării preliminare a documentelor ar trebui să fie ghidate de regulamentele privind stabilirea și unitățile sale structurale, fișele de post, clasificările de domenii și probleme ale instituției, domeniul de afaceri tururi scheme de documente de circulație.
Conducerea sau proprietarul unității înainte ca documentele sunt trimise la alt guvern și autoritățile superioare, precum și documente importante, care conțin informații cu privire la chestiuni de principiu al instituției și sudoarea decizia lor trebuyut Alte documente transmise unităților structurale și executanți urmare a revizuirii documentelor înregistrate în rezolyutsiiії destinate.
Pentru a asigura activitatea ritmul Oficiului în consultare cu conducerea instituției sau la proprietarul acesteia dezvoltă unități de livrare grafică corespondență
Document 833 Înregistrare
Înregistrarea documentelor este de a stabili faptul creării sau primirii documentului prin aplicarea pe ea legenda - coduri de înregistrare, urmat de o intrare în formularele de înregistrare nu sunt eobhidnih informații despre Documentația.
Înregistrarea documentelor este o înregistrare a informațiilor necesare cu privire la documentele marcate cu un indice de pe ele și data înregistrării Scopul înregistrării - pentru a justifica, monitoriza punerea în aplicare și eficiența căutării documentelor
Principiul de bază al înregistrării documentelor este o dată la fiecare document trebuie să fie înregistrată o singură dată
documentele de intrare sunt înregistrate în ziua de primire, care își încetează activitatea și intern - în ziua semnării Registrului efectuată la nivel central - în biroul companiei pe partea frontală a primei foi în colțul din dreapta sus al oricărei ștampila de înregistrare izhnomu stampilat care înregistrează data dokumentta primire.
Documentele care nu sunt supuse înregistrării, este transmis la indexul de destinație al documentului de înregistrare de intrare este format dintr-un număr de secvență, un index al subdiviziunilor structurale și a întreprinderilor Nomen indicele nklaturoyu, care se suturează document sau kopiiya.
documentele relevante de intrare, care nu necesită un răspuns la ele, sunt indicele de acțiune documentele de ieșire în funcție de intrarea la care este necesar să se dea un răspuns, înregistrați inițiativa pentru noua lor roster.
Toate documentele în funcție de scopul, sunt împărțite în week-end (dacă este trimis la o altă organizație), de intrare (în cazul în care provin de la alte organizații) și interne (dacă este preparat, executat și forma spaniolă o rula în cadrul întreprinderii.
La rândul său, documentele de ieșire și interne, în funcție de conținutul sunt împărțite în acțiune proactivă și respectiv se numește un document care conține întrebări de o altă organizație, care va fi primit la răspunsul Iman se face referire la documentul care conține răspunsul la voprosynya primit.
scrisori de direcție are loc: la cererea ramura cea mai înaltă și organele funcționale; la cererea organizațiilor străine, întreprinderi și instituții în implementarea comunicațiilor operaționale; la cererea comunităților AH.
Transferați documentelor de intrare trebuie să fie efectuate după registrul capului în înregistrare și control al cardului orientat către mașină detalii (ALAC) Enumerarea RSC sunt prezentate în tabelul 81
Lista mențiunilor obligatorii pentru a umple orientate spre înmatriculare auto și carduri de control
O scurtă record de abordarea problemei, sau data și numărul documentului de răspuns
Compoziția care îndeplinește condițiile obligatorii, dacă este necesar, pot fi completate cu: informații despre artist, primirea documentului său, punerea în aplicare, etc. Ordinea de detalii care introduc determinante firma chaet.
Șef al companiei, având în vedere documentul de intrare ar trebui să identifice interpret, pentru a oferi orientări clare și specifice privind punerea în aplicare și să stabilească un calendar realist
De luare a deciziilor de management pe un anumit document - una dintre funcțiile principale ale capului, o legătură esențială în managementul tehnologiei
Documentele care sunt trimise către societățile menționate la prelucrarea de ieșire a documentelor de ieșire include următoarele operațiuni:
o redactare a documentului;
aprobarea o documentului de proiect;
validarea o documentului de proiectare a proiectului de către secretarul;
semnarea o documentului de către conducătorul (omologare dacă este necesar);
o documentul de înregistrare;
O depunerea celui de al doilea exemplar (copii) ale documentului, în cazul
Proiect de document de ieșire întocmit de Executiv, corectitudinea înregistrării acesteia este verificată de către întreprindere secretar-referent
Toată corespondența care urmează să fie trimis, se pare că un asistent administrativ în ziua semnării, și cel primit în după-amiaza - nu mai târziu de prima jumătate a următoarei zile Documentele sunt transmise complet mobilat, semnat și înregistrat
asistent administrativ, care întocmește documente semnate pentru a trimite la destinație, ar trebui:
o verifica pentru semnături pe primul exemplar al documentului;
o pune pe numărul documentului de corespondență;
o pune pe document, trimiterile la intrare o trecere;
o subliniază copia documentului și data semnării numărului corespondenței;
o verifică pentru aplicația specificată de către contractant în scris;
o face o copie a documentului în toate corecțiile și completările făcute în timpul semnăturii originale;
o pune pe timbrul pagină de însoțire scrisoare frontală (deținută de întoarcere), în cazul în care documentul este de a fi trimis trebuie să fie returnat
documentele pregătite incorect sau neglijent, precum și proiectate, nivel cultural scăzut, compania a revenit la cap
- inițiativă documentele de intrare și inițiative de ieșire din cadrul fiecăreia dintre aceste grupuri;
- reglementare (ordine, ordine de personal), precum și procesele-verbale ale reuniunilor - ca parte a activității la care se referă;
- documente interne - în cazurile la care se referă
Mostre de bușteni documentelor de intrare, ieșire și interne sunt prezentate în Figura 84, 85
Figura 85 Jurnalul documentelor de intrare
Numerele de înregistrare ale documentelor de intrare și de ieșire sunt compuse din numărul de serie al documentului, un simbol al unității structurale sau numărul oficial de fișier, care va fi suturate politist doc sau o copie a acestuia, de exemplu, documentul 81 / 02-04 număr indică faptul că 81 - numărul de ordine al documentului în jurnal 02-04 - numărul de caz al nomenclaturii poate fi alte sisteme de înregistrare
Firmele pot alege să selecteze compoziția optimă a graficului de înregistrare pentru utilizarea operațională a informațiilor disponibile pentru a le în general, documentele de înmatriculare sunt central detsentr de înregistrare ralizovana permisă în instalațiile cu un document de volum de mai mult de 10 mii pe an, cu unități structurale conector geografic combinate și în cazurile în care apar specificitatea activității f locul înregistrării lui Irma este fixat în instrucțiunile de oficiul registrului documentelor în scopul bespechenii ispolneniiannya contabile și controlul lor.
Înregistrarea este necesară pentru toate documentele care necesită performanța contului și utilizarea (planificarea administrativă, de raportare, contabilitate, statistica, contabilitate, financiar, etc.), - ca și cele care sunt create și utilizate în companie și cele care provin de la alte agenții din interiorul și persoane fizice
Fiecare document este înregistrată o singură dată: Incoming - ziua de primire sau cel târziu în ziua următoare dacă documentul este introdus în afara orelor de program generate - în ziua semnării sau aprobării În cazul în care transferul documentului înregistrat de la o unitate structurală la alta din nou, el nu este înregistrat
În cazul în care cardul de înregistrare formularul de vedere și cuantificarea fișierelor de card depinde de nevoile specifice ale instituțiilor în care un fișier de referință menținute în carnete de subdiviziuni întocmite în două exemplare (pentru birou și unitatea structurală, care este transmis împreună cu documentele) În cazul capturilor de documente pentru a a făcut trei copii kartochnyeki.
Pentru comoditate, carduri de înregistrare sunt grupate în fișierul de referință de contabilitate, care producătorul separat pentru fiecare an calendaristic a unui astfel de depozit, de regulă, constă din două părți - făcute și documente rupte Prima parte este folosită pentru a căuta documente executate pe un anumit subiect, al doilea - pentru a căuta documente pe parcursul derulării acestora de către artiști, corespondenții sau termene cazul în care cardurile de înregistrare mult, acestea au fost stabilite pe secțiuni ale domeniilor de activitate, încredințate le este baza pentru numele diviziilor sale.
În timpul executării documentelor carduri secțiune a primei părți, cu punerea pe ele mărcile necesare sunt transpuse în secțiunea relevantă și secțiunea a doua parte a depozitului
În cazul în care documentele de formă revista de înregistrare sunt încurajate să mențină următoarele jurnale:
a) documente guvernamentale;
b) ordinea sediilor activității principale;
d) efectuarea de bord ferm;
e) acte de audit a activităților financiare și economice, etc.
Înregistrare automată a documentelor este centralizat în locații dotate cu echipamente informatice
Înregistrarea se face cu RSC, întocmit pe baza detaliilor obligatorii de înregistrare pentru a se asigura compatibilitatea hardware și software, sau prin introducerea directă a documentului de înregistrare detalii
În cazul în care înregistrarea automată a unei baze de date de înregistrare, și în prezența unei rețele de calculatoare - banca centrală a datelor de înregistrare
Băncile automate de date oferă angajaților gestionarea informațiilor despre fiecare și localizarea lor prin introducerea informațiilor de pe ecran și fabricație mashinogramm Atunci când operațiunile de căutare cota de automatizare Noi trebuie să fie respectate și compatibilitatea sistemelor tradiționale automatizate de înregistrare și de căutare.
Căutați informațiile de care aveți nevoie, de regulă, se efectuează central, pe domeniul automatizat de înregistrare și prelucrare utilizator ar trebui să poată, în orice moment pentru a obține John infor despre toate înregistrarea sau mai multe detalii și pentru a găsi documentul.
Există mai multe forme de documente de înregistrare: centralizate, descentralizate și amestecate un sistem centralizat creează un singur centru de referință pentru lucrul cu documentele Descentralizată prevede pot fi utilizate g înregistrate în locurile de creație sau de executare a documentelor Ținând cont de caracteristicile întreprinderii, precum și un sistem mixt în cazul în care restul documentelor sunt înregistrate la nivel central - în pagina podrazdeleniyalah ukturnih.
Pentru întreprinderile mici observat adesea un sistem de înregistrare centralizat, cu toate acestea, trebuie să fie întotdeauna un singur act Documentul nu poate fi înregistrat din nou în cadrul recursului său toate predpriyatiyva de mijloc.
La momentul înregistrării documentelor sunt împărțite în mai multe grupuri, fiecare dintre acestea fiind înregistrate separat:
- Documentele au fost marcate "CT" ( "Confidențial", "Secret comercial")
Direcții și avantaje revizuire preliminară a documentelor sunt prezentate în Figura 86, 87
Lista indicativă a documentelor care nu sunt supuse unor servicii de birou de înregistrare
Scrisorile au primit o notă de copiere
Telegrame și scrisori de călătorii și vacanțe de autorizare
Convocare, ședință, și ordinea de zi
Grafica, utilaje, aplicatii, ordinelor,
Curricula, programe Copii
Datele și informațiile trimise în atenția
Copii ale listei de prețuri
norme de consum de materiale
Publicații tipărite (cărți, reviste, buletine)
Rapoartele științifice privind temele
Rapoartele lunare, trimestriale, semestriale
formulare de rapoarte
Notă documentele enumerate în revendicările 4, 6, 11, 12, 13, 14, sunt supuse unui cont special în serviciile relevante (personal departament, contabilitate, bibliotecă, științifică și Informare tehnice și altele asemenea)
Figura 88 Lucrul cu documentele de intrare