Cadrul de reglementare și metodologic pentru organizarea arhivelor departamentale
Dacă organizația dumneavoastră este sursa de achiziție de stat sau municipale arhive (va trimite documentele acolo pentru depozitare permanentă), aveți posibilitatea de a discuta cu curatorul instituției de arhivă, care pot fi consultate și de a învăța o mulțime.
Cel mai adesea, în organizarea arhivei este o parte a vieții de birou (Direcția Generală, Biroul Secretariatului etc.). În cazul în care volumul de documente este mare, arhivele departamentale pot fi organizate ca o unitate structurală independentă.
Descrierea postului responsabil pentru arhiva organizației trebuie să fie specificate tipuri de lucrări efectuate de către acesta, a drepturilor și obligațiilor sale.
Pentru depozitarea documentelor de arhivă în organizații folosesc de obicei o cameră adaptată care îndeplinește cerințele de reglementare. În organizațiile mici, care produc câteva cazuri pe an, ia în considerare stocarea documentelor de arhivă direct în camera de birou serviciu, dar într-un dulap metalic cu posibilitatea de etanșare.
Înregistrări organizarea arhivei
Dacă ați găsit fondul de afaceri și inventarul de cazuri, este bine. Studiul acestora, aceasta va ajuta să înțeleagă compoziția documentelor de arhivă și pentru a determina valoarea lor. Arhivele departamentale pentru organizarea muncii, va fi, de asemenea, necesară nomenclatura afacerilor în ultimii ani.
Din organizarea documentelor de arhivă
Arhiva organizației pe baza reglementărilor vine de obicei documente, evidență completă:
- stocare permanentă - în principal pentru organismele de radiodifuziune documentele lor la custodia statului, la alte organizații pot să nu fie disponibile, deoarece au dreptul de a stabili o dată „10 ani“ și mai des folosit „pentru lichidarea organizației“, mai degrabă decât „permanent“ la lista standard a documentelor
- cu personalul,
- depozitare temporară (> 10 ani) - în cazul în care există în organizație,
- temporar stocarea (<10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.
Verificați disponibilitatea și starea de lucruri în organizarea arhivei
Dacă luați cazul cuiva, aceasta se face actul de cazuri de primire și de transmitere prin schimbarea taxa arhivei, care se face-to-transmite arhive, găsirea de ajutoare pentru a le (inventar al cazurilor, este fond, etc.) arhive spații și echipamentele sale.
Și dacă în arhivă sunt stocate documente (nu a fost creat de la zero arhivele departamentale), este necesar să se verifice prezența și starea de cazuri existente, în scopul de a determina conformitatea acestora cu cantitatea și compoziția formularului de înregistrare disponibilitatea reală. Cu alte cuvinte, în comparație cu descrierea capacului cazul descrierii stocurilor de arhivă. În cazul în care același lucru - bine, în cazul în care diferențele identificate - atunci este necesar să se elimine. Această verificare se face un formular de act fix. Aceste două acte ai pus în afaceri fondului.
Planificați organizarea arhivei
E timpul să înceapă să facă un plan de lucru de arhive departamentale. Luați în considerare ceea ce poate sau chiar ar trebui să fie incluse în ea.
Dacă este necesar, înregistrările planului de recuperare. În primul rând, este o chestiune de a descrie lucruri. În cazul în care nu există, atunci rewound. Pentru a ordonat documentele organizațiilor care le transmit la stocarea de stat, inventarierea cazurilor în Arhivele Statului vor fi astfel încât să puteți face o copie pentru tine.
Determina ce documente va simplifica (procesul), care ar trebui să fie distruse ca urmare a expirării stocării acestora. În acest scop, să studieze nomenclatura organizației afacerilor.
Conform reglementărilor în vigoare în termen de cel mult trei ani de la finalizarea înregistrării ține o evidență permanentă, o stocare temporară (> 10 ani) și pentru personalul care fac obiectul înregistrării complet (cu foaia de set într-un capac greu). prelucrare științifică și tehnică a documentelor consumatoare de timp și necesită anumite abilități, astfel încât să poată fi realizată ca un angajat al organizației, precum și cu sprijinul experților externi la încheierea unui contract pentru furnizarea de servicii conexe.
Asigurați-un program de administrare a afacerilor în arhiva organizarea unităților structurale, care ar trebui să fie coordonate cu șefii de divizii structurale.
În cazul în care organizația trimite documentele în custodia statului, să se consulte cu curator al Arhivelor Statului pe această temă (a termenilor, ordinul de transfer, etc.).
Managementul arhivelor departamentale ale documentelor
Veți avea nevoie, de asemenea, să organizeze utilizarea documentelor de arhivă ale organizației, în caz de necesitate practică. Angajații organizației se eliberează pe baza cazului de aplicare pentru o perioadă de cel mult 30 de zile, apoi o alta poate fi prelungit cu 30 de zile. Există o formă specială - problema cazurilor de carte de stocare. care va fi semnat pe chitanța, iar apoi returnarea fiecărui caz. În același timp, a emis în loc de arhive trebuie să fie plasat card-adjunct. în realitate, cu o cantitate mică de utilizare a documentelor de arhivă ultimă cerință este neglijată.
Am foarte recomandăm să vă înregistrați emiterea de fișiere de arhivă numai cu privire la problema de cazuri de carte de la magazin cu o listă de obligatoriu la primirea fiecărui caz. Din afară nu permit afacerile de arhivă și nu uitați că sunteți personal responsabil pentru siguranța lucrurilor.
După cum pot apărea probleme. Dacă vi sa cerut să se uite la această problemă și în curând a revenit fără a efectua aceasta din arhiva organizarea camerei, este în regulă, poți face fără birocrație inutilă (pentru a nu sărbători în carte). O altă opțiune: „Sunt doar de gând să facă o copie a unei singure coli și apoi un lucru sigur.“ Apoi ceva urgent, apoi celălalt. Și după două zile, pur si simplu nu-mi amintesc, care caută un lucru care a fost brusc dispărut atât de necesară pentru conducerea.
arhiva angajat trebuie să fie calificat pentru a efectua:
- verifica formarea subdiviziunilor și înregistrarea cazurilor și starea de stocare de documente (cu pregătirea de referință sau memoriu la cap)
- pentru a oferi asistență angajaților de diviziuni structurale ale organizației pentru a lucra cu documente,
- să participe la elaborarea nomenclaturii de organizare afacerilor și, dacă este necesar, în elaborarea unor documente de orientare de reglementare privind arhivele și înregistrările de management.
În concluzie am putea trage o concluzie pe baza a mai mult de un deceniu de experiență de lucru cu multe arhive departamentale, dacă nu, atunci nimeni altcineva nu pare că organizația dvs. este încă nici unul, dar mai bine nu versat în domeniul arhivelor.
Vă mulțumim pentru adăugarea acestui articol: