fluxurile de informații și circulația documentelor formează tooborot de documentare.
Toate documentele sunt funcții generale și speciale. Funcții generale:
• Informații (document creat pentru a salva informațiile);
• comunicativ (document este un mijloc de comunicare între organizații și alte instituții publice);
• culturale (documentul consolidează și transmite tradițiile culturale). Caracteristici speciale:
• managementul (document este un instrument de management, ca special creat în acest scop);
• legală (document este un mijloc de asigurare și de drept trădare-TION și raporturile juridice în societate);
• Istoric (documentul - o sursă de informații istorice cu privire la dezvoltarea societății).
document electronic necesită două componente esențiale:
• sistem de automatizare a fluxului de lucru,
Întreprinderile mici și mijlocii, cu un volum mare de documente, precum și toate întreprinderile mari ar trebui să utilizeze sisteme specializate de management al documentelor.
Utilizarea calculatorului nu modifică obiectivele și principiile de bază ale biroului, ci doar ajută să organizeze mai bine activitatea cu documente.
a) gestionare a documentelor electronice utilizând suita Microsoft Office de programe. Crearea de formulare standard pentru documente de birou (comenzi, regulamente, instrucțiuni, scrisori, rapoarte, și așa mai departe. D.) poate fi realizată folosind tehnologii automatizate de birou cu utilizarea de pachet de programe Microsoft Office. Există avantaje semnificative ale înregistrărilor electronice în comparație cu manualul de fabricație.
Sisteme cu mijloace avansate de stocare și regăsire a informației (arhive electronice - EA). Arhiva Electronică - este un caz special al sistemului de management al documentelor care se concentrează pe stocarea eficientă și recuperarea informațiilor. Unele sisteme ies în evidență datorită avansate de căutare full-text: cautare fuzzy, căutare semantică, și așa mai departe pe de altă parte - datorită efective de stocare organg TION ...
Sisteme cu mijloace avansate de flux de lucru (WF) - „flux de lucru“. Aceste sisteme sunt în general proiectate pentru a asigura deplasarea anumitor obiecte în o rute predeterminate (așa-numitele „routing rigide“). La fiecare pas, obiectul se poate schimba, de aceea se numește „lucrare“ cuvânt comun (de lucru). Lucrările pot fi atașate documente, dar ele nu sunt obiectul care stau la baza acestor sisteme. Cu aceste sisteme este posibil să se aranjeze locurile de muncă divizate de definiție pentru care sunt cunoscute în prealabil și toate etapele pot fi prescrise.
Sistemele axat pe sprijinul conducerii organizației și acumularea de cunoștințe. Acest sistem „hibrid“, care de obicei combina elemente ale celor două cele anterioare. În acest caz, conceptul de bază al sistemului poate fi fie documentul în sine, iar sarcina pe care doriți să o efectuați. Pentru conducerea organizației este nevoie ca de rutare „hard“ și „liber“, în cazul în care calea de circulație a documentului numește capul ( „vopsele“ document de intrare), astfel încât ambele tehnologii într-o formă sau alta pot fi prezente în astfel de sisteme. Aceste sisteme sunt utilizate pe scară largă în structura administrației publice, în birourile companiilor mari care au o ierarhie dezvoltată, au anumite reguli și proceduri pentru circulația documentelor. Astfel, angajații creează în mod colectiv documente, să pregătească și să ia decizii, executarea sau executarea kontroliruyutih. Odată cu introducerea acestor sisteme în întreprinderi mari, este important să se determine dacă sistemul prevede posibilitatea administrării eficiente, manipularea unor volume mari de informații, integrarea cu sisteme automate de control al producției care urmează să fie introduse treptat, o structură complexă de organizare, de acces bazat pe roluri, și așa mai departe organizația. D.
colaborare de sprijin orientat-System (colaborare). Această nouă tendință în domeniul sistemelor de management al documentelor legate de înțelegerea variabilității condițiilor de piață în lumea modernă și necesitatea de a avea mișcare rapidă „doar cel mai necesar,“ fără exces, dar balastul greu foarte util. Astfel de sisteme, în contrast cu cea precedentă, nu include conceptul de ierarhie în organizație nu-mi pasă de formalizare a fluxului de lucru. Sarcina lor - să lucreze împreună pentru a se asigura de oameni în organizație, chiar dacă acestea sunt separate geografic, și de a salva rezultatele acestei lucrări. De obicei, puse în aplicare în conceptul de „portaluri“. Acestea oferă servicii de stocare și TION publică a documentelor în rețeaua internă a organizației, căutarea de informații, discuții, instrumente de întâlniri (atât reale, cât și virtuale). Aceste sisteme sunt printre clienții companiilor comerciale rapid timp-Wiwa, grupuri de lucru s mari brad-max și de stat structuri.
Sistemele care au dezvoltat svrvisy suplimentare. Pot avea diferite niveluri de complexitate. De exemplu, serviciul de gestionare a relației cu clienții (CRM - Customer Relation Management), management de proiect, e-mail și așa mai departe.
sistem de management al documentelor, reprezentat în România: Documente Fusion și Documente Deschideți, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint Portal Server, Optima flux de lucru, "BOSS-referentul", "Business", "Eufrat", • Compania Media, Lotus Domino.doc, " efect de birou. " Pentru informații cu privire la aceste sisteme pot fi găsite pe serverul conferinței Docflow, http: / www. Docflow.ru și colab.
În toate sistemele, există o integrare cu aplicațiile Microsoft Office, generarea de rapoarte, instrumente de căutare standard.
document electronic extern. După cum se cunoaște, pro-Blema corespondența între organizațiile ispol'uet-bonding diverse sistem de management al documentelor electronice (EDMS) suficient de actualitate. Documente între două entități diferite, și în prezent se desfășoară într-o formă de hârtie, ceea ce complică foarte mult schimbul rapid de formare în circulație. Până în prezent, procesul a fost după cum urmează Obra-way: un document creat într-o singură organizație SED, raspechaty-prognoza pe purtătorul de hârtie, livrat prin curier sau poștă la o altă organizație, în cazul în care acesta este scanat și a introdus un nou EDS. Având în vedere că în interiorul fiecăruia dintre aceste sistem-tiile organizațional funcționează fluxul de lucru, fiecare document schimbare pentru circulația externă, procedura de mai sus este supusă ori neomogen.
Adoptarea legii privind semnătura digitală este parțial rezolvată această problemă, legislația care permite schimbul de documente informatizat între organizații independente. Unul dintre obiectivele programului tinta federal „Electronic România“ este o asociație a autorităților publice un sistem unitar de management al documentelor electronice.
Selectarea sistemului de management al documentelor - nu este doar o problemă tehnologică-LIC sau inginerie, acesta este asociat cu strategia generală a organizației. Dacă este o societate comercială, alegerea determină Xia în mare parte obiectivele, mediul concurențial, a cărui structură este disponibilă în acest moment, precum și a structurii la care societatea va fi, în viitor, și, în plus, efectul economic al off-Drenia .