“... Bună ziua, minut vesel. Bine ai venit neprețuit Katerina Matveievna.
De-a lungul amânarea trecut nu da vina pe mine. Se poate observa, aceasta este soarta mea. Cu toate acestea, nici unul dintre acest lucru nu mai este de așteptat. Așa că mă grăbesc să vă informez că sunt în viață și bine, și ceea ce vrei. "
Din scrisoarea a Armatei Roșii tovarășul Sukhov
(K / f "White Sun of the Desert")
Cine dintre noi nu-și amintește scrisoarea emoționantă soției sale, „Catherine Matveyevna neprețuită“, pe care a scris mental pe tot parcursul filmului Armatei Roșii soldat Fedor Ivanovich Suhov? Această scrisoare, desigur, a fost un personal mai degrabă decât de afaceri. Dar, din cauza unor situații în care personajele erau, avea meticulozitatea, structura și caracteristicile individuale tipice pentru corespondența de afaceri.
De fapt, nimic teribil și dificil în această instrucțiune nr. Și dacă ai vreodată (și ai cu precizie) pentru a scrie eseuri în școală, scriind o scrisoare nu aveți nevoie să efort supraomenesc. Aveti nevoie de îngrijire, diligență, cunoașterea proceselor de afaceri ale capacității organizației de a înțelege uneori nefamiliar vă problemele și circumstanțele, capacitatea de a obține informațiile necesare pentru tine de la alte departamente, servicii și angajați, alfabetizare de prezentare.
Să începem cu cerințele generale pentru redactarea de scrisori de afaceri.
Structura textului scris de afaceri
În cazul cel mai general, textul scrisorii de afaceri include:
- Tratamentul (eticheta de deschidere Formula);
- partea introductivă;
- corpul principal;
- concluzionând parte;
- etichetă formula finală.
Să le examinăm în detaliu.
Tratamentul, sau cu formula de deschidere eticheta (formulă de curtoazie): "! Bună ziua, Catherine Matveevna neprețuit"
În cazul în care se recurge la cele mai semnificative și cifre importante salut aplicabile „Dragă“.
- Stimate Domnule Ministru!
- Stimate domnule guvernator!
- Dragi clothiers Dl!
În cazul în care scrisoarea se referă la organizarea colectivă sau a unui anumit grup de angajați, cu formula eticheta este următoarea: Buna ziua!
Familiaritatea în circulație nu este permisă. Cifra de afaceri a „Dragă ...“ sau „Dragă ...“ și altele asemenea într-o scrisoare de afaceri deplasate.
La sfârșitul tratamentului trebuie să fie punctul de exclamare. Virgula, admisibilă cu punct de vedere gramatical, este lipsită de relevanță în acest caz.
Manipularea este aliniată cu centrul documentului.
Partea introductivă. Poate conține:
De asemenea, porțiunea de deschidere poate descrie situația generală (ca tovarășul Sukhov, care, grație talentului înnăscut al naratorului, de asemenea, nu a fost fără intrare): Să știi, dragă Katherine Matvevna că bătăliile de clasă până în prezent, a fost completat, în general și ora eliberării universale vine. Apoi a venit rândul meu să se întoarcă acasă pentru a aduce cu tine împreună pentru a construi o viață nouă într-o parte drăguț inima nativ.
Partea principală. Acesta conține un rezumat al problemei, situația, cu reducerea a faptelor relevante, argumente și probe. Acesta trebuie să fie asociat cu sensul părții introductive și conduce în mod logic la concluziile prezentate în partea finală. Aceasta este cea mai complexă și bogată parte a scrisorii de afaceri. Este necesar să se trateze ei desen foarte atent și responsabil pentru a pregăti dovezile relevante și baza de documentare.
Aici și cunoștințe utile proceselor de afaceri și capacitatea de a obține informațiile necesare.
În funcție de tema de a scrie miezul poate fi scurt sau complex (format din paragrafe și paragrafe). În formularea fraze de a opta pentru simplitate.
Întotdeauna amintiți-vă că sugestiile comune simple sunt percepute mult mai ușor slozhnosochinennogo și cu o abundență de punctuație complexe. De exemplu, subiectul poate fi rezumată după cum urmează:
În general, la prezentarea următoarelor cerințe:
- conformitatea cu legile în vigoare;
- , Prezentarea businesslike neutre;
- permis să utilizeze abrevieri (LLC, MES, MAI, CGH, trafic etc.) și abrevierile folosite în mod obișnuit (q m, kg, c n, etc. și p / I, etc ....);
- utilizarea vocii pasive (de exemplu, ar trebui să scrie un „contact va fi ...“ mai degrabă decât „vom face ...“, concentrându-se pe acțiunile curente, și nu pe obiect, care produc acestuia);
- Folosind viteza Wildcard (limbaj de formule așa-numitele), specifice industriei sau de activitate, care aparține companiei. Ca un exemplu de virtuozitate lor și de aplicare organică poate provoca toate aceeași scrisoare tovarășului Sukhov „Cu toate acestea, a existat o ușoară autostopul noi. Cred că timp de trei zile, nu mai mult. Și anume, mă ca un soldat conștient, sarcina de a escorta un grup de prieteni cu Orientul frățești ... De asemenea, doresc să vă spun: desfășurarea de veniturile noastre lin, într-o atmosferă de comuniune fraternă și de acord“. După cum puteți vedea, este utilizat în mod activ și exprimarea stabilă a războiului revoluționar.
În general, următoarele șabloane sunt viteza pot fi prezente într-o scrisoare de afaceri:
- Vă rugăm să găsiți următoarele documente pentru aprobare ...;
- În cadrul punerii în aplicare a acordurilor ...;
- Ca răspuns la ref dumneavoastră scrisoare. Numărul ... de ... informează ...;
- În conformitate cu contractul № ...;
- Vă rugăm să rețineți că în perioada de la ... la ...;
- Ne exprimăm profunda apreciere ... etc
Astfel de ori construcție lexicală și poate transporta sens juridic suplimentar, cum ar fi o scrisoare de garanție nu va fi, deci, dacă textul lipsește expresia „garanția de plată“.
O trăsătură distinctivă a scris de afaceri sunt, de asemenea, claritatea și concizia textului (împărțirea în paragrafe, utilizarea de propuneri comune simple,);
- valabilitate;
- obiectivitate (textul scrisorii trebuie să conțină informații obiective cu privire la evenimente și fapte;
- terminologie lipsită de ambiguitate și de formulare.
Partea finală este finală și poate cuprinde:
- concluzii care rezultă din cele de mai sus: Astfel, din faptele de mai sus, rezultă că în cazul unei defecțiuni a mecanismului nu reprezintă o garanție, precum normele de exploatare au fost încălcate;
- o cerere: Pe baza celor de mai sus, vă rugăm să ia în considerare posibilitatea de corectare a deficiențelor identificate în funcționarea produsului;
- Atenție: În cazul neîndeplinirii cerințelor contractuale, ne rezervăm dreptul de a face apel la Curtea de arbitraj pentru a proteja interesele lor;
- Oferta: Va oferim pentru a satisface cererile noastre pentru returnarea fondurilor în valoare de 15 000 (cincisprezece mii) de ruble;
- Nerespectarea: Pe baza acestor fapte, trebuie să refuze să satisfacă cerințele dumneavoastră;
- Memento: Vă reamintim că, în conformitate cu clauza 17 din documentația de atribuire trebuie să furnizeze securitate pentru contractul, și așa mai departe.
formula etichetă sau formula politeții finală. Eticheta scrisoare de afaceri este completat, în general cu formula finală - expresie stabilă, pentru a arăta respect, sper să continue cooperarea sau regret încetarea cooperării sau pierderea anumitor caracteristici, cum ar fi:
- Sperăm pentru continuarea cooperării;
- Îmi pare rău despre dificultățile întâmpinate.
Terminarea unei scrisori de afaceri este o expresie care conține o expresie a respectului, titlul de locuri de muncă a persoanei responsabile semnarea acestei scrisori, sa olografă semnătură personală, numele și prenumele:
Șeful Turkestan vamale Vereshchagin PA Vereshchagin
Formula finală este „ta“ favoare se aplică numai în cazul în care scrisoarea a început cu recurs „Dragă (numele sau poziția)!“, Dar nu este obligatorie. În funcție de situație, exprimarea repetată a ceea ce poate fi inadecvată și uite manifestare de servilism, umilire sau ironie. Din același motiv, nu se recomandă utilizarea în superlative corespondența de afaceri sau cuvinte, consolidarea sugestii emoționale. De exemplu:
Din păcate, nu am primit catalogul;
Cu cel mai profund regret să vă informez că nu putem satisface cererea.
înregistrare
În practică, pentru proiectarea de scrisori de afaceri suficiente detalii sunt după cum urmează:
Detalii cazare date în exemplul 1.
clasificare
scrisori de afaceri pot fi împărțite în funcție de scopul și conținutul acestora.
Scrisoarea de însoțire a organizației superioare ar trebui să înceapă cu expresia „Noi prezentăm tine ...“, în organizațiile mai mici - cu „vă trimite ...“ în direcția organizației - de la „Noi vă trimitem ...“ (exemplul 2).
O scrisoare de intentie nu este o garanție, faptul că ați primit într-un plic care îl va prezenta aceste documente și în cantitățile indicate în scrisoarea de însoțire. Cu alte cuvinte, un inventar nu este și nu poate fi prezentat autorităților judiciare ca dovadă a expedierii anumitor documente.
O scrisoare de intentie nu este necesară în cazul trimiterii documentelor.
Garanție. De regulă, este format din două părți: o cerere de a executa orice, asigurările de îndeplinire a obligațiilor din partea sa și sunt din punct de vedere recunoașterea datoriilor (exemplul 3).
Felicitare. Aceste scrisori sunt preparate într-o formă liberă relativ și dedicată orice sărbătoare - o dată memorabilă, sărbători legale, semnificative pentru organizație sau un anumit eveniment. mesaje de felicitare pot fi emise ca o formă de organizare, precum și formele de artă, hârtie kolorirovannoy și conțin elemente decorative și grafice.
Satisfacție. Scrisoarea trimisă mulțumiri cetățenilor, multumind sau organizație oficială pentru acțiuni (exemplul 4).
fraze pot fi folosite în aceste scrisori:
- Ne exprimăm sincere mulțumiri ...;
- Vă mulțumim pentru ajutor ...;
- Permiteți-mi să exprim recunoștința noastră față de tine ....
Cerere (cerere) - o scrisoare de afaceri, direcționat pentru a obține orice informații sau documente (exemplul 5). Scrisori interogările impun ca un răspuns sub forma unei scrisori de răspuns. În textul scrisoarea cererii trebuie să conțină în mod necesar o justificare pentru necesitatea de a furniza informații sau documente în cauză.
În practică, scrisoarea de notificare și mesajul de e-mail diferă ușor. Prin urmare, intra in panica pe tema: „Ce coșmar, am trimis o notificare către partenerul contractual. și a avut un mesaj. „Nu este necesar. Nu este nimic teribil în faptul că textul scrisorii pe care a scris „vom informa“ în loc de „raport“.
Oferta. Este direcționat către un potențial partener sau partener de cooperare și conține o sumă licitată (exemplul 7). Pentru acest tip sunt oferte comerciale (oferta). Scrisoare de ofertă poate conține atât informații generale și detaliate cu privire la organizarea și reprezintă produsul:
- o scurtă istorie și informații generale despre organizația dvs. (anul de fundație, producție și baza de depozit, realizări, participarea la importante evenimente, premii, diplome, titluri, etc.);
- detalii ale organizației;
- lista de preturi, indicând data la care este valabil (dacă doriți să prezentați toate produsele companiei dvs. ca un întreg și pentru a arăta potențialele prețuri la nivel de partener pentru aceasta);
- numele exact al produsului de (în cazul în care o ofertă este făcută la un anumit tip de produs sau serviciu);
- imaginea produsului;
- caracteristicile principale și cele mai importante ale trimiterea mărfurilor;
- Prețul reprezintă un bun sau un serviciu și durata acestuia, indicând moneda și menționează ce format preț specificat (cu sau fără TVA);
- termeni și costul de livrare;
- condițiile de obținere a reducerilor, etc.
- Confirmăm primirea următoarelor documente: ...;
- Confirmăm primirea detaliile mesajului schimbare ....
Un caz particular de scrisori de solicitare este scrisoarea de revendicare. Dintr-o simplă scrisoare a cerințelor este diferită de descrierea mărfurilor, în esență, inferioare, calitatea slabă a serviciilor, etc. Partea finală stabilește cerința: înlocui produsul în garanție transporta o reparație de garanție, returnați banii, etc. Mențiunea poate conține un defect imagini de produs, documentele ce confirmă suportate de către o parte de deschidere costuri suplimentare (de exemplu, pentru tratarea, utilizarea forțată a serviciilor altor organizații etc.) (exemplul 9).
Alte tipuri de mesaje, de obicei, nu necesită un răspuns.
Stilul de răspuns ar trebui să se potrivească cu stilul scrisorii la care răspund. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că trebuie să repete conține erori stilistice și gramaticale.
Ei bine, voi impartasi cu voi experienta mea, în conformitate cu principiile de bază ale elaborării de scrisori de afaceri cele mai diverse subiecte.
De fapt, tema la elaborarea de scrisori - este inepuizabila! În fiecare caz, ar trebui să fie abordată pentru a crea o scrisoare de afaceri responsabil și creativ, și atunci va avea noroc pe această cale spinoasă!
LA Nazarov,
Șeful Statului Major
Aflați mai multe:
