Deoarece nu există reguli clare de programare a fluxului de lucru, vă sugerăm să examinați principiile compilației sale pe exemplul calendarului de circulație a documentelor al serviciului de personal. Această unitate structurală a fost aleasă ca un exemplu, deoarece interacționează cu aproape toate departamentele întreprinderii.
Orice întreprindere înregistrează activitățile sale în diferite tipuri de documente. Procesul de transmitere a documentelor în ordinea stabilită de la momentul apariției lor la depozitul în arhivă se numește circulație a documentelor. Numărul tuturor documentelor pentru anul este cantitatea de management al documentelor de întreprindere, care ia în considerare la calcularea numărului de personal administrativ, personal de calcul al salariilor angajaților, utilizarea echipamentelor de mecanizare și automatizare. Programul de circulație a documentelor al întreprinderii se face pe baza programelor de circulație a documentelor din diviziile sale. Se poate argumenta că, de fapt, ea constă în programări pentru fluxul de lucru al unităților de afaceri.
În ceea ce privește documente, cum ar fi ordinele, numărul lor în întreprindere poate da o idee despre volumul de lucru al întregului aparat administrativ, în special, resurse umane și servicii de contabilitate (pentru că au de a face cu un număr mare de comenzi).
Rolul HR în fluxul de lucru al unei întreprinderi
Personalul comunică cu toți, fără excepție, unitățile de afaceri. La urma urmei, ei sunt responsabili de recrutarea, adaptarea lucrătorilor, organizarea pregătirii personalului, certificare, vacanțe de plată, călătorii de afaceri, concediu medical, promovare și documente recompensarea pentru a atrage muncitori la răspunderea disciplinară, modificări ale contractelor de muncă (creșteri salariale, traducere angajat un alt loc de muncă permanent (poziție), redenumirea postului etc.) Și aceasta nu este o listă completă.
Resurse umane și contabilitate
De exemplu, procesele cu gestionarea complexă a documentelor includ înregistrarea călătoriilor de afaceri și rapoartele în avans. Primul este de obicei biroul sau serviciul de personal, cel de-al doilea - departamentul contabil. Aici este important să indicați clar secvența de acțiuni:
- în ce condiții, după înregistrarea sarcinii oficiale a angajatului, să depună documente la serviciul de personal;
- la ce moment serviciul de personal emite o comandă pentru o călătorie de afaceri și un certificat de călătorie de afaceri;
- în cadrul căreia serviciul de personal transferă departamentului contabil ordinul de trimitere la o călătorie de afaceri pentru calcularea drepturilor salariaților.
Serviciile de personal elaborează și primesc anual o mulțime de documente care sunt uneori pierdute, neexecutate la timp și stocate ocazional. Pentru a evita astfel de probleme va ajuta un sistem special organizat la sistemul de management al documentelor.
Sistem de gestionare a documentelor în întreprindere
Întrucât nu există un sistem unic de circulație a documentelor, fiecare întreprindere poate dezvolta un astfel de sistem independent, ținând cont de specificul activităților sale. Dezvoltarea unui mecanism de gestionare a documentelor prevede:
- stabilitatea tuturor serviciilor întreprinderii;
- miscare clara si viteza procesarii documentelor;
- oportunitatea de a lua decizii manageriale.
Fluxul de lucru organizat în mod necorespunzător poate conduce la următoarele consecințe:
- livrarea precoce a documentelor (informații de raportare);
- încălcarea rutei de circulație a documentelor și pierderea acestora;
- încălcarea termenelor limită pentru executarea ordinelor de conducere;
- transferul de informații distorsionate (inexacte) către departamente;
- lipsa documentelor pentru rapoartele privind inventarul întreprinderii etc.
Programul de circulație a documentelor pentru serviciul de personal
Multe aspecte legate de fluxul de documente (intrare, ieșire și internă) sunt rezolvate utilizând programul de lucru.
5. Organizarea documentelor
5.1. W metoyu uporyadkovanostі Ruhu că svoєchasnogo obsesia pentru zapisіv în buhgalterskomu oblіku Pervin dokumentіv instrucțiuni kerіvnika pіdpriєmstva, instalați vstanovlyuєtsya grafіk dokumentoobіgu În cazul în care bani Are data vkazuyutsya stvorennya posesia ABO od іnshih de companii care PREZENTATE dokumentіv, de acceptare їh oblіku la trecere care până obrobku arhіvu.
5.2. Grafіk dokumentoobіgu pe pіdpriєmstvі în ustanovі responsabil zabezpechiti optim Cantitate pіdrozdіlіv i vikonavtsіv prin SSMSC trec Kozeny Parvin documentul viznachati mіnіmalny rânduri Yogo znahodzhennya în pіdrozdіlі și takozh spriyati polіpshennyu oblіkovoї robotului posilennyu controlul funktsіy buhgalterskogo oblіku, pіdvischennyu rіvnya Yogo mehanіzatsії că avtomatizatsії.
5.3. Grafіk dokumentoobіgu oformlyaєtsya în viglyadі scheme ABO perelіku robіt іz stvorennya, perevіrki că obrobki dokumentіv scho cutanat vikonuyutsya pіdrozdіlom pіdpriєmstva, instalați și takozh usіma vikonavtsyami іz zaznachennyam їh vzaєmozv'yazku i termіnіv vikonannya robіt.
5.4. Pratsіvniki pіdpriєmstva, instalați stvoryuyut i podayut pervinnі vіdnosyatsya documentul SSMSC la dіyalnostі їh sferice pentru dokumentoobіgu grafіkom. Pentru vikonavtsyu slabny vyatagi із граікаі. În vityazі indusă perelіk dokumentіv scho vіdnosyatsya la funktsіonalnih obov'yazkіv vikonavtsya, їh termіni a depus ca pіdpriєmstva pіdrozdіli, instalați, pentru a yakih documente peredayutsya tsі.
5.5. Controlul asupra pre-Tritmaniei din judetul Wikonavtsi este documentat pe site, în instalarea contabilului-șef. Vimogi contabil șef ordin schodo depus înainte de ABO buhgalterії pe neobhіdnih instalare obchislyuvalnu dokumentіv că vіdomostey Je obov'yazkovimi pentru usіh pіdrozdіlіv i pіdpriєmstva servicii.
De regulă, programele sunt elaborate de către șefii de departamente și sunt aprobate de către conducătorul întreprinderii.
Graficul poate fi tras sub forma unei diagrame sau a unei liste de lucrări pentru a crea, valida și de prelucrare a documentelor efectuate de către fiecare unitate a întreprinderii, precum și toți artiștii care arată relația lor și calendarul elementelor (Anexa 2). În acest program ar trebui să stabilească un flux de lucru rațional, t. E. Furnizarea pentru numărul optim de unități și interpreți pentru trecerea fiecărui document primar pentru a determina durata minimă a șederii sale în diviziunea.
...
________________
Notă. Programul trebuie să includă atât documentele care intră în serviciul de personal, cât și documentele de ieșire, precum și documentele interne. De exemplu, proiectarea documentelor de călătorie, prezentarea rapoartelor de forme de centre de angajare: disponibilitatea de posturi vacante (formular № 3-PN), eliberarea planificată a angajaților (număr formularul 4-luni), cu privire la acțiunile angajatului (formularul № 5-PN), ocuparea forței de muncă și angajarea persoanelor cu dizabilități (formularul nr. 10-PI) etc.
Pentru fiecare document, programul de lucru ar trebui să conțină următoarele secțiuni:
- procedura de creare a documentului (numărul de exemplare responsabile de descărcarea de gestiune, responsabil de înregistrare, responsabil de executare, data scadenței);
- procedura de verificare a documentului (responsabil pentru verificare, care prezintă spre examinare, ordinea de depunere, termenul de depunere);
- procedura de procesare a documentului (executor, termen limită, control execuție);
- procedura de transferare a documentului în arhivă (executor, termen limită).
Responsabilitatea pentru respectarea calendarului, adică pentru dezvoltarea și transferarea în timp util a documentelor, este suportată de persoanele care au creat și au semnat aceste documente.
Caracteristicile de lucru cu programul de lucru
Pentru activitatea operațională cu graficele de mai jos, fiecare artist a pictat înmânat un extras din diagramă, care enumeră documentele referitoare la domeniul său de activitate, precizează condițiile de reprezentare și performanțele acestora și identifică departamentele întreprinderii, în care sunt trimise documentele.
Atenție vă rog! Schema de circulație a documentelor trebuie să corespundă nu numai legislației actuale, ci și actelor locale ale întreprinderii, de exemplu, descrierile postului elaborate la întreprindere.
Condițiile de trecere a documentelor și termenele stabilite de KZT
Deplasarea documentelor primare în serviciul de personal este reglementată de programul de lucru. În timp pentru a furniza contabilitate, managementul și angajații cu documentele necesare, ar trebui să calculeze cât timp le ia să se pregătească și să ia în considerare condițiile stabilite de lege, în ceea ce privește acțiunile personalului, pe baza acestor documente. De exemplu, legea muncii stabilește:
Toate aceste funcții ale serviciilor contabile și de personal sunt însoțite de înregistrarea diferitelor tipuri de documente. Prin urmare, șeful departamentului de personal este recomandabil să emită și să aprobe programul de flux de lucru, ghidat de legislația muncii, fără a încălca termenele (pentru o anumită funcție), a stabilit Codul muncii.
Un element important în sistemul de gestionare a documentelor este coordonarea schimbului de documente între diferite departamente. Și procesul de interacțiune și schimb de informații în cadrul întreprinderii este întotdeauna continuu.
Cu ajutorul programului de flux de lucru, puteți rezolva multe probleme legate de circulația documentelor. Programul întocmit prevede dreptul de a solicita depunerea documentelor în condițiile stabilite. Menținerea și respectarea strictă a programului de lucru va permite stabilirea și eficientizarea procesului de lucru, va contribui la îmbunătățirea tuturor activităților contabile din cadrul întreprinderii.