HR-audit în cadrul companiei
Audit ... La contabili și angajați ai diviziilor financiare, această temă provoacă senzație de dificultăți ușoare, iar pe oamenii de meserii creați direcționează plictisitor. Dar pentru fiecare manager este foarte important să știm ce se întâmplă de fapt în domeniul muncii încredințate lui. În plus, dacă abordați această întrebare "cu un suflet", atunci locul plictiselii va avea un interes sincer.
Auditul permite managerilor să obțină o imagine reală: ce anume fac angajații pentru a atinge obiectivele de afaceri? Există multe materiale privind organizarea auditului financiar, dar cum să efectuați auditul HR? Vreau să împărtășesc experiența mea cu cititorii.
Imaginați-vă o formă tridimensională, de exemplu, un cub. Împărțind-o prin planuri verticale și orizontale într-un anumit număr de celule, obținem n cuburi egale. Dacă plasăm balamale pe vârfurile cubului, putem păstra baza într-un singur loc, înclinăm-o în plan vertical - stânga / dreapta sau înainte / înapoi. Avem o structură flexibilă, care pentru toate modificările păstrează toți parametrii principali: înălțime, lățime, adâncime (Figura 1).
Fig. 1. Ilustrarea flexibilității structurilor de matrice
Structura Matricea de exploatație „Atlant-M“ poate fi asemănat cu un astfel de cub mobil: are birouri - comerciale și bugetare (în departamentul companiei noastre - este un cod de companie independentă).
Principalele funcții ale birourilor bugetare (de exemplu, departamentul de management al resurselor umane. Departamentul de dezvoltare a afacerilor) sunt dezvoltarea, punerea în aplicare și monitorizarea executării deciziilor administrative, politici, regulamente, proceduri, și așa mai departe. N. Aceste unități creează un cadru „cub“ de activitatea lor asigură puterea întregului construcții, deoarece acestea sunt:
descrie experiența acumulată; optimizarea proceselor de afaceri existente;
să difuzeze cele mai bune practici în alte birouri;
organizarea activității noilor întreprinderi;
optimizarea proceselor de afaceri cu ajutorul sistemului ERP și controlul activității departamentelor comerciale.
Componentele "cubului" companiei noastre sunt departamentele comerciale - centre auto individuale. Sub presiunea influențelor externe, axele sale pot fi strămutate, adaptându-se la evenimentele actuale (de exemplu, la criza financiară mondială). Sistemul de gestionare creat și protejat de departamentele bugetare nu permite ca întreaga structură a exploatației să se prăbușească sub influența "deplasărilor" pe cuburi individuale. Aceste instrumente, prin care se menține integritatea sistemului, includ audituri.
Auditul vă permite să rezolvați următoarele sarcini:
să monitorizeze activitățile birourilor pentru toate procesele de afaceri;
colectarea de informații privind domeniile de activitate care pot fi optimizate;
să analizeze eficacitatea inovațiilor la fața locului;
să efectueze studii de evaluare a succesului sucursalelor care operează pe diferite piețe cu diferite mărci de autoturisme.
Auditurile sunt efectuate pentru fiecare proces de afaceri (pe baza dispozițiilor relevante), cu ajutorul unei liste de verificare (lista de verificare - o listă de verificare de întrebări, planul de testare), care a descris în mod constant ce procese și tranzacții sunt necesare pentru un anumit departament. Lista de verificare se face sub forma unui tabel cu indicatori (fișier Excel cu mai multe "foi" - figurile 2, 3).
Faceți clic pe imagine pentru a mări
Fig. 2. Vedere generală a listei de verificare
Faceți clic pe imagine pentru a mări
Fig. 3. Tipul unei foi separate
Tehnologia auditurilor în practica de management a companiei noastre a fost introdusă de angajații departamentului de dezvoltare a afacerilor. Specialiștii noștri cei mai buni - vânzătorii de autoturisme și piese de schimb, service-ul și service-ul în garanție, dispunerea și logistica, lucrează aici. Observ că grupurile noastre de lucru sunt utilizate în mod constant pentru a rezolva noi probleme sau a crea noi tehnologii. Grupul care a elaborat metodologia de audit a inclus specialiști de personal din Minsk, Moscova și Kiev (8-10 persoane, compoziția variind în funcție de stadiul de lucru). Instruirea a avut loc pe un site virtual creat special, folosind Internetul.
La etapa inițială au fost colectate inițiativele participanților grupului - propuneri pentru procedura de efectuare a inspecțiilor și propuneri pentru conținutul listei de verificare. Aceste informații au fost consolidate, structurate și prezentate participanților din grup pentru studiu și corecție. În total, au fost efectuate mai multe astfel de iterații în timpul elaborării metodologiilor.
La elaborarea listei de verificare, am aspirat:
Minimizați timpul necesar pentru al umple.
Utilizați criterii importante și măsurabile (!), Nu o supraîncărcați cu detalii excesive.
Au fost implementate mai multe proiecte pilot pentru verificarea operabilității listelor de verificare înainte de începerea auditurilor programate.
Care sunt beneficiile acestor audituri?
Angajații unităților cu o evaluare integrată ridicată a activităților pentru anul respectiv primesc un bonus. (Scorul integrat este egal cu suma auditurilor funcțiilor proceselor principale și end-to-end (de sprijin) care au o anumită pondere.)
Avizul expertului și recomandările arată posibilitățile de optimizare a proceselor de afaceri.
Conform rezultatelor raportului de audit, fiecare departament primește un plan de acțiune care va ajuta la optimizarea activității sale.
Acordând o atenție sporită proceselor principale de afaceri, nu uităm de departamentele bugetare (finanțe, tehnologia informației, marketing, managementul personalului), ne îmbunătățim în mod regulat activitățile.
Sistemul de management al personalului „Atlant-M“ poate fi reprezentat schematic sub forma unei stele cu cinci raze majore - activități (Figura 4.): Selectarea și utilizarea resurselor umane; dezvoltare; evaluare; motivație; de siguranță.
Faceți clic pe imagine pentru a mări
Fig. 4. Schema de gestionare a personalului din exploatația "Atlant-M"
* "Balastul de personal" - angajații neajustați, care permit în mod sistematic greșeli grave și erori la locul de muncă; oameni cu motivație scăzută, care își îndeplinesc în mod necorespunzător funcțiile; Cei care nu doresc sau nu sunt capabili de a-și instrui / re-dezvolta activitățile. În cazul în care managerul le consideră că trebuie luate în continuare inadecvată, începe o procedură de concediere, sau (dacă este cazul) trimite liste de angajați ai departamentului de resurse umane pentru reconversie profesională.
Tinerii manageri și specialiști care nu au experiență în managementul personalului, schema "Star" ajută la stăpânirea principiilor de bază ale managementului populației și a tinerilor ecaramați - să se pregătească pentru acordarea de licențe. În compania noastră, licențierea este un examen intern care confirmă disponibilitatea cunoștințelor necesare pentru desfășurarea anumitor activități.
Auditul implementării procesului de business "Managementul Personalului" (UE) în birourile pe care le realizăm sub forma evaluării performanței. Motivele pentru aceasta sunt:
compararea datelor colectate cu cerințele de reglementare și de bază ale Regulamentelor / standardelor de performanță în domeniul managementului.
Scopul auditului este de a obține informații fiabile cu privire la conformitatea activităților desfășurate cu standardele corporatiste de desfășurare a activității și, dacă este necesar, de a elabora măsuri pentru a elimina deficiențele în lucrul cu personalul. Procesul de audit este descris în regulamentul relevant, care este un ghid pentru membrii comisiei. Dispoziția ajută conducătorii departamentelor și membrii comisiilor să stabilească cerințele pentru fiecare criteriu și să ia în considerare problemele discutabile.
Fiecare direcție a activității resursei umane - fasciculul "stea" - constă din mai multe blocuri și se reflectă pe o foaie separată a listei de verificare (Figura 3). Programul de verificare include:
calcularea și estimarea indicatorilor economici ai companiei;
verificarea conformității cu reglementările;
verificarea fluxului de lucru.
Estimăm rezultatele economice în UE prin raportul plan / real: verificăm devierea indicatorilor curenți de la cele planificate - productivitatea, rentabilitatea și fluctuația personalului. Cifra de afaceri a angajaților, la rândul lor, este estimată de două grupe de indicatori - cifra de afaceri totală a personalului și cifra de afaceri a personalului în poziții cheie. Evaluarea se efectuează pe o scară în trei puncte, unde:
"1" - lucrarea corespunde în totalitate cerințelor descrise în documentație;
"0.5" - lucrarea nu este efectuată în totalitate, există observații;
"0" - munca se desfășoară într-o cantitate minimă sau deloc.
Auditul este condus de o comisie formată din cel puțin două persoane. Există două grupuri de criterii în lista de verificare:
pentru a verifica disponibilitatea documentelor și corectitudinea înregistrării lor;
pentru efectuarea de interviuri.
Interviu reprezentanții a trei grupuri de personal: manageri; experți; lucrătorilor. Numărul de angajați intervievați ar trebui să fie necesar și suficient pentru ca auditorii să obțină o imagine clară a grupului de criterii evaluate. După cum arată experiența noastră, pentru acest lucru este suficient să interviu 10-20% din numărul departamentului.
Pe foaia separată a listei de verificare este prezentat modelul de evaluare (Figura 5): pentru fiecare criteriu i se atribuie o anumită greutate, calculul indicatorului se efectuează pe baza evaluării maxime posibile. Astfel, calculul arată clar devierea de la cel mai bun rezultat posibil.
Faceți clic pe imagine pentru a mări
Fig. 5. Model de evaluare a proceselor de afaceri "Managementul Resurselor Umane"
Fig. 6. Vizualizarea estimărilor
La prezentarea evaluărilor, fiecare membru al comisiei lucrează individual. La sfârșitul lucrărilor, comisia se întâlnește pentru a discuta rezultatele, pentru a dezvolta o soluție comună și a pregăti recomandări. Pe baza rezultatelor evaluării, se întocmește un raport. În termen de o lună de la audit, managerul de personal al biroului auditat pregătește un plan de muncă ulterioară, cu indicarea activităților specifice (în conformitate cu lista de recomandări).
Toate întreprinderile noastre sunt angajate într-o linie de afaceri și au structuri standard. În același timp, managementul este construit astfel încât șefii de departamente să beneficieze de un grad suficient de libertate în managementul strategic și operațional (pentru a ține cont de specificul pieței într-un mod cât mai flexibil posibil). Structurile organizaționale ale subdiviziunilor exploatației diferă una de alta, deoarece întreprinderile, ca și managerii acestora, se află în diferite stadii de dezvoltare. Astfel de neuniformități adesea au mascat dificultățile inerente fiecărui departament individual, nu au permis evaluarea (și compararea) eficacității deciziilor manageriale ale directorilor lor.
Auditul ne-a ajutat să identificăm administratorii de top ineficienți, precum și cei care "urmăresc interese subiective". De exemplu, folosind oportunitățile disponibile în cadrul autonomiei furnizate, unele dintre ele introduc ajustări în structura organizațională care duc la niveluri excesive de gestionare și dublare a funcțiilor. Pe de altă parte, ne-a devenit clar că în fiecare departament este necesar să se introducă postul de director adjunct care să gestioneze funcțiile (back office). Toate aceste probleme au devenit evidente ca urmare a rezultatelor inspecțiilor.
Estimările care rezultă, de asemenea, a arătat cât de mult importanță pentru gestionarea eficientă a oamenilor este o muncă calificată și stabilă a managerului de personal, loialitatea față de companie, și, în plus - coerența și continuitatea în această activitate la nivelul departamentelor și exploatației în ansamblu.
Rezultatele auditului HR au demonstrat în mod convingător:
scăderea procentuală a cifrei de afaceri a personalului este posibilă numai cu sistemul de lucru cu personalul;
Strategia adoptată de managementul personalului afectează în mod direct rezultatele întregului departament.
Evaluările din lista de verificare ne-au ajutat în activitatea noastră cu managerii de linie. De exemplu, suntem în mod constant vorbesc cu ei despre importanța perioadei de adaptare: mai puțin atenția în primele zile la locul de muncă este dat unui angajat nou, cu atât mai mare probabilitatea ca el va părăsi compania sau va funcționa cu o productivitate scăzută. O evaluare obiectivă a comisiei, efectuată pe baza interviurilor cu 10% din personal, a fost mult mai convingătoare pentru managerii de linie decât pentru cuvinte.
Cum au reacționat angajații la audituri? La început, oamenii erau îngrijorați, punând întrebări membrilor grupului: "Ne verifică? Este ceva in neregula? "In timpul interviului, am relatat inca o data oamenilor despre sistemul general de management din Atlant-M, din care auditurile fac parte din sistemul de monitorizare a corectitudinii proceselor de afaceri. În îndeplinirea lor, nu urmărim nici un scop "represiv" ("verificare" - pedeapsă), rezultatele evaluărilor sunt folosite doar pentru a îmbunătăți structura organizatorică și activitățile departamentelor.
Unul dintre colegii mei a deschis textele Codului corporativ și a Regulamentului privind munca internă și le-a eliberat angajaților în ajunul auditului, împreună cu salariile. Aceste informații au ajutat la clarificarea esenței a ceea ce sa întâmplat cu angajații, astfel încât au devenit mai relaxați în ceea ce privește procedura de audit. Întrucât întrebările adresate în timpul interviurilor nu au vizat rezultatele muncii unui individ, ci sistemele de management al personalului în general, oamenii au vorbit de bună voie și sincer despre probleme și realizări. Ca rezultat, am primit feedback de la angajați cu privire la calitatea activității departamentului de resurse umane, precum și evaluarea managerilor imediali și a personalului de conducere al departamentului. Eicharam, recomand să îmbunătățiți în mod regulat abilitatea de a intervieva!
Efectuarea de audituri (inclusiv audituri HR) în compania noastră sa dovedit a fi foarte bună; rezultatele sale au contribuit la identificarea deficiențelor și găsirea rezervelor ascunse pentru îmbunătățirea și dezvoltarea ulterioară.