INSTRUCȚIUNI OFICIALE Secretar al șefului
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Această descriere a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile secretarului capului "________" (denumită în continuare "organizația").
1.2. Secretarul de conducere este numit în funcție și demis în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordinul șefului organizației.
1.3. Secretarul capului se supune direct ____________.
1.4. Funcția de secretar al șefului este alocată unei persoane care are o educație profesională superioară, fără a prezenta cerințe privind vechimea în muncă sau învățământul profesional secundar și experiența profesională de cel puțin 2 ani.
1.5. Secretarul de conducere ar trebui să știe:
- ordonanțe, ordine și alte materiale și îndrumări referitoare la activitățile organizației și gestionarea înregistrărilor;
- structura și managementul organizației și a unităților sale;
- metodele de procesare și prelucrare a documentelor;
- reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și vorbire;
- standardele sistemului unitar de documentare organizatorică și administrativă;
- reguli pentru imprimarea scrisorilor de afaceri utilizând formulare standard;
- baza eticii și esteticii;
- reguli de comunicare de afaceri;
- fundamentele organizării forței de muncă și a managementului;
- reguli de funcționare a computerelor;
- baza legislației administrative și a legislației muncii.
1.6. În activitatea sa, secretarul capului este condus de:
- reglementările interne ale muncii;
- ordinele și ordinele conducătorului organizației și conducătorului direct;
- Descrierea postului actual;
- reguli privind protecția muncii, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.
1.7. În timpul absenței temporare a secretarului de conducere, atribuțiile sale sunt atribuite ____________.
2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE
Secretarul șefului îndeplinește următoarele sarcini:
Efectuează activități de susținere organizațională și tehnică a activităților administrative și administrative ale șefului organizației.
Acceptă corespondența primită pentru examinare de către conducător, îl transferă în conformitate cu decizia luată de unitățile structurale sau executorii specifici pentru utilizarea în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
Conducă munca clericală, desfășoară diverse operațiuni folosind echipamente informatice destinate colectării, procesării și prezentării informațiilor în pregătire și luare a deciziilor.
Acceptă documente și cereri personale pentru semnarea șefului organizației.
Pregătește documentele și materialele necesare pentru munca șefului.
Asigură luarea în considerare în timp util și unități structurale și executanți specifice documentelor primite pentru executare, verifică corectitudinea proiectului pregătit documentele transmise la cap privind semnarea, oferă editare de înaltă calitate.
Își desfășoară activitatea cu privire la pregătirea reuniunilor și reuniunile organizate de cap (pentru a colecta materialele necesare, notificarea timpului și locul participanților, ordinea de zi, de înregistrare), conduce și pregătește procesele-verbale ale reuniunilor și conferințelor.
Monitorizează executarea de către angajați a ordinelor și comenzilor emise, precum și respectarea termenelor limită pentru implementarea ordinelor și instrucțiunilor conducătorului organizației luate pentru control.
Efectuează un fișier de card de control și de înregistrare.
Oferă locului de muncă managerului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții care să contribuie la munca sa efectivă.
Imprimă, la conducerea managerului, materialele oficiale necesare pentru lucrul său sau introduce informațiile actuale în banca de date.
Organizează recepția vizitatorilor, promovează promptitudinea examinării cererilor și ofertelor lucrătorilor.
Formează cazuri în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le transmite în timp util în arhivă.
Copiază documentele pe un Xerox personal.
Secretarul șefului are dreptul:
3.1. Solicitați conducerii organizației să asiste în îndeplinirea sarcinilor sale.
3.2. Îmbunătățirea abilităților acestora.
3.3. Să se familiarizeze cu proiectele de decizie ale conducerii organizației cu privire la activitățile sale.
3.4. Să prezinte spre examinare liderului său imediat propuneri privind problemele activităților sale.
3.5. Primiți de la angajații organizației informațiile necesare pentru a-și desfășura activitatea.
4. RESPONSABILITATEA
Secretarul șefului este responsabil:
4.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a îndatoririlor prevăzute de prezenta descriere a postului, în conformitate cu legislația în vigoare a muncii.
4.2. Pentru infracțiunile comise în timpul desfășurării activităților - în conformitate cu legislația civilă, administrativă și penală actuală.
4.3. Pentru a cauza pagube materiale - în conformitate cu legislația în vigoare.
5. CONDIȚII DE LUCRU
5.1. Modul de lucru al secretarului șefului se stabilește în conformitate cu regulile reglementărilor interne ale muncii stabilite în organizație.
5.2. În legătură cu nevoia de producție, secretarul șefului este obligat să călătorească în călătorii de afaceri (inclusiv în ceea ce privește semnificația locală).
5.3. În conformitate cu ____________________, angajatorul efectuează o evaluare a eficienței secretarului secretarului. Setul de măsuri pentru evaluarea eficacității este aprobat _________ și include:
6. DREPTUL DE SEMNĂTURĂ
6.1. Secretarului de conducere pentru asigurarea activităților sale li se acordă dreptul de a semna documente de referință referitoare la aspectele care fac parte din atribuțiile sale funcționale.