Eugene Baidakov, directorul general al Avicom Business Technologies
Astăzi, corespondența prin e-mail a luat un loc ferm în viața noastră de zi cu zi și este atât de natural atributul său încât nu ne gândim adesea la ce imagine creăm cu scrisorile noastre zilnice.
În ciuda istoriei destul de îndelungate a existenței e-mailului, arta corespondenței prin e-mail în societatea noastră rămâne încă subdezvoltată, inclusiv în sectorul de afaceri, unde acest important proces nu este dat în primul rând. Este vorba de cultura comunicațiilor electronice și de controlul asupra securității și fiabilității acestora.
Ce implică această "încărcare" a serviciilor de poștă electronică în afaceri? Să ne întoarcem la activitățile unei firme de avocatură. Zilnic, prin serverele de poștă electronică utilizate de companiile juridice, trece o mulțime de informații confidențiale. Și dacă aceste informații, pe care clientul ți le-ai încredințat, ajung la terțe părți, compania nu numai că va suferi mari pierderi financiare, dar poate suferi și un colaps de reputație.
Cu toate acestea, în ciuda existenței unor astfel de riscuri, un număr mare de firme de avocatură folosesc cutiile poștale gratuite și serverele în activitatea lor. Adăugăm la aceasta controlul scăzut asupra comunicațiilor electronice ale angajaților de către companii și cultura slabă a corespondenței în general. Care portret apare în acest caz în fața clientului, care vă încrede în reputația sa?
Având în vedere experiența vastă a companiei noastre pe piața internă a tehnologiilor informaționale și cooperarea strânsă cu afacerile legale, aș dori să împărtășesc cu colegii mei din firmele de avocatură câteva sfaturi despre utilizarea programelor de e-mail.
Mai întâi, rețineți că, chiar și pe serverele gratuite, puteți crea corespondență corporativă. Sunt de acord ca atunci când un partener sau un avocat oferă unui potențial client o carte de vizită, unde este indicat contactul [email protected], acest lucru nu îi va da soliditate. Mult mai bine, dacă va fi scris ivan_ivanov@vasha_firma.ru.
Aceste oportunități nu sunt, de obicei, cunoscute serverelor libere, dar există în aproape toate sistemele mari de poștă electronică.
Să trecem la componenta culturologică a corespondenței electronice. Ca și în orice altă formă de comunicare, trebuie respectate regulile generale de etică în afaceri. Pe cât posibil, sunetul, stilul, tonalitatea și scrierea literelor au un impact major asupra succesului comunicărilor dvs. de afaceri.
Dacă angajatul este absent din birou, trebuie să existe un răspuns automat în setările poștei lui. În plus, acest lucru nu se aplică numai cazurilor în care o persoană nu se află la locul de muncă timp de mai multe zile; această regulă este, de asemenea, eficace atunci când angajatul părăsește compania. Clientul ar trebui să știe că scrisoarea lui nu a fost pierdută, ci a fost redirecționată către un alt angajat care îl va contacta în viitorul apropiat.
În mod ideal, toată corespondența electronică trebuie copiată și adăugată în sistemul de flux de lucru. Acest lucru vă va permite să păstrați un istoric al relațiilor cu clienții și acest lucru va ajuta la evitarea posibilelor conflicte și neînțelegeri - puteți explica întotdeauna clientului că a cerut să faceți modificări în document și nu ați încălcat acordurile.
Desigur, corespondența electronică nu înlocuiește comunicarea în direct. Începerea comunicării prin poștă, oamenii nu se cunosc personal - în acest caz, scrisorile vor fi prima lor "carte de vizită". Și felul în care veți fi reprezentat - strict și de afaceri sau "roșu" și comic - va depinde, în parte, de modul în care veți privi în corespondență. Deci, ce vrei să fii în ochii clienților tăi?
În prima jumătate a anilor 1960, primele programe au fost create în Statele Unite, care au permis utilizatorilor care au lucrat la "Main Frame" în modul multi-utilizator să facă schimb de fișiere text între ele.