Compania "Business Cloud PrimeGate.io" are doar zece persoane. Acum șase luni, directorul său, Artem Sultanov, a decis să treacă complet la gestionarea documentelor electronice și chiar să refuze clienții care nu sunt pregătiți pentru un astfel de pas. Clerk.Ru a aflat ce a dictat o astfel de decizie și ce rezultat a primit Artem în cele din urmă.
Artem, de ce ai decis să treci la managementul documentelor electronice?
Nu este profitabil pentru noi să lucrăm cu documente pe hârtie. Serviciile noastre sunt ieftine (avem un produs IT - serviciu de abonament, sistem CRM și aproximativ 5 module), deci nu este foarte convenabil și destul de neprofitabil să trimiteți documente de hârtie unui număr mare de clienți.
Cred că actele sunt un fel de rudiment care trebuie eradicat. Acum, totul este automat, taxa recunoaște semnătura electronică, iar companiile au posibilitatea de a abandona titluri, sigilii, ștampile, imprimante. Documentul este încă creat în programul de contabilitate - și poate fi imediat distribuit în orice flux de lucru fără hârtie.
Ați întâmpinat faptul că contrapărții nu au dorit să treacă la gestionarea documentelor electronice? Cum ar putea fi convinși?
Tocmai am spus că noi, fie nu funcționează cu antreprenori care nu sunt gata pentru a comuta la managementul electronic al documentelor, sau pur și simplu nu le dau documentele de închidere. În special, în conformitate cu Codul civil, o oportunitate care nu sau pune la dispoziție, fără a semna o a doua parte, din cauza faptului de prestare a serviciilor, în acest caz, este foarte faptul că accesul la sistem.
Deci aveți o poziție dificilă? Ați pierdut clienții din acest motiv?
Dacă cineva refuză interacțiunea electronică, atunci acesta nu este clientul nostru. Platforma noastră este concepută pentru companiile moderne care își automatizează afacerea. Și dacă vorbim despre automatizare, se referă la tot. Acei clienți pe care i-am convins să le primească o semnătură digitală electronică, ne mulțumesc și apoi începem să folosim noi oportunități în toate.
Și cum ai ales operatorul EDO? Sunt destul de mulți pe piață.
Nu cred că alegerea este foarte mare. Am ales între două: "Taksk" și "Diadok". Când ne-am dus la site-ul "Taksk", am realizat că nu vom folosi acest sistem - imediat nu-mi plăcea site-ul, de neînțeles, incomod.
Pentru noi, factorul decisiv în alegerea a fost comoditatea utilizării sistemului. Și "Diadok" are o interfață convenabilă, suntem fericiți. Mai mult, ne-a plăcut acest sistem EDO atât de mult încât acum trecem la un alt produs de la SKB "Kontur" - contabilitate online "Elba".
De ce contabilitate on-line? Sau contabilul dvs. trebuie să țină contabilitatea online?
Adevărul este că nu avem un contabil de cinci ani în companie, pur și simplu pentru că nu avem nevoie de ea pentru afacerea noastră. Am lucrat cu companii la externalizare - contabilii lor au venit la noi de două ori pe lună, au luat documentele noastre primare, au predat conturile. Am plătit pentru aceasta, aproximativ, 15 mii de ruble. Pentru ce - este neclar, pentru că, la fel, formarea documentelor primare - contracte, acte, conturi - am făcut-o. Acesta este un proces intern al companiei care nu poate fi dus oriunde.
Apoi au existat servicii precum "Afacerea mea" și "Elba". Și acum avem o oportunitate de toate acestea sunt efectuate on-line: oriunde ai fi, în fiecare țară - nu este nevoie să „1C“ să aibă în computer - pur și simplu du-te la Internet, vă expune documentul, acesta înregistrează imediat în program, programul nu descărcare.
De ce am ales "Elba"? Deoarece toate celelalte programe similare funcționează, din punct de vedere al marketingului, asupra contabililor și nu asupra directorilor de afaceri. Ele se poziționează nu ca pe un produs pe Internet, ci ca un fel de suprastructură deasupra "1C". De fapt, am folosit inițial "Cazul meu", dar abia acum am trecut la "Elba". Concluzia este că noi "afacerea mea" ne-am săturat de toate punctele. Dar nu era unul în sistem. Întrucât facturarea noastră generează în mod automat facturi pentru plată și închiderea documentelor, este necesar să duplicăm aceste conturi în serviciul contabil. Aceasta este doar "Elba". Prin urmare, ne îndreptăm spre ei.
Cu toate acestea, și „Afacerea mea,“ și „Elba“ doar să se concentreze asupra antreprenorilor care cunoaște Internetul - sunt cele două produsul cel mai bine-cunoscute, potrivite pentru noi. Sarcina noastră a fost să renunțăm la "1C" și să nu ne mai întoarcem. Noi credem că "1C" nu este pentru afacerea noastră, ea ne încetinește.
De ce încetinește? La "1C" există același flux de lucru pentru documente electronice, ce este greșit?
un program incomod pentru noi;
necesită propria infrastructură;
finalizarea foarte scumpă;
necesită anumite cunoștințe contabile speciale, este conceput special pentru contabil.
Dar când au existat sisteme online precum "Elba", atunci nevoia de "1C" a dispărut. Deoarece tot ceea ce trebuie să fie expus: acte, facturi - totul se poate face fără chei complexe, add-ins și nu numai pe Windows. Doar schimbat piața. Condiții.
Dacă vorbim despre întreaga țară, apoi, probabil, „1C“ va fi încă 10 de ani pentru a utiliza, dar, în general de afaceri, mici și mijlocii este transferat într-un sistem de telefonie mobilă.
Câți oameni lucrați în companie?
Am vorbit cu unii lideri de companii mici - ei, dimpotrivă, spun că EDO este doar pentru companiile mari. Vom trimite 10 scrisori pe lună pe hârtie.
Aceasta este o viziune asupra lumii. Cineva conduce mașini rusești și cineva pe mașini străine. Cineva face site-uri pe platforme cloud, cineva pe soluții cutie - și toată lumea are argumente proprii pentru și împotriva.
Artem, dar cât timp a trecut momentul când ați decis să treceți la circulația electronică a documentelor și când ați implementat-o deja și ați început să lucrați pe deplin?
Au trecut două luni. Dar nu înseamnă că l-au introdus mult timp. Nu am putut să aleg timpul și să ajung la companie să semneze un contract, să genereze o cheie electronică de semnătură digitală. Implementarea este foarte simplă: sistemul funcționează imediat după semnarea contractului.
Și fără dificultăți? Nu ai nevoie să te antrenezi, personalizează programul pentru tine?
Ați menționat de multe ori "1C", ca și cum ați ști bine programul. Așa a fost lucrul cu ea?
Da. Și nu mă plâng de "1C", dar o comparăm cu ceea ce am acum.
Prima mea afacere a fost legată de tuning-ul mașinilor, am lucrat la 1C - atunci nu a existat nici o alternativă. A trebuit să angajeze un programator, oameni speciali care au încercat o mulțime de bani pentru a optimiza ERP-sistem „1C“ pentru mine sarcinile necesare, cum ar fi de a expune acte de muncă efectuate (stație de benzină - actul de acceptare). Și pentru a adăuga doar câteva norme-ore - era necesar să treci prin iadul adevărat. Într-adevăr, este naibii! Afacerea mea tocmai sa ridicat, pentru că a trebuit să găsesc o soluție pentru astfel de probleme. Întotdeauna ne alunecăm din cauza asta.
Artem, iar acum, când ai decis să te duci la EDO, personalul ți-a sprijinit decizia?
De multe ori, angajații companiilor rusești nu vor să folosească, chiar și CRM-sistem, dar acest lucru se datorează unui număr de probleme, cum ar fi dacă este necesar să se schimbe de la mașina de scris la calculator.
Aici, fie angajatul nu înțelege de ce are nevoie - el nu a fost explicat, sau nu știe cum - nu a fost învățat, sau sabotat. Totul vine de la conducere. Angajații sunt o copie a conducerii.
Credeți că circulația documentelor electronice este un mod inevitabil de dezvoltare?
Da. În Rusia, un nivel foarte scăzut al calității muncii. Trebuie să învățăm să lucrăm, de exemplu, cu același chinez. Trebuie să utilizați tot ce vă permite să automatizați procesul, să creșteți productivitatea.
Orice sistem care poate economisi timp, preia rutina - în folosul companiei. Afacerea noastra trebuie sa imbunatateasca rata de supravietuire prin alegerea unor solutii simple si rapide, cum ar fi aceleasi sisteme de cloud, nu numai in contabilitate - in tot. Acesta trebuie să fie admis, întreprinderile mici și mijlocii sunt din ce în ce se deplasează la „nor“, și cu atât mai repede fac, rata de supraviețuire de afaceri din Rusia, va fi mai mare. Tot ceea ce reduce costul rutinei - sporește supraviețuirea afacerii.
Fotografii folosite în material, din arhiva personală a lui Artem Sultanov.
uita-te la Clerk.Ru