Majoritatea echipamentelor moderne utilizate în diverse birouri și organizații se află în bilanțul întreprinderii și sunt listate în baza de date a echipamentelor și echipamentelor informatice.
Majoritatea echipamentelor moderne utilizate în diverse birouri și organizații se află în bilanțul întreprinderii și sunt listate în baza de date a echipamentelor și echipamentelor informatice. În acest caz, deseori echipamentele sunt atribuite numerelor de inventar, atât din partea contabilă, cât și din departamentul IT. În acest caz, pentru departamentul IT, de exemplu, contabilitatea computerizată necesită o separare clară a unităților de sistem, monitoare pentru o evidență separată a reparațiilor, înlocuirilor sau mișcărilor.
Programul IT Invent vă permite să creați etichete de inventar de orice format. Pe etichetă puteți plasa text, imagine și cod de bare de orice tip. Programul acceptă, de asemenea, lucrul cu imprimante de coduri de bare specializate și limbi de imprimare ZPL, EPL, EZPL.
Numerele de inventar permit, în orice caz, garantarea unicității echipamentului în baza de date contabilă. Desigur, pe echipamentele în sine există numere de serie și de multe ori coduri de bare ale acestor seriale, dar uneori există echipamente care nu au un cod de bare sau nici un număr de serie deloc. Uneori numărul de serie este, dar este foarte greu de găsit sau este într-un loc neconfortabil, dificil de atins (peretele din spate, fundul sau sub o acoperire tehnologică inteligentă). În acest sens, există o practică obișnuită, conform căreia toate obiectele de contabilitate sunt lipite cu etichete speciale pe care sunt indicate succint informațiile de bază despre obiect. De obicei, pe eticheta inventarului se indică numărul de serie, numărul inventarului, tipul și modelul de echipament, precum și compania la care aparține echipamentul. Uneori se aplică o etichetă pe etichetă.
Etichetele sunt plasate într-un loc accesibil pentru examinare. În cazul în care organizația efectuează un inventar (de exemplu, o dată pe jumătate de an sau o dată pe an), apoi pe etichetele de inventar este plasat și codul de bare al numărului de inventar. Acest cod de bare va fi citit de către scaner în timpul inventarului sau pur și simplu cu verificări intermediare ale relevanței informațiilor.
Cum și cu ce să imprimați etichetele inventarului?
Etichetele trebuie tipărite în mod obligatoriu din programul contabil. Aceasta asigură unicitatea numerelor, relevanța informațiilor și același aspect.
Există mai multe metode acceptabile de imprimare:
1. Imprimarea pe hârtie A4 simplă pe o imprimantă laser. În acest caz, trebuie să tăiați etichetele cu foarfece. Acesta este cel mai simplu și mai accesibil mod care se potrivește unor organizații mici cu un număr mic de locuri de muncă pentru 20-30 de angajați. Aceste etichete de hârtie trebuie să fie acoperite cu o bandă transparentă care să asigure fixarea și protecția împotriva abraziunii autocolantului. Dezavantajul acestei metode este că, dacă aveți nevoie să imprimați doar una sau două etichete, va trebui să cheltuiți o coală de hârtie.
2. Imprimarea pe o hârtie A4 perforată, specială, pe două straturi, care vă permite să îndepărtați etichetele după imprimare fără a utiliza foarfece și etichete pe stratul adeziv conținut. Aceste folii autoportante perforate sunt vândute în multe magazine de papetărie și permit imprimarea ieftină, dar rapidă a loturilor mari de etichete. Ca și în primul caz, hârtia este consumată nu din punct de vedere economic și este de dorit să se efectueze lipirea cu bandă transparentă pentru a preveni abraziunea informațiilor.
3. Imprimarea cu o imprimantă specială pentru etichete. Această metodă este cea mai rapidă, mai ușoară și mai fiabilă. Dar aveți nevoie de investiții inițiale pentru a cumpăra etichete de imprimantă (coduri de bare) și consumabile (role cu etichete). Un număr mare de imprimante de etichete sunt oferite pe piață, iar alegerea depinde de buget și de cantitatea de înregistrări. Imprimanta specială imprimă rapid, cantitatea și etichetele necesare deja au dimensiunea necesară și sunt pregătite pentru lipire (conțin un strat adeziv). În mod tipic, aceste etichete au o suprafață rezistentă la abraziune și pentru o perioadă lungă de timp nu necesită înlocuire.
După tipărirea numărului necesar de etichete, administratorii de sistem și asistenții lor păstrează toate echipamentele necesare cu etichete, astfel fixându-și contabilitatea.
Pentru a realiza inventare complete sau intermediare, este necesar să se deplaseze locațiile necesare ale echipamentului și să se înregistreze prezența echipamentului în locația specificată. Inventarul poate fi efectuat manual: pen + notebook și automatizat: scanner + laptop cu program IT Invent și un modul special de inventar.
În cazul inventarului manual, după crawl este necesar să actualizați datele pentru fiecare obiect contabil și să introduceți o dată de inventar în program. În cazul inventarului automat, programul va aplica rezultatele obiectelor contabile, va arăta discrepanțele din baza de date cu imaginea reală și va stabili automat data inventarului obiectelor. Istoricul modificărilor va indica motivul modificărilor: inventar.
