1.1 Microsoft Access
Microsoft Access este un sistem interactiv de gestionare a bazelor de date relaționale (RDBMS) pentru WINDOWS. Acesta este un program pe care îl puteți utiliza pentru a stoca și a prelua date în funcție de relațiile pe care le-ați instalat. Lucrul cu acesta este simplificat prin utilizarea mouse-ului. Capacitățile grafice ale carcasei fac o impresie deosebită în producerea de rapoarte și imprimate de înaltă calitate. Toate acestea datorită suportului fonturilor de tip True și încorporării obiectelor OLE (Object Linking and Embeding) în mediul WINDOWS. OLE - un obiect este o referire la anumite informații care rămân în forma sa originală. Obiectul OLE poate fi EXCEL -table, Paintbrush-illustration sau File-Sound.
Noutatea programului de acces este Cue Cards. Acesta este un sistem de instruire care oferă utilizatorului recomandări despre cum să ieșiți din situații reale atunci când rezolvați probleme de aplicare. Dacă cunoașteți limba engleză, utilizatorul poate obține întotdeauna o sugestie despre ce să faceți în continuare.
Accesul oferă, de asemenea, utilizatorului mecanisme de lucru cu baze de date de diferite formate. De exemplu, puteți accesa direct bazele de date dBASE, Paradox sau Btrieve fără a le converti în formatul utilizat de Access. Pachetul Access include, de asemenea, limbajul Access Basic (dialect încorporat al limbajului Visual Basic), care permite formarea unor sisteme specializate de gestionare a bazelor de date.
Acum, să examinăm mai detaliat sistemul de acces. Principalele concepte sau obiecte ale acestui sistem sunt: tabele, interogări, formulare, rapoarte, macro-uri și module. Și, bineînțeles, conceptul principal este baza de date.
Pentru a crea o bază de date, trebuie să efectuați următorii pași:
Activați fereastra Microsoft Access și selectați direcția New Database din meniul File (sau faceți clic pe butonul New Database din bara de pictograme). Microsoft Access afișează caseta de dialog Nou bază de date și dă automat numele bazei dvs. de date, pe care le puteți înlocui.
În linia Nume fișier, introduceți varianta numelui bazei de date. Poate conține până la 8 caractere fără spații. Microsoft Access adaugă automat o extensie. MDB la numele bazei de date, dacă nu ați făcut-o.
Dacă doriți să stocați baza de date într-o anumită locație, selectați directorul corespunzător din lista Directoare.
Faceți clic pe butonul OK.
Microsoft Access creează un fișier de bază de date gol și deschide fereastra de bază de date.
Baza de date poate fi umplută cu obiecte de diferite tipuri și poate efectua operațiuni cu ele. Dar cu baza de date puteți efectua operațiuni ca entitate indivizibilă. Toate operațiunile de acest tip - operațiile de gestionare a bazelor de date - sunt concentrate în meniul Fișier al ferestrei de aplicații Access sau în fereastra bazei de date.
Dacă utilizatorul a terminat de lucru cu baza de date, închideți-o cu direcția Close Database din meniul File, făcând dublu clic pe butonul pentru meniul de control din fereastra bazei de date sau apăsând tastele (Ctrl + F4).
Următorul pas în construirea unei baze de date va fi umplerea acesteia, adică crearea obiectelor și atribuirea proprietăților necesare acestora. Indiferent de tipul de date pe care îl aveți, va trebui să le stocați în unul sau mai multe tabele.
Tabelele reprezintă forma principală de prezentare a informațiilor conținute într-o bază de date. Fără o masă, nu puteți crea un formular, interogările și rapoartele sunt compilate pe baza tabelelor.
Fiecare câmp inclus în înregistrare este atribuit unui tip de date care determină tipul de informație care va fi stocată în acest câmp. Tipul de date este introdus în coloana Tip de date și poate fi selectat din lista tipurilor disponibile.
Puteți modifica specificația finită. Dar ar trebui să încercați să faceți toate corecțiile caietului de sarcini înainte ca baza de date să înceapă, deoarece încercarea de a schimba parametrii câmpurilor completate în baza de date poate duce la pierderea datelor sau la corupere.
În tabela Access, puteți încorpora obiecte din alte aplicații care suporta interfața OLE și asociați aceste obiecte cu programele lor părinte.
Când încorporați un obiect, Access salvează obiectul în tabel. Dacă faceți dublu clic pe mouse-ul de pe obiect pornește programul de aplicație cu care a fost fabricat - poate face schimbări în obiect. După terminarea lucrului cu programul părinte, obiectul din formularul modificat va fi salvat în tabel.
Tabelele situate într-o bază de date creată de un alt program pot fi importate în Access și puteți de asemenea exporta tabelele Access, salvându-le în formate care sunt ușor de înțeles pentru alte aplicații de gestionare a bazelor de date. Dar, înainte de a începe să importați sau să exportați direct, trebuie să efectuați setările de import sau export corespunzătoare.
Interogările servesc pentru selectarea și filtrarea setului de date. Acestea vă permit să selectați numai informațiile necesare din baza de date, adică una care corespunde unui anumit criteriu (condiție) și este necesară pentru a rezolva o problemă specifică. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de informații despre furnizori și despre produsele pe care le furnizează. Puteți crea o interogare precum "Ce produse sunt furnizate de furnizorii de la Moscova" sau "Cine din furnizorii de țigări de la St. Petersburg a vândut cel mai mare lot pentru ultimul trimestru". Rezultatul prelucrării de către programul de acces al unei astfel de interogări este un tabel numit Dynaset. Acest tabel include blocuri de date selectate din tabelul principal (sau mai multe tabele) care îndeplinesc criteriile de interogare. Dynaset este un set de date temporar dinamic, de fiecare dată când interogarea este executată, aceasta este construită din nou pe baza datelor "proaspete" din tabel.
Există două tipuri de interogări:
Întrebări QBE (interogare prin exemplu-interogare după eșantion). Utilizatorul le oferă definiții prin specificarea parametrilor individuali în fereastra de proiectare utilizând instrucțiuni (eșantioane).
Interogări SQL (Language Structured Query). Utilizatorul le formulează folosind instrucțiuni și funcții, construind o descriere. Întrebarea QBE Access se traduce cu ușurință în interogarea SQL corespunzătoare. Operația inversă nu este, de asemenea, dificilă. În general, pentru Access, nu contează ce tip de interogare lucrează utilizatorul.
Puteți crea interogări utilizând Designer de interogări sau fără Designer de interogări. Cu toate acestea, prima metodă accelerează proiectarea mai multor tipuri speciale de interogări.
Criteriile de selecție sunt instrucțiunile prin care utilizatorul îi spune accesului care blocuri de date ar trebui selectate la cerere și afișate în Dynaset. Criteriile pot fi specificate pentru unul sau mai multe câmpuri de solicitare.
Utilizatorul poate folosi interogarea pentru a efectua calcule cu blocuri de date. Acesta poate specifica în fiecare câmp o anumită funcție care procesează conținutul acestui câmp. Rezultatul prelucrării este dat în Dynaset. Funcția de procesare este specificată în linia Total, care apare după apăsarea butonului cu litera greacă "sigma" din meniul picturii. Funcția însăși poate fi selectată în această linie prin extinderea listei de valori posibile.
După ce cererea a fost proiectată, ea poate fi executată făcând clic pe mouse în linia de pictograme a butonului cu un semn de exclamare sau prin apelarea direcției Run din meniul Query. Accesul arată blocurile selectate la cerere în Dynaset sub forma unui tabel.
Folosind o limbă de interogare SQL structurată în Access, utilizatorul poate formula interogări care sunt cât mai complexe posibil în structura criteriilor și calculelor. Aceeași limbă vă permite să gestionați procesarea cererilor. O interogare SQL este o secvență de instrucțiuni care pot include expresii și apeluri către funcții agregate.
Dacă un utilizator dorește să aibă la dispoziție un proiect de interogare dezvoltat și în timpul următoarelor sesiuni de lucru, el trebuie să îl salveze utilizând directiva Save din meniul Fișier. Dacă proiectul este salvat pentru prima dată, după trimiterea la această directivă, apare caseta de dialog Salvare ca. În acesta, trebuie să atribuiți un nume solicitării, sub care va fi salvat și inclus în lista de interogări din fereastra de date. Numele interogării nu poate fi același cu numele tabelului.
Dacă această solicitare a fost deja salvată o dată și utilizatorul a ales directiva Save, vechea versiune va fi înlocuită de un nou proiect de interogare modificat. Dacă modificările nu trebuie să strică versiunea anterioară, dar trebuie salvate într-o altă interogare, trebuie să apelați directiva Salvare ca și să atribuiți noului proiect un proiect salvat. Pentru a salva o vizualizare de tabelă a interogării, selectați directiva Save Query din meniul File. Această directivă salvează modificările la proiectul interogării existente și înlocuiește versiunea anterioară a interogării cu versiunea activă. Pentru a salva interogarea pentru prima dată sau pentru a crea o copie a interogării active, a cărei Dynaset este vizibilă pe ecran, selectați direcția Save Query As.
Împreună cu solicitările de selecție, accesul poate implementa, de asemenea, solicitări de acțiune, interogări parametrice și interogări de tip cross-table.
Un formular este un formular care trebuie completat sau o mască care este suprapusă pe setul de date. Formularul de formă vă permite să simplificați procesul de completare a bazei de date, ceea ce face posibilă încredințarea introducerii informațiilor către personalul cu calificare redusă. Masca de formular vă permite să limitați cantitatea de informații disponibile pentru utilizatorul care accesează baza de date.
Aspectul, structura și modurile de funcționare ale elementelor și formelor de control individuale sunt determinate de valorile caracteristicilor acestor obiecte. Caracteristicile obiectelor sunt disponibile utilizatorului prin intermediul ferestrei de caracteristici. Pentru a seta sau modifica caracteristicile unui element, trebuie să îl etichetați și, din meniul Vizualizare, să apelați directiva Proprietăți.
Pentru a afișa fereastra de instrumente, selectați opțiunea Toolbox din meniul View. Fiecare instrument sau, mai degrabă, elementul de control / proiectare creat împreună cu el, are propria sa fereastră de caracteristici și în el este prezentată o setare standard pentru elementul de control corespunzător sub forma unei liste.
Câmpurile incluse în formular pot fi selectate din lista de câmpuri care vor fi vizibile pe ecran după accesarea directivei Listă de câmp în meniul Vizualizare.
Când se proiectează o formă, elementele de control pot fi inserate în ea. Fiecare element de control poate fi asociat cu un obiect în tabelul pe care se bazează formularul.
Microsoft Access oferă mai multe moduri de a prelua informații din baza dvs. de date - utilizând o interogare, un formular sau un raport. Puteți alege metoda care se potrivește cel mai bine activității dvs.
Rapoartele sunt, de asemenea, un mijloc eficient de tipărire a informațiilor cu privire la utilizarea regulată. Puteți crea un raport de proiect și îl puteți salva pentru o utilizare ulterioară. Proiectul raportului va rămâne neschimbat, dar de fiecare dată când primiți o imprimare a datelor curente.
Puteți crea rapoarte cu sau fără ajutorul Designerului de rapoarte. Constructorul va accelera mult procesul de creare a unui raport, deoarece acesta va face munca principală pentru dvs.
În prototipul raportului, puteți integra elemente de control în procesul de proiectare. Elementele de control încorporate în prototipul raportului pot fi folosite pentru a crea titluri, inscripții și ilustrații.
Pentru a încorpora elemente de control în raport, pe ecran trebuie să apară caseta de instrumente Toolbox (opțiunea View / Toolbox). În meniul de instrumente, este selectat butonul pentru elementul de control care urmează să fie creat. După aceea, faceți clic pe mouse-ul în poziția raportului prototip unde trebuie plasat elementul de control. Accesul plasează elementul selectat, atribuindu-i valorile standard standard de caracteristici (dimensiune, culoare etc.).
Pentru a schimba valorile standard ale caracteristicilor elementului de control, vă puteți referi la fereastra cu caracteristici, marcând anterior elementul personalizat.
Elementul de control dependent din raport este asociat cu câmpul din tabelul corespunzător. Utilizând elementul de control dependent, puteți introduce date în câmp sau le puteți afișa și le puteți actualiza în raport.
Un element de control poate fi legat într-unul din două moduri:
Dacă utilizatorul dorește accesul pentru a crea automat elementul de control asociat tabelului de bază pentru acest raport, utilizați lista câmpurilor de tabelă. Este vizibil pe ecran dacă este setată opțiunea Vizualizare / listă de câmp. Un element de control realizat cu o listă de câmpuri are aceleași valori caracteristice ca și câmpul din tabelul cu care este asociat. Pentru a efectua legarea, trebuie să remorcați câmpul sau câmpurile selectate din listă în raport. Acolo este necesar să plasați cursorul mouse-ului în poziția în care ar trebui să fie colțul din stânga sus al elementului de control (dar nu câmpul elementului de control numit), apoi eliberați butonul mouse-ului. Accesul creează pentru fiecare câmp selectat în lista de câmp elementul de control asociat (câmpul de text).
Dacă un element de control deja existent, nelegat, trebuie legat înapoi la câmp, acest lucru se poate face utilizând fereastra cu caracteristici. În această fereastră, după marcarea elementului de control în prototipul raportului, sunt enumerate caracteristicile acestui element. Când introduceți numele câmpului asociat în această fereastră, valoarea de legare este folosită ca valoare a caracteristicii ControlSource.
Puteți salva raportul în două moduri:
Salvând doar proiectul său, structura raportului, fără date.
Din meniul Fișier, selectați directiva Salvare.
Dacă raportul nu a fost denumit, tastați numele în linia de nume de raport.
Salvarea rezultatului, raportul complet - proiectul împreună cu datele - într-un fișier pe care îl puteți utiliza în alte aplicații Windows acceptate, de exemplu, Microsoft Excel.
Din meniul Fișier, selectați Ieșire la.
Urmați instrucțiunile din casetele de dialog Ieșire la.