Natalia Sokolova, director pentru dezvoltarea sistemelor de producție
Artem Charykov, manager
Lucrările contractuale la întreprinderi implică de obicei toate verticalele funcționale. Un număr mare de participanți, adesea cu interese opuse, necesită o gândire atentă prin proceduri și mecanisme de interacțiune bine stabilite. Pentru mulți - aceasta este o zonă problematică, schimbările în care sunt extrem de dificile.
De exemplu, mecanicul sef al nevoii de întreprindere a contractului a fost încheiat mai repede ca el prost planificat are nevoie de serviciu, au nevoie de servicii de securitate este mai mult timp pentru a verifica furnizorul de servicii financiare trebuie să verifice eficiența costurilor și este de dorit pentru a economisi bani. Principala sarcină aici este de a echilibra interesele participanților la munca contractuală și de a atinge un obiectiv comun.
În acest articol, consultanții CiG Business Consultants vorbesc despre abordările pentru optimizarea lucrărilor contractuale pe baza proiectului lor de succes la o întreprindere petrochimică majoră.
Importanța organizării optime a lucrărilor contractuale nu poate fi supraestimată, deoarece există o nevoie urgentă pentru orice întreprindere:
- pentru a controla oportunitatea încheierii contractelor și validitatea alegerii contrapartidelor -
- să stabilească proceduri pentru a asigura cea mai rapidă coordonare posibilă a contractelor, pentru a optimiza listele Acordului Concorde, în vederea, pe de o parte, pentru a minimiza riscul de erori în custodia lor și, pe de altă parte - reducerea timpului de soglasovaniya-
- controlul punerii în aplicare a contractelor, inclusiv îndeplinirea obligațiilor financiare -
- să formuleze un dosar de contracte care să utilizeze o varietate de surse pentru a minimiza riscurile și a asigura accesul tuturor părților interesate.
Abordare complexă privind organizarea muncii contractuale
Pentru a rezolva aceste probleme consultantii CIG Business Consulting aplică o abordare cuprinzătoare a organizării muncii contractului, care include mai multe etape: adoptarea unei decizii privind dacă să semneze acordul și să transfere executarea contractului în arhive.
Fig. Abordări pentru optimizarea muncii contractuale
La fiecare etapă a contractului de muncă au propriile lor scopuri. De exemplu, în etapa a procedurii de selecție a contrapartidei ar trebui să fie pentru a minimiza riscurile de abuz la companie și riscurile din cauza reaua-credință a contrapartidei, iar în etapa de aprobare și semnarea contractului - pentru a asigura eliminarea rapidă a deciziilor deja luate. În practică, companiile încearcă să reducă la minimum riscul de abuz prin acorduri contractuale multiple în loc de a intra în procedurile de selecție contractant publice. Acest lucru conduce la o procedură de aprobare lentă, birocratică, care nu protejează societatea de fraudă.
Probleme de organizare a muncii contractuale
În general, problemele de organizare a muncii contractuale sunt aceleași pentru întreprinderile mijlocii, care lucrează cu zeci de contracte pe an și pentru întreprinderile mari cu mii de contracte pe an. Diferența este în gradul de manifestare a acestora. Prin aceasta, consultantul își începe activitatea în cadrul întreprinderii.
De exemplu, aici este un extras din raportul consultantului privind problemele legate de organizarea lucrărilor contractuale la o mare fabrică petrochimică:
§ are o ordine strict secvențială fără acțiuni paralele. Prin departamentul juridic, proiectul tratatului se desfășoară de două ori: la începutul procedurii și după aprobarea tuturor funcționarilor. În același timp, verificarea contractului pentru respectarea formularului standard se face la sfârșitul procedurii de omologare în mai multe etape.
§ Nu există o delegație de autoritate: înainte de viza supraveghetorului, proiectul de contract este verificat de către subordonații săi. Astfel, în unitatea care a inițiat contractul, avizează proiectul de 3 persoane, CFO - 6 persoane, în departamentul juridic al unui proiect de acord încheiat prin procură - 2 persoane (consilier juridic și unul dintre șefii de departamente), proiectul de acord încheiat de directorul general - 5 (!) de oameni.
§ stabilirea unor termene de trecerea de monitorizare a tratatului procedura este greoaie, așa că nu funcționează: executiv, după consultarea cu fiecare funcționar alege personal un proiect de acord în ștampila biroului data și ora etapă de trecere în vederea armonizării și transferului de coordonate către o altă persoană. Executorul responsabil (cel mai adesea - șeful departamentului) acționează ca un curier. Dacă există un sistem electronic de gestionare a documentelor, se utilizează numai suporturi de hârtie.
§ Nu există control asupra condițiilor de acord. nu există nicio responsabilitate pentru durata aprobărilor. Nimeni nu inițiază pedeapsa.
Ca rezultat, mai puțin de 40% din contracte sunt încheiate prin proceduri publice, iar durata medie a etapei de aprobare și semnare a contractelor la uzină este: cumpărare și vânzare - 15 zile, servicii / contract - 27,5 zile.
Una dintre deciziile cheie propuse de Consultant este introducerea executorilor responsabili. Aceștia sunt angajați care au informații complete despre contract, sunt responsabili pentru pregătirea și încheierea contractului și însoțesc, de asemenea, executarea obligațiilor contractuale.
Ca urmare a introducerii directorilor responsabili la întreprindere, se stabilește responsabilitatea personală pentru implementarea întregului set de lucrări pentru fiecare contract.
Extras din Regulile contractuale:
- supraveghează executarea corectă a documentelor primare și a altor documente necesare (inclusiv cele menționate în termenii contractului) în conformitate cu obligațiile întreprinderii -
- furnizează în timp util la departamentele relevante documentele companiei pentru decontări în cadrul contractului (plăți, facturare și primirea facturilor) -
- informeze cu promptitudine factorii de decizie și de a suspenda executarea angajamentelor sale de ordine acum, în cazul în care condițiile de executare a obligației ca urmare a executării contractului acum contrapartidă și contrapartea nu și-a îndeplinit (a întârziat executarea lor) lor.
Următoarea decizie cheie este un sistem de proceduri oficiale pentru selectarea unei contrapărți. inclusiv:
- procedura de determinare a ne-alternativei contrapartidei pentru un anumit contract -
- proceduri de selecție publică a contrapartidelor (licitație, licitație, ofertă de ofertare) -
- procedura de încheiere a contractelor în limita responsabilității financiare a managerilor de nivel înalt, cu prioritatea necondiționată a procedurilor publice de selectare a contrapartidelor.
Divizarea contrapartidelor în alternative / non-alternative vă permite să aplicați în mod adecvat proceduri publice, simplificând procedura pentru contrapartidele ne-alternative.
Extras din Regulile contractuale:
În sensul prezentului regulament, principalele criterii. Următoarele sunt posibile pentru a clasifica persoanele ca ne-alternative la contrapărți:
- bunurile (munca, serviciile) sunt fabricate (realizate, sunt) prin tehnologie unică sau au proprietăți unice, fapt confirmat de documentele relevante -
- o persoană este un monopol natural înregistrat oficial la FAS Rusia sau FCS din Rusia-
- o persoana este singurul dealer oficial al unei persoane care indeplineste cerintele paragrafelor "a" si "b" ale acestui articol, care sunt stipulate in contractul dintre ele -
Pentru a asigura controlul asupra definiției non-alternative, se utilizează următoarea procedură:
- o listă de contrapartide ne-alternative este dezvoltată de subdiviziunile întreprinderii,
- este verificat de către departamentul de securitate pentru prezența "informațiilor de oprire"
- verificarea valabilității și opoziției unui grup de specialiști specializați,
- aprobat de organul de conducere cel mai înalt sau colegial.
Utilizarea sistemului de limite de responsabilitate financiară a managerilor asigură rapiditatea luării deciziilor manageriale privind contractele cu riscuri financiare minime.
Extras din Regulile contractuale:
Limita responsabilității financiare este un anumit volum financiar al contractelor, în cadrul căruia directorului zonei funcționale i se dă dreptul de a alege independent contrapartea fără a se angaja în proceduri competitive.
Fiecare manager, care are o limită de responsabilitate financiară, este obligat să se asigure că toate deciziile de afaceri luate de el în numele Companiei sunt corecte, luate în mod corect și maximizând raportul profit / pierdere.
- pentru un contract (suma maximă pentru încheierea unui singur contract de un anumit tip) -
- pe an (suma maximă totală pentru încheierea contractelor pe parcursul anului).
Limita responsabilității financiare poate fi utilizată numai pentru limita stabilită pentru acest tip de contract sau grup de contracte.
Cu un număr mare de contracte de management senior nu au timp și cunoașterea profundă a zonei supuse, în scopul de a controla alegerea contractorilor. Sistemul propus oferă control asupra luării deciziilor privind selectarea unei contrapărți, respectând echilibrul dintre formalizare și luarea rapidă a deciziilor. Sistemul include un mecanism de control al raportului dintre numărul de contracte încheiate cu utilizarea unor proceduri publice și numărul de contracte încheiate în limita responsabilității financiare: reducând în același timp răspunderea financiară limitează o proporție tot mai mare a contractelor încheiate cu utilizarea procedurilor publice și vice-versa.
Următoarele decizii cheie afectează stadiul negocierii și încheierii contractelor.
Aplicarea pe scară largă a formelor standard de contracte le permite să utilizeze pentru acestea procedurile simplificate de coordonare. eliminând coordonarea inutilă.
Extras din Regulile contractuale:
Componența unităților de coordonare se determină în funcție de tipul de contract, precum și de utilizarea formularului standard aprobat la pregătirea acestuia.
Pentru un contract întocmit cu un formular standard aprobat, cu un partener care nu este afiliat, sunt necesare vize:
- Responsabil performer-
- Responsabil lider-
- Biroul de planificare economică și control financiar.
Una dintre condițiile pentru aplicarea eficientă a formelor standard de contracte este crearea de documente protejate de schimbări.
Alte decizii care accelerează procedura pentru aprobări:
- de stabilire a limitelor de responsabilitate a persoanelor vor fi convenite contracte prin care studii oficiale, numai acele clauze contractuale care sunt în limitele responsabilității sale.
- contractul de proiect este coordonat de unul dintre angajații autorizați în numele unității. dreptul de a aproba care este acordat prin ordinul întreprinderii -
- toate proiectele de acorduri negociază mai întâi departamentul financiar și economic, ultima - unitatea juridică, toate celelalte unități sunt coordonate în paralel sunt de acord asupra unui proiect de acord în cadrul competențelor lor -
- Termenul de examinare a proiectului de contract, întocmit într-un formular standard, într-o singură unitate structurală, nu poate depăși 8 ore. și în cazul în care documentul conține o notă "urgentă" - 4 ore-
- Timpul pentru examinarea documentelor este unul dintre indicatorii eficacității unităților coordonatoare. Șeful unității coordonatoare este obligat să obțină o reducere a timpului de așteptare pentru aprobarea documentelor din coada de așteptare.
Pentru a elimina riscul de "agățare" a documentului, unul dintre participanții la acord include mecanisme de transferare a autorității către alți participanți în proces. Persoana autorizată trebuie să numească un deputat pentru perioada de absență și să delege responsabilitatea angajaților cu privire la o serie de probleme.
Soluțiile cheie descrise mai sus, împreună cu alte soluții mai specifice, permit companiilor să obțină următoarele rezultate: