Cum să rezervați și fără probleme să luați în calcul cheltuielile de călătorie
Documente locale actuale
- din justificarea economică a cheltuielilor de călătorie (clauza 1, articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse);
- din disponibilitatea unui pachet complet de documente care confirmă cheltuielile de deplasare (articolul 252 alineatul 1 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Nu este vorba numai de documente tradiționale contabile tradiționale, ci și de documente locale importante ale organizației, care determină, direct sau indirect, procedura de compensare a cheltuielilor de deplasare a angajaților;
- cu privire la modul corect proiectate astfel de documente, nu numai din punctul de vedere al legislației fiscale, ci și din punct de vedere al respectării echilibrului intereselor financiare ale atât societății (proprietarul activelor), și fiecare dintre angajații săi (bugetul personal).
Din nefericire, anumite tipuri de cheltuieli de deplasare cauzează adesea conflicte interne care apar între angajați și departamentul contabil al organizației, care, după cum se știe, efectuează acumularea și plata fondurilor în acest scop. Iată de ce devine "rău universală" în ochii anumitor angajați detașați din cauza absenței unor documente locale importante ale organizației. Și din motive care nu sunt întotdeauna dependente de contabilitate și, după cum arată practica, sunt cauzate de deficiențe pur manageriale.
Este în primul rând cu privire la astfel de instrumente locale, cum ar fi politica corporativă a organizației, una din aplicațiile care sunt pe ordinea de poziția și dimensiunea de rambursare a cheltuielilor de deplasare ale angajaților, regulamentele interne, reglementările privind remunerarea și compensații plătite membrilor consiliului organizației de administrație.
Majoritatea organizațiilor neglijează, în general, necesitatea de a întocmi un astfel de document ca și dispoziția privind procedura și cuantumul rambursării cheltuielilor de călătorie pentru angajați, considerând că este redundantă. Cazul se limitează doar la emiterea unui ordin privind cuantumul diurnelor pentru călătorii de afaceri în Rusia și în străinătate, a cărui scriere este încredințată departamentului de conturi.
De asemenea, normele de reglementare a muncii interne nu sunt disponibile în toate organizațiile. Dar dacă sunt, ele sunt adesea făcute oficial, fără a lua în considerare toate nuanțele care pot afecta impozitarea atât a organizației, cât și a angajaților. Acest lucru se datorează faptului că elaborarea acestui document este atribuit personalului sau departamentul juridic (sau interacțiunea lor comună) că, fără implicarea contabili nu poate lua în considerare nuanțele de impozitare, legate în special de călătorie, care se încadrează la sfârșit de săptămână și de sărbători.
Pentru călătoriile de afaceri ale membrilor consiliului de administrație, dispoziția privind remunerațiile și indemnizațiile plătite membrilor consiliului de administrație, care nu este prezentă în numeroase organizații, este deosebit de urgentă. Mai mult decât atât, acest document este adesea confundat cu dispozițiile privind consiliul de administrație, elaborate de serviciul juridic, ținând seama de cerințele dreptului societăților comerciale și ale statutului organizației.
Prezența și compilarea corectă a documentelor locale enumerate vor permite organizației să evite multe conflicte: externe - cu verificare (inspecție fiscală și muncă) și internă - între angajații călătoriți și departamentul de conturi.
Luați în considerare cele mai problematice tipuri de cheltuieli de deplasare.
Călătorie de afaceri în weekend și sărbători
Din modul de lucru stabilit și documentarea corectă a acestuia depinde de riscurile fiscale ale organizației în ceea ce privește recunoașterea cheltuielilor de călătorie pentru week-end și concediu în scopuri de profit.
Marea majoritate a cazurilor organizațiilor, trimiterea angajaților în călătorii de afaceri, să recunoască în scopuri fiscale costul de compensare legate de profit angajaților pentru zilele de plecare într-o călătorie de afaceri și de zile de călătorie de sosire care se încadrează la sfârșit de săptămână, fără o reguli de lucru proiectate în mod adecvat (denumit în continuare - PVTR), care prevăd modul de lucru la sfârșit de săptămână și sărbători.
Organizația pentru scopuri fiscale poate confirma cheltuielile de deplasare la care pentru a trimite personal la sfârșit de săptămână și de sărbătorile legale, ordinea (instrucțiuni) pe direcția angajatului într-o călătorie de afaceri, vouchere de călătorie, misiuni de locuri de muncă, precum și un raport privind punerea sa în aplicare, documentele contabile primare, precum și o copie certificată PVTR, care asigură modul de lucru la sfârșit de săptămână și sărbători.
Prevederea de zile suplimentare pentru angajați, altele decât cele stabilite de legislația muncii și reglementările interne privind munca, reduce timpul de lucru și poate duce la o reducere a salariilor. Prin urmare, dacă inițiativa vine de la angajator, aceasta din urmă ar trebui să decidă plata acestor zile libere.
În cazul în care acordarea unor astfel de vacanțe (dedicate sărbătoare nelucrătoare specifice publice) este regulat, această poziție poate fi stabilită în regulamentele interne referitoare la reglementările locale și normele care reglementează diversele aspecte relațiile de muncă cu un anumit angajator.
Dacă o astfel de decizie are o singură natură, acest lucru se poate face prin emiterea unui act de reglementare locală. Deoarece forma unificată a unei astfel de ordine nu este stabilită, ea poate fi emisă într-o formă arbitrară. Ordinul ar trebui să prevadă că zilele libere date sunt plătibile. Deoarece mecanismul de plată pentru aceste zile nu este stabilit de Codul Muncii al Federației Ruse, ordinul trebuie să prevadă că acestea sunt plătibile în cuantumul câștigurilor medii.
Zile suplimentare suplimentare sunt stabilite pentru toți angajații.
Aceasta înseamnă că, în cazul în care, după stabilirea unor zile libere suplimentare, unul dintre angajați va fi adus la lucru în zilele specificate, în modul prevăzut la art. 113 TC RF, este necesar să se emită o comandă corespunzătoare. Plata pentru munca în astfel de zile trebuie făcută în conformitate cu regulile prevăzute în art. 153 din LC RF.
În scopul de a gl. 25 "Impozitul pe profiturile organizațiilor" din Codul Fiscal al Federației Ruse, contribuabilul reduce veniturile primite pentru suma cheltuielilor suportate (cu excepția cheltuielilor prevăzute la articolul 270 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Cheltuielile sunt costurile justificate și documentate suportate (suportate) de către contribuabil, cu condiția ca acestea să fie făcute pentru a desfășura activități destinate să genereze venituri (alin. 1, art. 252 din Codul fiscal).
Clauza 3 din art. 255 din Codul Fiscal a stabilit că, în costurile forței de muncă în scopuri fiscale companii includ, în special, de încărcare de stimulare și (sau) natura compensatorie referitoare la locul de muncă și condițiile de lucru ale regimului, inclusiv suprataxă ratele de tarifare și a salariilor pentru muncă în munca de noapte în funcțiune mai multe schimburi, cu o combinație de profesii, extinderea zonelor de servicii, pentru muncă în dificilă, condiții de muncă deosebit de nocive, locul de muncă, ore suplimentare nocive și să lucreze la sfârșit de săptămână și de sărbătorile legale, efectuate în conformitate cu de legislativ Federația Rusă.
Astfel, în cazul în care PVTR aprobat de către șeful organizației, include exploatarea la sfârșit de săptămână și de sărbătorile legale, costurile asociate cu plata de compensații angajaților pentru zilele de plecare într-o călătorie de afaceri și de zile de călătorie de sosire care se încadrează la sfârșit de săptămână, pot fi luate în considerare ca o cheltuială la plată pe baza clauzei 3 din art. 255 din Codul Fiscal al Federației Ruse, sub rezerva respectării principalelor criterii stabilite de CI. 252 din Codul Fiscal.
Luând în considerare poziția organelor de supraveghere, atunci când există excursii de afaceri pentru angajați în weekenduri și sărbători, disponibilitatea PVTR-urilor, care oferă un mod de lucru la sfârșit de săptămână și sărbători, este deosebit de importantă.
Eliberarea plății în avans în ruble pentru călătorii de afaceri în străinătate
Creșterea gradului de alfabetizare legală a angajaților și dorința lor de a-și apăra drepturile cresc de la an la an.
Cu toate acestea, în scopul de auto-apărare a drepturilor lor de muncă și a intereselor financiare ale lucrătorilor folosesc, uneori, unele lacune în document, ceea ce este surprinzător pentru organizația angajatoare și influența (uneori foarte semnificativ), cu condiția financiară.
În cele mai multe cazuri, motivele pierderilor financiare ale organizației angajatoare sunt:
- publicarea necorespunzătoare sau absența sau elaborarea oficială a documentelor interne ale organizației, legate direct sau indirect de aplicarea drepturilor de muncă ale angajaților;
- lipsa interacțiunii dintre serviciile de contabilitate și personal în problemele de întreținere corectă a documentației necesare.
Ceea ce sa spus direct se referă, în special, la cazurile de plată în avans în ruble pentru călătorii de afaceri în străinătate.
Potrivit art. 168 de proceduri și de rambursare TC RF dimensiuni asociate cu călătorii de afaceri, determinate prin convenție colectivă sau reglementare locală (Regulamentul privind modul și cantitatea de rambursare a cheltuielilor de călătorie, ordine ale capului, etc.).
După cum arată practica de audit, multe organizații nu au un astfel de document local, ca poziția comenzii și valoarea de rambursare a cheltuielilor de călătorie sau a documentului este formal - fără a lua în considerare echilibrul realizat de interese ale angajatului și angajatorului, în special în partea de decontare de plată în ruble a cheltuielilor de transport angajații care sunt angajați în valută străină atunci când călătoresc în străinătate. În acest caz, în mod inevitabil probleme apar, care afectează interesele financiare ale angajaților în timp ce plata-le un avans pentru cheltuielile de deplasare în ruble.
Și o astfel de situație apare destul de des, pentru că nu fiecare organizație are un cont curent monedă, prin care va fi capabil să achiziționeze un birou de schimb al băncii și valută prin emiterea unui avans pentru cheltuielile de deplasare în timpul călătoriilor în străinătate. Legislația actuală nu interzice emiterea plăților în avans în ruble pentru călătorii de afaceri în străinătate. Prin urmare, când se înregistrează un călător străin, un angajat primește un avans în ruble. Angajat de sine (numele unei persoane fizice) cumpără o monedă la un birou de schimb valutar, iar la întoarcerea sa dintr-o călătorie de afaceri de vânzare soldul neutilizat al monedelor și revine la organizarea casierul echivalentul său rublei.
Absența sau prezența organizației întocmite de dispozițiile ordinului și valoarea compensației cheltuielilor de deplasare permite angajatului trimis în străinătate solicită organizației cu plata finală pentru plata fondurilor suplimentare de călătorie în situația când rata de schimb a crescut de la data aprobării raportului de cheltuieli. În acest caz, angajatul este reprezentat de un document din punct de schimb, care nu conține informații care să permită identificarea identității unui cumpărător individuale de valută (fără a indica numele, prenumele, patronimicul, și datele de pașaport).
Pentru a evita disputele financiare inutile cu angajații trimiși abordare în străinătate a propus rezolvarea problemei este recomandabil să se stabilească poziția comenzii și valoarea de rambursare a cheltuielilor de deplasare, la care este necesar un tablou pentru a familiariza toți angajații organizației (fig. 1, 2).
│ Societatea cu răspundere limitată "Aurika" │