Instrumente IT folosite de Victoria Kopylova
- 1C: BoucherService
- 1C-Raportare
- Microsoft Office Suite
Companiile care oferă servicii de contabilitate pentru externalizare, mai devreme sau mai târziu se confruntă cu nevoia de automatizare. Numărul clienților este în creștere, iar sarcinile stabilite de aceștia devin din ce în ce mai greu de realizat calitativ și la timp "pe genunchi". În „Regizorul este fericit“ pentru a rezolva această problemă au plecat să lucreze la standarde „1C: BuhObsluzhivanie“. Pe de ce acest lucru a dus la o reducere a numărului de clienți, dar și-a dublat veniturile pe portalul Biz360 a declarat Victoria Kopylova, fondatorul „Directorul este fericit.“
Cel mai adesea, companiile contabile se bazează pe contabilii profesioniști puternici. Ei înțeleg că pot câștiga mai mult și își pot crea propria companie. La un moment dat, am fost la fel de puternic profesionist, am decis să servesc mai mulți clienți. Dar, baza de clienți a dobândit o masă critică, după care a fost necesar pentru a închide sau de afaceri și pentru a reveni la locuri de muncă sau să accepte regulile de joc și de a construi o mai bună calitate a contabilității de afaceri.
Mi-am dat seama că trebuie să construiești o afacere. Dar, pentru a fi un contabil care are clienți și asistenți (personal) și pentru a construi o afacere contabilă - acestea sunt lucruri absolut diferite. Am căutat o cale de a construi o afacere de foarte mult timp. O mulțime de efort depus pentru scrierea de instrucțiuni, regulamente, carduri de proces pentru procese. Sincer, am sute de pagini scrise de mine pe calculatorul meu.
După ce regulamentele au fost scrise și o anumită tehnologie de lucru a început să fie construită, următorul pas a fost să automatizeze această lucrare. Am angajat chiar și un programator care mi-a scris un fel de program "1C: Gestionarea unei firme de outsourcing", în care lucrăm acum ca francizat "1C: BukhObsluzhivanie".
Din păcate, aceste eforturi nu au dus la nimic. Programatorul a fugit într-o cantitate excesivă de muncă și nu am putut nici măcar să înțelegem volumul său în acel moment. Am fost torturat de programator timp de două luni. În tot acest timp am fost în domeniul informațional al externalizării contabile. Am citit o mulțime de informații pe această temă pe Internet, inclusiv pe site-uri străine.
De ce am ales "1C: BooService"
La un moment dat, am găsit informații despre rețea despre "1C: Buhobsluzhba". Pentru mine, cel mai important lucru a fost că am văzut standardele prescrise acolo. Iar standardele "1C: BO" în comparație cu standardele prescrise de mine erau ca "cerul și pământul".
Toate îndoielile mele, de a merge sau de a nu merge sub "1C", au dispărut. Și îndoielile erau grave. Am visat să-mi dezvolt compania singură, am vrut să fiu recunoscută pe piața Teritoriului Krasnodar. Acest moment a fost pentru mine cel mai dificil. Cum este faptul că sunt atât de independent, inteligent, înainte de toate, am venit cu un nume bun pentru companie - "Directorul este mulțumit", dar dintr-o dată trebuie să "stau" la cineva - să lucrez pentru franciza 1C?
Tranziția la noile standarde
Ne-am târât încet pe clienți la un nou standard. Pentru fiecare dintre ei a fost creat un contract, nivelul serviciilor (servicii și termene pentru implementarea lor), graficele de interacțiune, bazele mutate.
Înainte de aceasta am avut toți clienții într-o bază de date. Conform noilor standarde, principiul formării bazei este destul de diferit: un client - o bază. Separarea bazei de date, actualizarea și transfer la „nor“, „1C: BO“ a durat, de asemenea, o lungă perioadă de timp, dar ne-a ajutat în compania „1C“. Nu am alergat în jurul orașului singur în căutarea unui programator - "1C" a oferit o taxă suplimentară pentru contractorul care a ajutat acest lucru. După aceea, am păstrat înregistrări în noile baze de date, formând din acestea jurnale ale lucrărilor executate.
Ce este caracteristică mai uimitoare a tehnologiei „1C: BuhObsluzhivanie“: baza de clienti si din baza noastra de date (aceasta este baza de date separată) datele sunt colectate într-un singur jurnal. Adică, este clar ce sa făcut în baza de clienți și cine a făcut-o (angajat al clientului sau angajatului externalizatorului). Se poate vedea ce activități suplimentare au fost efectuate pentru client. Toate aceste informații sunt colectate într-un singur jurnal. Apoi, în urma rezultatelor aprobării revistei cu clientul, este prezentat un act de lucrări finalizate. Este foarte convenabil, destul de transparent și ușor de înțeles.
Cea mai importantă întrebare pe care am torturat reprezentanții companiei "1C" - "Arătați-mi nivelul de serviciu". Programatorii au conceptul de Acord privind nivelul serviciilor - "acord de nivel service". Acesta este un document bidirecțional între client și performer. Acolo este prescris, ce fel de persoană (atât din partea clientului, cât și din partea interpretului) în ce moment va fi efectuată ce fel de muncă.
Companiile de contabilitate care utilizează acorduri la nivel de servicii cu clienții lor există, dar unitățile lor. Și pentru mine era important să ai un document în care totul să fie semnat. Procedurile contabile sunt finite (numărul lor limitat), dar sunt diverse. Și acesta este numărul mare de variații pe care echipa "1C" a putut să le prescrie.
Acum, când un client vine la noi, discutăm cu el ce servicii are nevoie. Iar după aceea putem oferi un nivel de servicii gata, cu volumul total al tuturor procedurilor contabile, precum și cu unele proceduri de management. Orice nivel de serviciu poate fi completat cu timpul propriu de funcționare, în funcție de solicitările individuale ale clientului. Acesta este un document electronic, iar în baza de date "1C" creează automat anumite sarcini pentru angajați.
A fost foarte important să se facă un nivel adecvat de servicii. Acum, cu clientul suntem de acord că este necesar pentru înregistrare, iar aceste cerințe sunt fixe. Un contract este semnat între noi. Pentru a furniza serviciile prescrise în acesta, există un "nivel de serviciu electronic", care eliberează sarcini pentru angajații mei pentru un an înainte. Angajații își îndeplinesc aceste sarcini și obțin un rezultat pozitiv.
La nivelul serviciilor se indică forma organizațională și juridică a clientului și sistemul de impozitare. Momentele rămase sunt "încărcate" acolo pe baza acestor doi parametri. Apoi, acestea sunt completate: cineva are un registru de numerar, cineva are un cont în Sberbank, cineva are trei conturi de decontare, cineva are nevoie de un raport despre forma clientului și așa mai departe. Anterior, formarea "nivelului de serviciu" pentru client a durat trei zile, acum durează doar 45 de minute.
De fapt, nivelurile de servicii reprezintă un ghid automat pentru a lucra cu clienții. După elaborarea acestui document, întreaga echipă știe ce să facă cu clientul de la prima la ultima zi de serviciu. Nivelul de serviciu este baza prin care se creează grafice de interacțiune lunare. Adică toate sarcinile sunt extinse în timp.
Dacă un client solicită o nouă procedură obișnuită, îl adăugăm la nivelul serviciului. După aceea, se va forma un program de interacțiune pentru luna următoare, ținând seama de noile proceduri regulate.
Personalul actual al companiei "Director Dovolen" a fost greu să accepte noi reguli de lucru, inclusiv regulile pentru înregistrarea programului de lucru. Când fiecare minut de lucru începe să fie stabilit, acesta este întotdeauna stresant pentru angajați din mai multe motive. Și numai când și-au dat seama că suma de bani pe care o primesc depinde de acest cont, rezistența a încetat.
Am transferat toti clientii nostri la "1С: БО" in acelasi timp. Pentru a facilita acest proces, împărțiți-l în etape. De exemplu, pentru toate companiile, am creat mai întâi o bază de date, apoi un contract, apoi niveluri de servicii, primul program, primul jurnal etc. Deoarece am trimis rapoarte în format electronic prin sisteme precum "Kontur", nu am vrut să petrecem timpul conectând "1C-Reporting" pentru toată lumea.
Faptul este că nu este ușor să conectați "1C-Reporting". Este necesar să re-semneze contractul cu fondul de pensii și să îl scanăm, apoi să scanăm toate documentele companiei, să generăm o cheie, să trimitem la 1C, să așteptăm permisiunea lor pozitivă. Aceasta a durat mai mult de o oră de lucru.
Am luat acest moment într-o procedură separată și l-am împins "mai târziu". Faptul că nu ne-am conectat la "1C-Reporting" a fost o greșeală. Bazele au făcut totul pentru toată lumea, iar acest lucru a fost un moment procedural complicat.
Acum, când clientul vine la noi, ordinea de lucru cu el este următoarea. Acesta oferă documentele necesare, vom crea un fișier de înregistrare pentru el, formând o bază, vom obține „1C-Raportare“, vom obține o taxă de garanție și să înceapă să-l servească.
Obicei dificultăți în tranziția la "1C: BuhObsluzhivanie" nu a fost. Majoritatea clienților au reafirmat în liniște un contract cu noi. Le-am explicat că este necesar pentru a rezolva problemele noastre interne.
Aproape singurul dezavantaj al muncii pe noi standarde - acum compania noastră nu poate servi pe toată lumea, ca să spunem așa, "la rând". Anterior, am preluat serviciul tuturor clienților care au aplicat. Și acum - nu. A existat o anumită selectivitate, bazată pe identificarea nevoilor clientului și a capacităților noastre.
Am realizat că nu toată lumea are nevoie de un record de calitate. Unii clienți vin doar pentru economii. Nu ne deranjează, tarifele noastre sunt atât de flexibile încât putem înregistra și executa orice varianta de interacțiune. Puteți salva cu noi, pentru aceasta trebuie să identificați cu exactitate procedurile contabile și să ne oferiți doar acelea care se potrivesc în bugetul clientului. Cu toate acestea, și procedurile rămase, pe care cineva trebuie să le îndeplinească. Și uneori devine o surpriză pentru client. Din păcate, pentru 2-3 mii de ruble pentru a trece la servirea contabilitate întregul proces nu va funcționa. Înțelegerea sau neînțelegerea acestui moment este, de asemenea, un "filtru", care, spre regretul nostru, îi îndepărtează pe unii clienți.
În țara noastră, există o situație atât de ciudată, în care profesionalismul și calitatea sunt înlocuite de individualitate și exclusivitate. În contabilitate este inacceptabil. Firește, fiecare companie este unică și exclusivă. Desigur, lăsăm clienții să simtă asta. Dar relațiile noastre nu sunt construite pe un zâmbet, ci pe standarde și garanții. Acesta este avantajul nostru competitiv. Putem face minuni pentru clienți și, în același timp, cu o calitate garantată. Aceasta este exact ceea ce am vrut să obțin, trecând la franciza "1C: BO".
Mai puțini clienți, mai multe venituri
Atitudinea clienților față de schimbările în activitatea companiei mele este o întrebare complicată. Cel mai adesea, de la lideri, aud: "Nu înțeleg acest lucru, nu înțeleg acest lucru". Tratez acest lucru ca un fapt. Clientul nu are grijă ce nivel de serviciu avem: are nevoie de un raport la ora 11 dimineața marți. În ce fel reușesc - nu-i pasă.
Anterior, am făcut totul pentru clienți, dar nu am înregistrat multe servicii și nu am luat bani pentru ei. Nu pentru că nu erau siguri despre ei înșiși, ci pentru că nu puteau înregistra în mod fizic totul. Deoarece nu a existat nici o automatizare a procesului. Excel și notebook-uri face față cu situația nu a ajutat. Singurul instrument adevărat este setarea sarcinii în program.
Acum, fiecare etapă a executării sarcinii este vizibilă în program: am primit sarcina, am început-o, am terminat lucrarea, l-am transmis clientului. Și acest ordin de acțiuni conduce la faptul că înregistrăm această lucrare, o vedem în revista și obținem bani pentru ea.
Avem locul de muncă principal, care este inclus în costul întreținerii lunare și al serviciilor suplimentare. Anterior, nu am înregistrat admiterile admise, dar acum le rezolvăm. Suntem de acord cu clientul costul lucrării și plătește pentru aceasta. Nu am mai lucrat, dar am început să ne înregistrăm activitatea. Acest lucru este important pentru firmele de contabilitate. Cu toate acestea, clienții primesc serviciile de care au nevoie într-un fel sau altul. Dar numai cu tehnologia "1C: BuchHobsluzhivanie" garantez calitatea și iau bani pentru asta.
"Radio Sarafanne" a dat întotdeauna și continuă să ofere clienților noi, este într-adevăr un canal foarte important de atracție. Dar, totuși, nu este nimic în comparație cu munca unui departament de vânzări obișnuit.
Relațiile cu francizorul
Plățile lunare plătesc din veniturile noastre în conformitate cu actele emise. De la compania "1C", în plus față de tehnologie și automatizare, obținem sprijin chiar mai puternic pentru cunoștințe: o dată la două săptămâni, sunt organizate webinarii pentru contabili și contabili șefi.
Există un singur dezavantaj în cooperarea noastră: cerințe stricte. Compania "1C" începe să prezinte cerințe din ce în ce mai stricte partenerilor existenți. Așa e: dacă vorbești despre mine personal, atunci dă-mi voința, voi strânge balanța în Excel și o voi da clientului. Dar acest echilibru nu va rezista nici unui control. Prin urmare, lucrul la tehnologie, care "face" să adere la "1C" - este greu, dar este exact ceea ce aveți nevoie.
Poate că veți fi interesați de alte materiale
Bittersweet: modul în care geomarketingul ajută la găsirea unor locații bune pentru un punct de vânzare
"Gamarjoba, suntem din Siberia!": Cum să deschidem o afacere turistică în Georgia
Fetele în afaceri: ce avantaje au femeile de afaceri și cum să le folosească
Cum să ridici un antreprenor: 44 recomandări importante pentru părinți
Au fost și au navigat: ce să facă în cazul în care angajatul concediat a luat și nu a returnat documente
"Cresterea impreuna": cum este amenajat centrul de dezvoltare a copiilor "ciclu complet"
Cum se creează o echipă de vânzări eficientă și transparentă
Oamenii se luptă pentru metal: cum este compania care produce și comercializează fier
Instrumente pentru întreprinderile mici: cinci servicii online utile
"Toată lumea joacă!": Cum să câștigi bani pe echipamentele de joc pentru evenimente
"Nu credeți numerele!": Șaptesprezece reguli ale antreprenoriatului
Pune totul pe hartă: cum să faci bani pe puzzle-uri de perete
Cum să păstrați angajații în criză
Șapte sfaturi dăunătoare celor care au decis să automatizeze afacerea
Un roman cu o piatră: cum să faci bani pe decorațiuni cu crustacee
Metoda Scrum în mediul de pornire: experiența echipei Preply
Lucru de afaceri: cum să faci bani cu privire la organizarea de transferuri
Paie paie: managementul riscului în proiecte digitale