În acest fel. anunțul a expirat.
Motivul pentru această poziție este dat mai jos în materialele "Lawyer System".
"Șeful departamentului juridic ar trebui să verifice. ca în organizație, se stabilește stocarea documentelor de titlu. La urma urmei, este adesea avocatul care trebuie să lucreze cu ei. Iar pierderea acestor documente poate duce la pierderi foarte grave pentru organizație.
Ce se referă la documentele de titlu
În cadrul conceptului de "titluri de documente" pot fi combinate *:
Această listă de documente nu este închisă. fiecare companie determină pentru sine. ce altceva pot fi atribuite documentelor de titlu. dar o astfel de listă este una dintre cele mai frecvente.
Documentele juridice sunt un concept mai larg. decât documentele constitutive sau statutare *. Listele de documente constitutive pentru fiecare formă juridică de persoane juridice sunt enumerate în legislație. Și nu includ numeroase certificate și certificate. primit de o entitate juridică.
Cum să păstrați documentele de titlu
Aceste documente ar trebui să fie depozitate într-un incendiu (cabinet) în interior. care este blocată la blocarea combinată. cheie etc. Accesul permanent la o astfel de cameră poate fi asigurat numai de către persoane fizice. care sunt responsabili pentru siguranța documentelor de titlu. Responsabilitatea pentru păstrarea documentelor constitutive trebuie să fie prescrisă în autoritatea unei anumite persoane. Procedura de lucru cu ei (în cazul în care accesul la documente este mai mult de o persoană), este de dorit să se stabilească un act de reglementare locale - furnizarea de lucru cu documente pravoustanavlyayuschimi. Ar trebui să fie scris *:
- ce documente sunt relevante pentru titlu;
- care este responsabil de păstrarea documentelor de titlu;
- care sunt condițiile pentru stocarea documentelor de titlu;
- care are dreptul de a lucra cu documente originale;
- în ce cazuri și pentru cât timp pot fi transferate originalele documentelor de titlu la alți angajați ai companiei.
Puteți stoca documentele în incinta unei persoane juridice sau în afara acesteia.
Unde se stochează documentele de titlu
Există cel puțin cinci opțiuni pentru organizarea stocării documentelor de titlu. Să menționăm avantajele și dezavantajele fiecăruia *.
1. Documentele sunt stocate într-o celulă bancară
Această opțiune este utilizată de unele companii. El este foarte sigur din punctul de vedere al securității. Dar partea fiabilă a acestei fiabilități este un acces complicat la documente. Pentru a le obține. de exemplu. pentru legalizarea unui card bancar. va fi necesar să planificați acest lucru în avans.
Cu toate acestea, merită remarcate toate argumentele pro și contra în detaliu.
Aspectele pozitive includ următoarele:
- acces limitat la documente ale terților;
- documentele sunt ținute sub controlul serviciilor de securitate ale băncii;
- Este imposibil să pierzi documentele din cauza depozitării neglijente; în plus,. banca este responsabilă pentru siguranța conținutului celulei bancare.
- dificultatea de a obține documente în acest caz. când sunt necesare urgent. deoarece accesul la celula bancară este posibil numai pentru persoane fizice. specificate în contractul cu banca. sau pe baza unei împuterniciri;
- dependența de modul de funcționare al băncii.
2. Documentele sunt păstrate în cadrul Direcției
Directorul executiv al companiei este acea persoană. care reprezintă interesele unei entități juridice fără o împuternicire. În acest fel. acesta este cel care este responsabil pentru păstrarea documentelor persoanei juridice în acest caz. dacă această datorie nu este atribuită unei alte persoane în scris.
Această opțiune pentru stocarea documentelor este acceptabilă pentru o companie mică. și are o serie de avantaje:
- managerul este responsabil pentru documente;
- din cap. ca regulă. carcasă închisă separată;
- chiar și un buget limitat va permite rareori liderului să plece fără un seif.
Bineînțeles. există o depozitare a documentelor de titlu în biroul directorului și contra:
- dacă directorul este absent (de exemplu, sa dus la o negociere cu un antreprenor), accesul la documente poate să nu fie disponibil pentru oricine pentru o perioadă suficient de lungă;
- și pentru alți angajați. și pentru directorul însuși, pot crea disconfort de mers constant în biroul său de fiecare dată. modul în care sunt necesare documente;
- un avocat este puțin probabil să realizeze. pe care conducătorul îl conduce de fiecare dată după ce a lucrat cu documentele efectuate auditul;
- capul nu va monitoriza relevanța documentelor cu o perioadă de valabilitate limitată;
- managerul nu lucrează zilnic cu aceste documente. iar disponibilitatea lor în acces permanent la acesta nu este necesară.
În acest fel. această opțiune este acceptabilă și acceptabilă. dar nu este ideal.
3. Documentele sunt stocate în departamentul contabil
O mulțime de documente sunt stocate în departamentul contabil. Uneori se decide să se păstreze toate contractele. pe care organizația le încheie în cursul activității sale. Este posibilă păstrarea documentelor de titlu în departamentul contabil?
Avantajul acestei metode este acela. că contabilitatea este foarte des necesară informații. conținute în documentele de titlu.
În același timp, o astfel de alegere a amplasării documentelor de titlu are multe dezavantaje.
În primul rând. o mulțime de documente sunt stocate în departamentul contabil. acestea trebuie să fie în mod constant arhivate din cauza lipsei de spațiu. Contabilii au nevoie de documente suplimentare pentru cele deja disponibile - o întrebare retorică.
În al doilea rând. în acest departament vizitatorii vin în permanență: angajați ai altor departamente pentru procesarea documentelor. curieri, etc. Puteți enumera pentru o lungă perioadă de timp. dar sigur. că contabilitatea nu este cel mai liniștit loc în companie.
4. Documentele sunt stocate în diferite departamente
Există o astfel de opțiune. ca împărțirea documentelor în secțiuni tematice. și în conformitate cu aceste secțiuni documentele sunt stocate în diferite divizii ale companiei.
O astfel de separare poate părea logică. dar separarea documentelor creează probleme atunci când lucrează cu ele și monitorizează modificările necesare și relevanța documentelor.
5. Documentele se păstrează în departamentul juridic
Avocații sunt acei angajați ai companiei. care lucrează constant cu documente de titlu. Departamentul juridic are responsabilități. care impun acest acces. Această unitate aduce modificări în documentele statutare. ține evidența relevanței certificatelor. probe. declarații. registre. referință. asigură notarul documentelor constitutive și al altor documente. răspunde solicitărilor din partea altor departamente și le oferă copii. În acest fel. păstrarea documentelor în departamentul juridic este una dintre cele mai convenabile pentru o persoană juridică în general și în special pentru avocați.
Aspecte pozitive. în plus față de cele enumerate. constă în faptul că. că departamentul juridic:
- furnizează informații doar acelor persoane. care au acces la ele. deoarece este vorba de avocați care pot defini fără echivoc. care are dreptul de a primi informații;
- monitorizează siguranța documentelor. respectarea tuturor cerințelor legislației;
- lucrează constant cu documente. le arhivează dacă este necesar;
- pe baza documentelor disponibile, oferă avize juridice conducerii societății. precum și recomandări pentru modificarea documentelor în conformitate cu legea;
- este protejat de un număr mare de persoane neautorizate (vizitatori), spre deosebire de departamentele contabile sau alte departamente.
Nu există practic nici o parte negativă. Influența asupra securității depozitării documentelor în departamentul juridic poate. probabil. numai plasarea angajaților companiei pe principiul spațiului deschis. Când acest departament nu este izolat de restul.
În acest fel. cea mai bună modalitate este păstrarea documentelor de titlu în seiful departamentului juridic.
Prezența acestor documente înseamnă. că departamentul juridic este de dorit să fie separat. încuietoare sau cameră de blocare a codurilor. în care trebuie să fie create condițiile necesare pentru păstrarea documentelor de titlu - prezența unui dulap sigur sau ignifugat. "
Sistem de asistență profesională pentru avocați, în care veți găsi răspunsul la orice, chiar și cea mai dificilă întrebare.
Încercați gratuit timp de 3 zile >>
Curând în revista "Avocatul companiei"