În ce scopuri poate o întreprindere să arhiveze toată corespondența în corespondența corporativă?
Monitorizarea acțiunilor angajaților
Cea mai populară funcție de arhivare a corespondenței. Având acces la copii ale întregii corespondențe a subordonaților, managerul poate, în orice moment, să restabilească istoria corespondenței cu clientul și să se asigure în ce măsură responsabilul își îndeplinește îndatoririle de serviciu. A fost un răspuns la scrisoarea clientului? A fost promptul de răspuns (copiile păstrează data și ora originale ale mesajului)? E-mailul angajatului a fost esențial și exhaustiv? În cele din urmă, el a fost simplu elementar cu contractantul / clientul?
O caracteristică deosebit de utilă de Shadow Copy este imposibilitatea de a afecta în sine angajatului care e-mailuri vor fi arhivate, și ce nu - totul este copiat, indiferent de dorințele sau acțiunile sale. Asta este, el poate elimina un mesaj de „inconfortabil“ în căsuța poștală și goliți coșul și chiar reformata hard disk-ul computerului, dar mesajul în arhivă va rămâne intactă.
Puteți monitoriza corespondența corporativă a angajaților fie personal, fie de către conducător, fie de către specialistul în securitate al companiei (dacă există) sau de către orice altă persoană responsabilă, după caz.
Posibilitatea de a restabili corespondența
Dacă accesul la poștă este prin protocolul POP3 și mesajele sunt stocate pe computerele utilizatorilor, este foarte probabil ca toată corespondența să se piardă dacă hard disk-ul nu reușește sau dacă virusul este infectat. În acest caz, recuperarea din arhivă va asigura reluarea rapidă a corespondenței de lucru, a bazei de clienți, a procesului de afaceri în ansamblul său.
Arhivarea corespondenței din punct de vedere juridic
Implementarea tehnică a corespondenței de copiere
Dacă accesul angajatului responsabil la această casetă se realizează prin intermediul protocolului IMAP, este posibilă sortarea copiilor mesajelor în foldere. De exemplu, o structură ierarhică:
În cele mai multe cazuri, acest lucru este mai mult decât suficient. Cutie de utilizare cu copii trebuie doar să se asigure că nu preaplin și nu a depășit limitele cotelor pentru volumul maxim ocupat de mesaje sau la numărul maxim al acestora.
concluzie
Controlul e-mail corporative folosind sale de rezervă (Volume Shadow Copy) - un puternic mijloc de protecție a secretelor comerciale scurgeri, un mijloc de control și evaluare a eficienței angajaților, precum și o copie de siguranță în caz de defecțiune a echipamentului sau a software-ului. Este dificil să se supraestimeze importanța corespondenței corporative în procesele de afaceri ale unei companii moderne, dar arhivarea oferă managerului un mijloc puternic de control al fluxurilor sale.