Pe lângă sarcina de a gestiona organizațiile informale pentru a-și folosi beneficiile potențiale și a reduce impactul negativ, managementul trebuie, de asemenea, să îmbunătățească, de asemenea, eficacitatea echipelor de comandă și a comitetelor. Deoarece aceste grupuri reprezintă o componentă a unei organizații formale create în mod intenționat, multe dintre ceea ce spunem despre conducerea unei organizații li se aplică și ei. Ca și restul organizației în ansamblu, grupurile au nevoie de planificare, organizare, motivare și control al activității pentru a obține o funcționare eficientă.
Prin urmare, în această secțiune ne vom concentra pe un singur aspect al funcționării grupurilor mici, în funcție de mulți manageri, cel mai dificil - și anume, pentru a crește eficiența ansamblului, care rezolvă problemele și să ia decizii. În funcție de caracteristicile grupului și de modul în care acesta se desfășoară, întâlnirea poate fi un exercițiu fără fructe sau un instrument extrem de eficient în care talentul, experiența și capacitatea de a genera idei noi sunt combinate. Înainte de a prezenta câteva recomandări specifice cu privire la modul de a face o adunare eficientă, permiteți-mi să iau în considerare în primul rând factorii generali care afectează performanța grupului.
Factorii care afectează efectele muncii în grup
Grupul va fi capabil să-și atingă obiectivele mai mult sau mai puțin eficient, în funcție de impactul următorilor factori: dimensiunea, componența, normele grupului, coeziunea, conflictul, statutul și rolul funcțional al membrilor săi.
Potrivit unor studii, se poate concluziona că grupuri de 5 până la 11 membri iau de obicei decizii mai precise decât cele care depășesc acest număr. Studiile au arătat, de asemenea, că în grupuri de cinci, membrii săi se confruntă, de obicei, cu o mai mare satisfacție decât în grupuri mai mari sau mai mici. Explicația pentru acest lucru aparent este că, în grupuri de 2 sau 3 persoane, membrii săi ar putea fi preocupați de faptul că responsabilitatea personală pentru decizii este prea evidentă. Pe de altă parte, în grupuri cu mai mult de 5 persoane, membrii săi pot întâmpina dificultăți, timiditate în a-și exprima opiniile față de ceilalți.
În general, deoarece mărimea grupului crește, comunicarea dintre membrii săi devine mai complicată și devine mult mai dificil să se ajungă la un acord asupra problemelor legate de activitățile grupului și de îndeplinirea sarcinilor sale. Creșterea dimensiunii grupului crește, de asemenea, tendința de grupare informală a grupurilor în subgrupuri, ceea ce poate duce la atingerea obiectivelor inconsistente și la formarea de cliche.
GRUP NORMS. După cum a fost dezvăluit de către cercetători grupuri pentru prima dată în standardele forței de muncă adoptate de grup, au o influență puternică asupra comportamentului individului și pe direcția în care grupul de lucru va fi: pentru a atinge obiectivele organizației sau pentru a le contracara. Normele sunt concepute pentru a spune membrilor grupului ce comportament la ceea ce se așteaptă de la ei. Normele exercită o influență atât de puternică, deoarece numai cu condiția ca acțiunile lor să fie adaptate la aceste norme, o persoană individuală poate conta pe apartenența la grup, pe recunoașterea și susținerea acesteia. Acest lucru se aplică atât organizațiilor informale, cât și celor formale.
Din pozițiile organizației se poate spune că normele pot avea un caracter pozitiv și negativ. Normele pozitive sunt cele care sprijină obiectivele și obiectivele organizației și încurajează comportamentul care vizează atingerea acestor obiective. Normele negative au efectul contrar: încurajează comportamentul care nu contribuie la realizarea obiectivelor organizațiilor. Normele care încurajează zelul lucrătorilor, angajamentul față de organizație, preocuparea pentru calitatea produselor sau preocuparea pentru satisfacerea clientului sunt norme pozitive. Exemple de norme negative sunt astfel de norme care încurajează critica non-constructivă a companiei, furtul, absenteismul și un nivel scăzut al muncii productive.
Unul dintre cercetători a realizat o clasificare a normelor de grup: 1) mândrie în organizare; 2) atingerea obiectivelor; 3) rentabilitatea; 4) munca colectivă; 5) planificare; 6) control; 7) formarea profesională a personalului; 8) inovații; 9) relațiile cu clientul; 10) protecția onestității. Liderii trebuie să facă judecățile cu privire la normele grupului cu prudență. De exemplu, poate părea că un grup de lideri de bază care consideră corect că sunt întotdeauna de acord cu superiorii lor arată un grad ridicat de loialitate. Cu toate acestea, o astfel de regulă va duce la suprimarea inițiativelor și a opiniilor care sunt foarte benefice pentru organizație. O astfel de suprimare a informațiilor importante este însoțită de o scădere a eficacității deciziilor.
Coeziunea, Coeziunea grupului este o măsură a gravității membrilor grupului una față de cealaltă și de grup. Un grup de vârstă înaltă este un grup al cărui membri se confruntă cu pofte puternice unul pentru celălalt și se consideră similari. Deoarece un grup coeziv funcționează bine într-o echipă, un nivel ridicat de coeziune poate crește eficiența întregii organizații, dacă ambele obiective sunt coerente. Grupurile de înaltă densitate au de obicei mai puține probleme în comunicare, iar cele care sunt mai puțin grave decât altele. Ei au mai puțină neînțelegere, tensiune, ostilitate și neîncredere, iar productivitatea muncii lor este mai mare decât în grupurile necomplicate. Dar dacă grupul și întreaga organizație nu sunt de acord, un grad ridicat de coeziune va afecta negativ productivitatea muncii în întreaga organizație. Acest lucru a fost demonstrat într-un experiment pe site-ul de semnalizare al băncii de la uzina Hawthorne.
Managementul poate găsi o modalitate de a spori impactul pozitiv al coeziunii, care va organiza periodic întâlniri și să se concentreze pe obiectivele globale ale grupului, precum și oferă posibilitatea de a fiecărui membru pentru a vedea contribuția sa la realizarea acestor obiective. Managementul poate, de asemenea, să consolideze coeziunea, permițând reuniunilor periodice ale subordonaților să discute aspecte potențiale sau de actualitate, efectul viitoarelor schimbări asupra activităților de producție și noi proiecte și priorități în viitor.
Consecința negativă potențială a unui grad ridicat de coeziune este presupunerea grupului.
Un singur motiv al grupului este tendința de a suprima o viziune individuală reală a unui fenomen de către o singură persoană, pentru a nu deranja armonia grupului. Membrii grupului consideră că dezacordul subminează sentimentul de apartenență, astfel încât dezacordul ar trebui evitat. Pentru a păstra membrii grupului ceea ce se înțelege prin armonie și armonie, un membru al grupului decide că este mai bine să nu-și exprime opinia. Într-o atmosferă de unanimitate a grupului, sarcina principală pentru un individ este să rămână la o linie comună în discuție, chiar dacă el sau ea are alte informații sau credințe. Această tendință este consolidată. Deoarece nimeni nu exprimă opinii diferite față de alții și nu oferă alte informații sau puncte de vedere opuse, toată lumea crede că toți ceilalți cred același lucru. Din moment ce nimeni nu vorbește, nimeni nu știe că ceilalți membri pot fi, de asemenea, sceptici sau preocupați. Drept rezultat, problema este rezolvată cu o mai mică eficiență, deoarece toate informațiile necesare și soluțiile alternative nu sunt discutate și evaluate. Atunci când există un consens în grup, probabilitatea unei soluții mediocre crește, ceea ce nu va face rău nimănui.
Conflict. A fost menționat mai devreme că o diferență de opinie duce de obicei la o muncă mai eficientă a grupului. Cu toate acestea, crește și probabilitatea unui conflict. Deși un schimb activ de opinii! și utilă, poate duce, de asemenea, la dispute intra-grup și alte manifestări ale unui conflict deschis, care sunt întotdeauna dăunătoare. Cauzele conflictului în grupuri mici și metodele de rezolvare a acestora în toate unitățile organizației sunt aceleași. Prin urmare, le vom examina mai târziu în capitolele ulterioare ale cărții.
Omul, care a lucrat pentru companie pentru o perioadă scurtă de timp, poate fi perspective mai valoroase și cele mai bune practici cu privire la orice proiect decât persoanele cu statut de mare, dobândită prin mulți ani de experiență în conducerea companiei. Același lucru este valabil și pentru șeful departamentului, al cărui statut poate fi mai mic decât vicepreședintele. Pentru a lua decizii eficiente, este necesar să se ia în considerare toate informațiile relevante pentru această problemă și să se cântărească în mod obiectiv toate ideile. Pentru a funcționa în mod eficient, grupul ar putea să colaboreze pentru a se asigura că opiniile membrilor cu statutul superior nu îl domină.
Majoritatea managerilor americani îndeplinesc roluri specifice, în timp ce managerii japonezi sunt țintă și roluri de sprijin. Discutând despre această problemă "Profesorul Richard Pascal și profesorul Anthony Athos afirmă: