Puteți gestiona înregistrările "în loc", adică lăsați documentul în locația curentă de pe site sau stocați înregistrările într-o anumită arhivă, de exemplu, pe site-ul Centrului înregistrărilor.
Creați și configurați un site Centrul de înregistrări
Creați un site al Centrului de înregistrări utilizând șablonul site-ului Centrul de înregistrări.
Crearea unei biblioteci sau listă de intrări pentru gestionarea înregistrărilor tuturor tipurilor, specificate în termeni de fișiere și a le stoca (fișier planul descrie tipurile de documente și elemente care sunt luate în considerare în organizarea înregistrărilor de afaceri, acesta indică spațiu de stocare de înregistrări și caracteristicile distinctive ale diferitelor tipuri de înregistrări) .
Creați și adăugați coloane de site-uri la tipurile de conținut corespunzătoare pentru stocarea și afișarea metadatelor asociate cu fiecare dintre tipurile de înregistrări specificate în planul de fișiere.
Configurați organizatorul de conținut pentru a redirecționa înregistrările fiecărui tip în locația corespunzătoare.
Creați un site al Centrului de înregistrări
În SharePoint Online, puteți crea un site al Centrului de înregistrări de pe site-ul dvs. SharePoint de nivel superior. Faceți clic pe + Site nou. și apoi puteți începe de la pasul 4 de mai jos.
În secțiunea Gestionarea aplicațiilor de pe site-ul Administrație centrală, faceți clic pe Generați colecții de site-uri.
Pe pagina Creare pagină colecție în secțiunea aplicație Web Dacă nu selectați aplicația Web în care doriți să creați colecția de site-uri, faceți clic pe săgeata în jos. În meniul Aplicații Web, faceți clic pe Editați aplicația Web, apoi faceți clic pe butonul Aplicație Web în care doriți să creați colecția de site-uri.
În secțiunea Titlu și descriere, specificați un titlu și o descriere pentru colecția de site-uri.
În secțiunea Selectați un șablon, găsiți lista Selectați versiunea de interfață și selectați versiunea interfeței SharePoint pentru șabloanele pe care intenționați să le utilizați.
Selectați o versiune de calitate dacă doriți ca o colecție de site-uri să caute și să fie lansată ca o colecție de site-uri în SharePoint Server. de colectare a site-ului care utilizează o versiune anterioară a calității este realizată într-o versiune mai recentă de SharePoint, dar experiența de interfață de utilizator și de utilizare a colecției de site va fi afișată în versiunile anterioare. O colecție de site-uri web care pot fi actualizate oricând la cea mai recentă versiune de calitate.
În secțiunea Selectați un șablon, faceți clic pe fila Corporate și selectați Centru de înregistrări.
În secțiunea Administrator colecții de site, introduceți numele de utilizator (în formatul "DOMAIN \ username"), care va fi administratorul colecției de site-uri.
Sub Administratorul suplimentar de colectare a site-urilor, specificați numele de utilizator care va fi administratorul suplimentar al colecției de site-uri. Alocarea unui administrator suplimentar pentru colectarea site-urilor este cea mai bună modalitate de a gestiona o colecție de site-uri în absența unui administrator principal.
Dacă utilizați cote pentru a gestiona stocarea datelor în colecțiile de site-uri, în secțiunea Șablon de cote, selectați șablonul din lista Șablon de cotație Selectați.
Faceți clic pe OK.
Crearea de biblioteci sau liste pentru gestionarea înregistrărilor
Bibliotecile și listele sunt elemente importante ale sistemului de gestionare a înregistrărilor. Acestea servesc ca "fișiere de cartelă" pentru înregistrările fiecărui tip care urmează să fie stocate și gestionate. Prin asocierea tipurilor de conținut cu biblioteci și liste (această procedură este descrisă mai jos), puteți clasifica în continuare înregistrările. Se recomandă crearea unei biblioteci sau a unei liste pentru fiecare tip de conținut în planul de fișiere de înregistrări.
Adăugați un tip de conținut existent într-o listă sau într-o bibliotecă
Adăugarea unui tip de conținut într-o listă sau într-o bibliotecă vă permite să includeți elemente de acest tip în ele. Înregistrările trimise la centrul de înregistrare sunt direcționate către lista sau biblioteca corespunzătoare, în funcție de tipul de conținut al documentului.
Creați și adăugați coloane de site în liste, biblioteci și tipuri de conținut
Crearea unei coloane de site
În Centrul de înregistrări, faceți clic pe butonul Opțiuni. apoi faceți clic pe Setări site.
În site-ul SharePoint al grupurilor conectate, faceți clic pe Opțiuni. selectați Conținutul site-ului și selectați Setări site.
În pagina Setări site, în grupul de colecționari Web designer, faceți clic pe coloanele site-ului.
În pagina Coloane site, faceți clic pe Nou.
În pagina Creare coloană de site, în secțiunea Nume și tip, introduceți un nume în caseta Nume coloană.
Selectați tipul de informații care vor fi stocate în această coloană (de exemplu, moneda, data și ora sau textul).
În secțiunea Grup, selectați un grup existent în care va fi stocată noua coloană a site-ului sau selectați comanda Creare grup. pentru a crea un grup nou pentru a stoca coloana. Grupurile ajută la organizarea coloanelor și simplifică căutarea.
În secțiunea Setări avansate pentru coloane, specificați opțiunile suplimentare. Setul de opțiuni disponibile aici depinde de tipul de coloană selectat în secțiunea Nume și Tip. De exemplu, pentru o coloană în care sunt stocate date de tipul "Variant", puteți specifica o listă de opțiuni care vor fi afișate în secțiunea Opțiuni suplimentare pentru coloane.
Faceți clic pe OK.
Adăugați o coloană site-ului la tipul de conținut pentru înregistrări
În pagina de pornire a site-ului Centrul de înregistrări, faceți clic pe butonul Setări, apoi faceți clic pe Setări site.
În site-ul SharePoint al grupurilor conectate, faceți clic pe Opțiuni. selectați Conținutul site-ului și selectați Setări site.
În secțiunea Colecții Web Designer, selectați tipurile de conținut ale site-ului.
Pe pagina Tipuri de conținut site, selectați tipul de conținut pe care doriți să îl configurați.
După ce selectați un tip de conținut pe site-ul părinte sau creați un nou tip de conținut, în pagina tipului de conținut selectat, în secțiunea Coloane, faceți clic pe Adăugați din coloanele existente.
Pe pagina Adăugați coloane în tipul de conținut, în secțiunea Selectați coloane, din lista Selectați coloane, din grupul pe care doriți să filtrați.
Selectați coloana pe care doriți să o adăugați în lista Coloane disponibile, apoi faceți clic pe Adăugare.
În secțiunea Tipuri de tipuri de actualizări și tipuri de conținut site-uri, specificați dacă trebuie să se facă modificări tipurilor de conținut ale subsite-ului care sunt moștenite de la tipul de conținut al acestui site.
După adăugarea tuturor coloanelor, faceți clic pe OK.
Notă: dacă tipul de conținut dorit nu este afișat pe această pagină ca link (umbrit), înseamnă că aparține site-ului părinte al centrului de înregistrări. Acest tip de conținut trebuie selectat și configurat pe site-ul părinte. Pentru a face acest lucru, dați clic pe linkul din coloana Sursă de lângă tipul de conținut umbrit din coloana Tip conținut conținut.
Creați politici de gestionare a informațiilor pentru înregistrări
Politica de gestionare a informațiilor este un set de reguli pentru un anumit tip de conținut. Cu ajutorul politicilor de gestionare a informațiilor, organizațiile pot monitoriza și urmări o serie de aspecte, cum ar fi perioada de stocare a conținutului sau acțiunile care sunt disponibile utilizatorilor.
Notă: Pentru a efectua această sarcină, aveți nevoie de permisiunile grupului "Proprietari" de pe site-ul Centrului de înregistrări.
Adăugați o politică de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut
Notă: Nu puteți seta o politică de gestionare a informațiilor pentru tipul de conținut principal. Principalele tipuri de conținut sunt setate când creați o colecție de site-uri. Trebuie să creați un tip de conținut derivat din conținutul principal și să îl aplicați politicii de gestionare a informațiilor.
Pe site, faceți clic pe Opțiuni, apoi pe Setări site.
În site-ul SharePoint al grupurilor conectate, faceți clic pe Opțiuni. selectați Conținutul site-ului și selectați Setări site.
În pagina Setări site, în secțiunea Colecții Web Designer, faceți clic pe Tipuri de conținut site.
Pe pagina "Tipuri de conținut site", selectați tipul de conținut pentru care doriți să adăugați o politică de gestionare a informațiilor.
Pe pagina Tip conținut, faceți clic pe Setările politicii de gestionare a informațiilor.
În pagina Editați politica, introduceți o descriere a politicii și o notă scurtă care explică scopul acesteia utilizatorilor. Lungimea maximă a notei este de 512 caractere.
După aceasta, trebuie să adăugați una sau mai multe caracteristici ale politicii la politica de gestionare a informațiilor. Cum se activează componentele, se vor prezenta parametri suplimentari.
Adăugarea componentelor la o politică de gestionare a informațiilor
În politica de gestionare a informațiilor, puteți adăuga componente precum etichete, audit, expirare și coduri de bare.
Adăugarea unei componente de stocare la politica de gestionare a informațiilor
În pagina Editați politica, bifați caseta de validare Enable storage.
Selectați comanda Add Storage Step și selectați una dintre perioadele de stocare pentru a determina momentul expirării documentului. Pentru a stabili o dată de expirare pe proprietate data, selectați „ora de începere a acestei etape este determinată de proprietățile elementului data“, și apoi specificați acțiunea (a crea sau modifica) și timp (zile, luni sau ani).
Introduceți valoarea în câmpul dintre listele care definesc perioada corespunzătoare.
Selectați acțiunea care trebuie efectuată la expirarea documentului.
Pentru a repeta acțiunea selectată, bifați secțiunea Repeat și selectați perioada de repetare.
Faceți clic pe OK.
Adăugați o componentă de audit la o politică de gestionare a informațiilor
În pagina Editați politica, în secțiunea Audit, bifați caseta de selectare Activare auditare. apoi selectați casetele de selectare pentru evenimentele pentru care doriți să păstrați jurnalul de audit.
Faceți clic pe OK.
Adăugați o componentă de cod de bare la o politică de gestionare a informațiilor
Pe pagina Editați politica, în secțiunea Coduri de bare, bifați caseta de selectare Activare coduri de bare.
Bifați caseta de validare Introduceți codul de bare .... astfel încât aplicațiile clientului Office să solicite utilizatorilor să încorporeze codul de bare în documente.
Adăugați o componentă de etichetă la o politică de gestionare a informațiilor
În pagina Editați politica, în secțiunea Etichete, bifați caseta de selectare Activare etichete.
Pentru a solicita utilizatorilor să introducă etichete în documente înainte de a le salva și de a le imprima, bifați caseta de selectare Solicitarea inserării unei etichete înainte de salvare sau imprimare.
Pentru a preveni modificarea etichetelor după adăugare, bifați caseta de selectare Nu modificați etichetele după ce acestea au fost adăugate.
În câmpul Formă etichetă, introduceți textul care trebuie afișat pe etichetă. „Creat de“ Puteți utiliza orice combinație de proprietăți text și documente fixe, cu excepția calculat și construit în proprietăți, cum ar fi un identificator unic global (GUID) sau câmp. Pentru a vă deplasa la următoarea linie, introduceți secvența de caractere \ n.
Selectați fontul pentru text, dimensiune, stil și aliniere.
Specificați înălțimea și lățimea etichetei în inci în casetele Înălțime și lățime.
Faceți clic pe OK.
Configurați gestionarea înregistrărilor în loc
Când utilizați Centrul de înregistrări, lucrarea se efectuează într-un depozit închis. Pentru a plasa intrări într-un astfel de depozit, este utilizată operația "Trimitere". Cu toate acestea, pentru orice site, puteți activa gestionarea înregistrărilor în loc și puteți configura sistemul de gestionare a înregistrărilor. Într-un astfel de sistem (spre deosebire de centrul de înregistrare), înregistrările sunt stocate împreună cu documentele active în spațiul colaborativ. Următoarele sunt alte avantaje ale utilizării sistemului de gestionare a înregistrărilor la fața locului.
Puteți utiliza înregistrările și le puteți gestiona pe mai multe site-uri.
Dacă controlul versiunii este activat, este efectuat automat pentru înregistrări.
Puteți căuta eDiscovery în același timp pentru înregistrări și documente active.
Puteți defini mai precis noțiunea de înregistrare într-o organizație și puteți gestiona drepturile de a le crea.
Instalarea unui sistem de gestionare a înregistrărilor implică trei etape principale.
Notă: Pentru a declara articolele ca intrări manual, trebuie să aveți drepturile membrului sau administratorului listei.
Activați funcțiile de gestionare a înregistrărilor la fața locului la nivelul colecției de site-uri
Notă: Pentru a efectua această sarcină, trebuie să aveți permisiuni de administrator în colecția de site-uri.
În site-ul de nivel superior, faceți clic pe butonul Opțiuni, apoi faceți clic pe Setări site.
În site-ul SharePoint al grupurilor conectate, faceți clic pe Opțiuni. selectați Conținutul site-ului și selectați Setări site.
În secțiunea Administrarea Colecțiilor de Site, faceți clic pe link-ul Caracteristici de Colectare a Site-ului.
În fața elementului de administrare a înregistrărilor locației, faceți clic pe butonul Activare.
În site-ul de nivel superior, faceți clic pe butonul Opțiuni, apoi faceți clic pe Setări site.
În site-ul SharePoint al grupurilor conectate, faceți clic pe Opțiuni. selectați Conținutul site-ului și selectați Setări site.
Faceți clic pe OK.
În aplicația SharePoint Online, faceți clic pe butonul Opțiuni, apoi faceți clic pe butonul Setări listă sau Opțiuni bibliotecă.
Fie că permiteți utilizatorilor să declare întotdeauna manual articolele ca intrări pentru o anumită listă sau bibliotecă;
ar trebui ca utilizatorii să fie împiedicați să declare manual înregistrările din această listă sau din bibliotecă.
Faceți clic pe OK.