Depozitarea obligatorie a numerarului
Procesul de inventariere se realizează în conformitate cu cerințele legislației RF privind "Contabilitatea" (articolul 19), privind efectuarea tranzacțiilor în numerar. Ministerul RF al Finanțelor (Ordinul nr. 49) reglementează procesul de inventariere și oferă recomandări metodologice. Baza pentru inventar este ordinea capului, este documentul principal al politicii financiare a acestei întreprinderi.
Documentele de reglementare înregistrează informații despre inventarul obligatoriu, indicând motivele care ar putea fi următoarele:
- Pregătirea și prezentarea raportului anual.
- Recrutarea unui nou angajat responsabil din punct de vedere material la locul primei.
- În caz de abuz de persoane care își folosesc poziția oficială în scopuri proprii.
- Închiderea întreprinderii sau reorganizarea ei.
- Circumstanțe neprevăzute legate de circulația banilor.
În plus, conducătorul societății sau un reprezentant al organizației de supraveghere poate acționa ca inițiator al inventarului. Caracterul arbitrar sau brusc al controalelor contribuie la o eficiență mai mare a detectării încălcărilor.
Secvența procesului de verificare
Inventarul de numerar în casa de bani a companiei se efectuează în conformitate cu următorul algoritm:
- Etapa pregătitoare.
- Verificarea statutului de numerar.
- Identificarea datelor primite cu datele contabile.
- Elaborarea unui act de inspecție a inventarului.
- Analiza constatărilor.
Perioada de pregatire include emiterea de catre conducatorul societatii a unei ordonante corespunzatoare, care contine informatii cu privire la momentul verificarii casetei, data limita de transmitere a informatiei primite in timpul inventarului. De asemenea, ordinul informează despre constituirea unei comisii de inventar cu numele președintelui acesteia. Toți membrii comisiei sunt responsabili pentru fiabilitatea datelor stabilite în timpul auditului. Momentul prezenței tuturor membrilor fără excepție este foarte important. Dacă cel puțin unul lipsește, rezultatele pot fi declarate nevalabile.
Notificarea în scris a casierului că toate chitanțele și cheltuielile întreprinderii sunt disponibile în raport și transferate departamentului contabil sunt începutul unui control al inventarului.
Întreaga cantitate de bani, găsită în casa de marcat, este înregistrată. La cantitate prea mare, bancnotele sunt sortate apreciate și recalculate în mod corespunzător fiecare parte specificând numărul unei anumite bancnote de valoare și suma, și apoi toate însumate. Rezultatul final este comparat cu datele din raport și se întocmește un act corespunzător.
Controlul inventarului vă permite să determinați:
- Casierul acestei întreprinderi respectă cerințele privind disciplina de numerar, nu încalcă regulile de acceptare și de emitere a numerarului.
- Cât de fiabile sunt informațiile despre relația cu banca care deservește compania.
- Prezența obligațiilor contractuale cu o persoană responsabilă din punct de vedere financiar (casier).
Un element important al cecului este disponibilitatea condițiilor pentru stocarea banilor (semnalizare, seifuri, siguranță la incendiu, condiții de transport).
Verificarea corectitudinii carnetului de numerar este, de asemenea, o componentă importantă a inventarului, principalele cerințe fiind:
- Numerotarea paginilor.
- Firmware tipărit.
- Încrederea înregistrărilor în cartea cu confirmare documentară. Corecțiile, jonglarea datelor sunt strict interzise.
- Totalurile trebuie să fie inconfundabile și adevărate. Transferul datelor pe pagina următoare ar trebui făcut în conformitate cu cerințele stabilite.
Dacă în departamentul contabil există o contabilitate automatizată, se verifică activitatea software-ului destinat procesării datelor documentelor de numerar.
Înregistrare: documente și mostre
După cum sa menționat mai sus, punctul de plecare pentru un inventar este o comandă pentru companie, care este emisă de manager.
Comanda probă pentru inventar
În plus, se efectuează o verificare efectivă, pe parcursul căreia comisia colectează informații pentru întocmirea unui raport de inventariere pe formularul unificat al INV-15.
În cazul în care casierul efectuează corect toate tranzacțiile în numerar, suma reală a numerarului rămasă în casierie va fi egală cu suma specificată în rapoartele transmise în prealabil. Discrepanța dintre sumele se referă fie la lipsa de bani din casa de marcat, fie la surplus, care în ambele cazuri vorbește despre abuz sau acțiuni eronate ale casierului.
Pentru compilarea informațiilor colectate, se întocmește o fișă descriptivă care face parte din actul de inventariere și este completat după cum urmează:
- Denumirea întreprinderii cu indicarea domeniului de activitate.
- Numărul și ora (zi, lună, an) de întocmire a unui act de inventariere.
- Numărul ordinului de inspecție a inventarului și data publicării acestuia.
- Numele angajatului financiar responsabil al societății și semnătura sa.
Tabelul conține următoarele date:
- Valoarea reală a numerarului și a valorilor mobiliare și suma din raport.
- Diferența dintre datele raportate și cele reale.
- Numerele celor mai recente documente de venituri și cheltuieli.
Casierul oferă o explicație pentru încălcările comise într-o coloană separată a formei actului. Mai mult, aceste informații sunt folosite în elaborarea măsurilor de eliminare a deficiențelor identificate.
Un act de inventar este emis în două exemplare, iar în cazul în care un nou angajat este numit în funcția de casier, apoi în trei. Documentul este certificat de semnăturile tuturor participanților la audit. Originalul este transmis departamentului contabil, o copie a lucrătorului în numerar (responsabil din punct de vedere material).
Eșantion de act de verificare
Un eșantion din raportul de verificare (martor INV-15)
Detectarea încălcărilor și a cauzelor acestora
Aproape fiecare verificare este însoțită de detectarea unui anumit număr de încălcări. Acestea pot fi cauzate din mai multe motive:
- Profesionalism insuficient.
- Neatenție elementară și neglijență de neiertat.
- Distorsiunea deliberată a datelor de către persoana responsabilă.
- Imperfectarea sistemului de control.
Încălcări tipice în majoritatea întreprinderilor:
- Lipsa parțială sau completă a documentației primare-cheltuieli primare.
- Menținerea incorectă a înregistrărilor.
- Analfabetismul contabilului, care face greșeli în calculele matematice.
- Redactarea nerezonabilă a fondurilor (fără documente justificative).
- Aceleași documente sunt utilizate de două ori.
- Conturile sunt completate cu o limită de timp.
- Documente neacoperite de sigiliul societății și semnătura directorului.
- Utilizarea chitanțelor ca o abatere de numerar.
- Destinatarii de fonduri nu semnează pe documentele de cheltuieli.
- În absența casierului, sarcinile sale sunt îndeplinite de un alt angajat fără o autorizație adecvată.
Cine este responsabil pentru deficiențele identificate
Dacă nu sunt identificați făptuitorii penuriei, atunci capul este responsabil pentru acest fapt. El decide cu privire la posibila retragere a sumei lipsă de la împrumut la debit. Baza pentru o astfel de decizie este articolul 12 din Legea federală "Cu privire la contabilitate".
Deficiențele sau excedentele dezvăluite se eliberează și se trimit departamentului contabil (articolul 17 din Legea federală "Cu privire la contabilitate").
În cazul în care, pe baza rezultatelor unui control al inventarului, se constată încălcări și se identifică autorii, vor fi luate măsuri împotriva acestora pentru a recupera daunele materiale ale companiei.
Dacă angajatul responsabil responsabil refuză cererile, șeful poate solicita autorităților judiciare să rezolve conflictul.
Condițiile în care vinovații sunt obligați să compenseze lipsa:
- Prezența unui document oficial care confirmă vinovăția unui anumit funcționar.
- Recunoașterea vinovăției proprii a angajatului în scris, indicând cauza și motivele încălcării comise.
- Decizia comisiei de inventar privind recunoașterea vinovăției angajatului. Dacă nu este de acord cu această decizie, trebuie să semneze un document corespunzător, care poate constitui baza pentru depunerea unui proces cu șeful instanței.
- Deducerea valorii deficitului din salariul lucrătorului vinovat.
Dacă un angajat este în mod greșit acuzat de o lipsă, el poate, de asemenea, să se adreseze autorităților judiciare.
Primul pas după identificarea surplusului este că aceștia sunt supuși postării. Contabilul efectuează calculele corespunzătoare și compilează un certificat care conține următoarea înregistrare:
Excedentul descoperit și contabilizat este inclus în cifra de afaceri a întreprinderii. Dacă vorbim de bani, ele devin neoperative, articolul 25 din Codul Fiscal interzice folosirea acestora. Acestea sunt scoase din producție și fixate prin debit.
Cum se scrie un deficit
Lipsa identificării fără vinovăție poate fi abrogată numai în astfel de cazuri și condiții:
- În cursul anului în care a fost efectuat controlul inventarului.
- O retragere poate fi efectuată de un angajat special desemnat în acest scop.
Procesul de retragere se efectuează în următoarea ordine:
- Ediția ordinului șefului companiei.
- Anularea creditului în debitul contului 94.
- Anularea costurilor pentru verificarea inventarului.
- Contabilitatea oferă date despre pierderile naturale. Apoi, sumele cheltuielilor sunt comparate cu cele normative. În cazul în care rezultatul este mai mic decât norma, scaderea se face pentru cheltuielile companiei.
Dacă există angajați vinovați sau dacă deficitul este mai mare decât pierderea naturală, retragerea se face după cum urmează:
- Managerul întocmește o comandă pentru a scoate creditul la un debit.
- Reconcilierea datelor în documente.
- Contabilitatea calculează suma lipsă.
- Conducerea întreprinderii elaborează un plan de măsuri pentru prevenirea viitoarelor încălcări sau se îndreaptă către măsuri extreme - înaintează un proces instanței.
În cazul în care hotărârea judecătorească nu dovedește vinovăția angajaților, lipsa este anulată pe baza verdictului instanței.
În cazul în care vinovatul a scăpat, lipsa se pierde în detrimentul profitului net.
Pentru a preveni conflictele legate de astfel de fenomene negative în întreprindere, ca și lipsa, managerul trebuie să urmeze secvența de acțiuni. Fiecare pas trebuie să corespundă literei legii. De exemplu, acțiunea sumei lipsă de separare între angajați și deducerea acestei sume din salariile lor - este ilegală și poate fi calificat ca fiind ilegale neplata salariilor.
Inventarul de numerar în casierie poate fi păstrat din diverse motive. Se întâmplă atât planificată, cât și bruscă. Scopul său principal este de a controla fluxul de numerar în întreprindere și de a preveni furtul în rândul personalului.