Scopul externalizării este acela de a se asigura că calitatea și domeniul de aplicare necesar al funcțiilor instituției nu sunt cel puțin reduse, dar costurile financiare pentru implementarea acestora sau, cel puțin, eforturile administrative, dimpotrivă, au fost reduse.
Externalizarea este un fenomen relativ nou, în special în sfera bugetară. Dar câștigă dinamism, dar pentru că ar trebui studiat în detaliu.
Conceptul de "outsourcing" nu are încă definiția sa în legislația rusă, iar în dicționar înseamnă "transferarea performanțelor funcțiilor auxiliare, altele decât cele de bază ale unei organizații externe, în vederea reducerii cheltuielilor de exploatare ale companiei" <1>. Se poate clarifica faptul că o "organizație externă" trebuie să aibă resurse tehnice și (sau) de gestionare adecvate într-un anumit domeniu. Astfel, atunci când externalizează, compania transferă funcția externă unei organizații externe (transportul angajaților, curățarea spațiilor de lucru etc.). Să presupunem că o societate poate în loc să mențină un serviciu de contabilitate în statul său, folosind resursele sale (spații, echipamente de birou, programe specializate achiziționate) etc. încheie un contract cu o organizație externă care oferă servicii de suport contabil. Se crede că externalizarea permite o organizație să se concentreze pe miezul ei este, mai degrabă decât funcții de sprijin - de exemplu, șeful întreprinderii nu se poate face cu organizarea lucrărilor de curățare și de oameni de serviciu, și să se concentreze asupra sarcinilor pentru care a fost creată Organizația. În caz contrar, nu există nici un sens economic sau bun-simț în ceea ce privește externalizarea. Și, desigur, profitabilitatea utilizării externalizării ar trebui calculată și stabilită în fiecare situație specifică.
<1> Dicționarul termenilor de afaceri (www.academic.ru).
Termenul „externalizare“ de multe ori considerate Outstaffing sinonime sau aproape sinonim ca, de asemenea, fără hotărârea sa în legislația rusă, ultimul termen în sensul dicționar este formulată ca o „tehnologie de management bazat pe cooperarea proceselor de management prin implicarea organizațiilor externe și a personalului de conducere din lateral, transmisia are o serie de funcții de conducere " <2>. Da, ambele concepte - atât "outsourcing" cât și "outstaffing" - sunt într-adevăr destul de apropiate. Cu toate acestea, atunci când este outstaffing (uneori se numește "externalizarea personalului"), vorbim despre retragerea în afara companiei a unei anumite funcții separate, cum ar fi întreținerea echipamentelor și a rețelelor de calculatoare și o parte din personal. De exemplu, în cazul în care există zece contabili în companie, iar trei sunt în personalul companiei, iar șapte sunt furnizate în cadrul contractului de către așa-numita organizație de furnizori, aceasta este prea mare. Și dacă în companie nu există niciun contabil și tot sprijinul contabil pentru activitățile companiei este efectuat de o organizație de contabilitate externă, este externalizarea.
1) evaluarea preliminară a impactului activităților instituției asupra externalizării furnizării de funcții. De asemenea, este important ca această evaluare să includă stabilirea de riscuri și un plan de restabilire a sănătății instituției în caz de urgență în procesul de obținere a serviciilor de externalizare;
2) studiul pieței serviciilor de externalizare, inclusiv formarea listei de cerințe care trebuie îndeplinite de către un potențial contractor (în raport cu nivelul de calitate, respectarea termenelor în nivelul prețurilor și capacitatea de a îndeplini cerințele instituției, etc.);
3) elaborarea unor termeni de referință detaliați pentru un posibil potențial extern;
4) selecția de externalizator, încheierea unui contract. Rețineți că aceste proceduri de către instituțiile bugetare și publice ar trebui să se desfășoare în conformitate cu legea federală privind sistemul contractual (Legea privind sistemul contractual <6>) și instituții autonome - cu legislație federală privind achiziționarea de bunuri, lucrări și servicii de către anumite tipuri de persoane juridice (Legea nr. 223-FZ <7>);
5) se modifică în activitățile instituției în legătură cu funcția de transfer de a furniza externalizare, - numirea funcționarului responsabil pentru cooperarea tehnologică cu Comanditarul, redistribuirea resurselor eliberate, reducerea personalului și a instituțiilor full-time, etc;.
6) dezvoltarea și implementarea unui sistem de monitorizare a calității performanței funcțiilor de asistență externalizată.
În același timp, informațiile disponibile în surse deschise despre beneficiile practice și problemele legate de utilizarea externalizării în instituțiile de stat și municipale sunt destul de contradictorii în prezent.
Sustinatorii de externalizare (reprezentanți ai companiilor sau factorii de decizie oficiali de externalizare, convins de corectitudinea aplicării sale, și așa mai departe.) Raportează că, datorită acestei abordări este posibil economii bugetare, îmbunătățirea serviciilor prin utilizarea de tehnologii mai avansate și resurse umane outsourcing, facilitează munca managerilor să creeze noi locuri de muncă în întreprinderile mici.
Reprezentanții instituțiilor înșiși sunt mai înclinați în evaluările lor, indicând în mod clar și specific atât avantajele, cât și dezavantajele acestei direcții. De exemplu, într-unul dintre spitalele din Perm, vorbind despre serviciile de spălătorie externalizate, rețineți că, după trecerea la acest tip de serviciu, rufele au devenit mai curate și mai puțin rupte, în timp ce externalizatorul folosește mașini de spălat și detergenți moderne. Dar, în aprecierea calității derivate la sediul spitalului de curățare externalizate a arătat că Comanditarul angajat angajați, care nu cunoșteau cerințele sanitare stabilite, și de tren le-au avut personalul spitalului. În ceea ce privește efectul economic, nu există un optimism mare - serviciile nu au devenit mai ieftine. Și dacă costul serviciilor este redus, este adesea cauzat de dumpingul prețurilor furnizorilor în detrimentul calității. În plus, trebuie reamintit faptul că introducerea externalizării atrage astfel de costuri unice ca plăți compensatorii pentru membrii personalului care sunt reziliați.
Cu toate acestea, principalul avantaj al externalizării. care se numește șefii agențiilor este probabil dispariția de dureri de cap pentru organizarea instituției furnizează caracteristici decât orice economii financiare reale. În general, experiența arată că, atunci când în detrimentul externalizare doar încercarea de a economisi bani și nu obține același bani pentru ceva mai bun, acest lucru poate duce la sistemul de control la un popas screeching. iar cuvântul "outsourcing" devine abuziv. În acest caz, sunt posibile două opțiuni. Sau fondurile alocate nu provoacă nici un fel, nici un interes în orice outsourcerilor și stabilirea de urgență necesare pentru a lua înapoi, la costuri administrative și financiare considerabile - de exemplu, pentru a încheia contracte de drept civil cu foști angajați, care la rândul lor și se taie. Oricare dintre aceste fonduri pot fi interesante doar pentru furnizorii care nu sunt în măsură să furnizeze serviciul în mod corespunzător, ceea ce duce la reducerea critică a calității serviciilor, nemulțumirea clienților, instituțiile de iritare angajaților, pretențiile și autoritățile de reglementare etc.
Mai sus, atunci când era vorba de linii directoare, adoptate în regiunea Perm, a desemnat punerea în aplicare a unor elemente importante de externalizare - în principiu, în cazul în care respectă în totalitate cu acestea, utilizarea de externalizare poate aduce beneficii tangibile. În plus față de aceste componente, este necesar să se menționeze următorii factori practici care asigură succesul:
1. Este necesar ca fondatorii de stat și locale agențiile guvernamentale nu au luat în considerare externalizarea ca o scară largă, instrument versatil, modern sau obligatoriu de management - utilizarea este necesară numai în cazul în care într-un anumit caz, există motive clare că utilizarea acestuia vor beneficia, cel puțin în ceea ce privește optimizarea managementului activitatea instituției. Acest lucru va permite managerilor să ia decizii mai informate cu privire la retragerea externalizare a anumitor funcții și nu doar să prezinte necugetat la presiunea fondatorilor săi.
2. Trebuie să existe o piață competitivă a furnizorilor de servicii - în cazul capului de muncă neloiale sau slabă a instituției este mult mai dificil de a influența furnizorului de monopol extern care cunoaște clientul încă nu poate scăpa decât personalul propriu.
3. Este necesar să existe o sarcină tehnică clară și deplină pentru prestarea serviciilor de externalizare - este importantă atât pentru selectarea unui externalizator, cât și pentru punerea în aplicare a unui acord cu acesta. Un membru al personalului este suficient de ușor pentru a ajunge la lucru într-un mod care să respecte anumite reguli. Dar pentru a schimba natura muncii unui angajat al companiei de outsourcing, dacă aceste reguli nu sunt stipulate în avans, va fi destul de dificil. O atenție deosebită ar trebui acordată clarității indicatorilor de calitate. În misiune este important să se ofere și toate situațiile posibile. care pot rezulta din practica existentă a instituției care implementează funcția specificată - de exemplu, condiția pentru creșterea cantității de servicii de spălătorie în timpul verii datorită vremii fierbinți etc. Când se utilizează externalizarea, instituția ar trebui să știe foarte bine ce are nevoie de la externalizator și nu numai să știe, ci și să o desemneze pentru acesta. Trebuie remarcat faptul că, probabil, furnizarea acestui factor este cea mai dificilă metodologie metodologică.
4. Atunci când achiziționează servicii de outsourcing ar trebui să se străduiască să utilizeze metode care permit selectarea externalizării nu este doar (și nu atât de mult) pe criteriul prețului, dar, de asemenea, criterii calitative (calificare, disponibilitatea unor instrumente adecvate și echipamente, experiență, etc.). Este evident că, de exemplu, în conformitate cu legea federală privind sistemul de contract metoda preferată de achiziții publice, în acest caz nu necesită oferte sau licitație electronică, și o concurență deschisă. Multe probleme care apar atunci când se utilizează externalizarea pot fi împiedicate tocmai prin alegerea metodei potrivite de achiziție. Rețineți că instituțiile autonome, în contrast cu bugetul și statul nu este obligat să respecte legea federală privind sistemul de contract, au o mai mare flexibilitate în desfășurarea serviciilor de achiziții de externalizare.
5. Instituția ar trebui să fie pregătită să monitorizeze activitatea externalizatorului. Să-l păstrați în stare bună și să nu permiteți reducerea calității serviciilor furnizate.
În general, externalizarea este un instrument de gestionare a cărui aplicare poate fi eficientă numai dacă este folosită corect, altfel totul va arăta (în varianta cea mai bună) ca o parcelă de grădină urbană fără sens.
Dacă nu ați găsit informațiile de care aveți nevoie pe această pagină, încercați să utilizați căutarea de site: