Căi de potrivire a documentelor
Angajatul pregătește documentul. În cazul în care acest document reprezintă răspunsul, coordonarea proiectului de document ar trebui să se realizeze împreună cu departamentele menționate în rezoluție. Puteți adăuga alte departamente dacă aveți nevoie să pregătiți proiectul.
Dacă organizația dvs. este inițiatorul documentului, angajatul și șeful departamentului său vor decide cine îl va coordona. Decizia este luată pe baza instrucțiunilor privind ținerea evidenței organizației, în cazul în care trebuie scrise principalele puncte de aprobare a documentului.
Principalele reguli de aprobare a documentelor:
- Documentul este vizitat de șeful unității care a pregătit documentul.
- Șef adjunct al organizației, responsabil de acest departament.
- Dacă documentul se referă la chestiuni financiare, atunci va fi vizitat șeful său contabil.
- Dacă este necesară o evaluare juridică, suntem de acord asupra documentului cu departamentul juridic
- Ultimul document este șeful biroului. El verifică ortografia, stilistica, procesarea documentelor și disponibilitatea tuturor vizelor.
- Responsabilitatea pentru trimiterea în timp util a documentului spre aprobare este transmisă de interpret.
Cea mai lungă cale de reconciliere sunt documentele de reglementare, contractele, acordurile, contractele guvernamentale. Pentru scrisori, de obicei este suficient să existe un șef de departament și un adjunct de supraveghere. Scrisorile trimise organizațiilor externe sunt mai bine coordonate cu lucrările de birou.
Tipurile de aprobare a documentelor
Intercalare internă. Adică, documentul este coordonat în cadrul organizației. Pe viza documentul de armonizare emis pe ultima pagină a instanței a 2-a, în cazul în care documentul părăsește organizația și pe partea din spate a 1. dacă rămâne. Fișa de coordonare este atașată documentelor administrative.
Șeful Departamentului de Finanțe
AG Semnătura lui Reznikov
Director General al LLC "Svoboda"
semnătura A. Krasavin
prin ordinul SA "Joy"
Pe documentele interne, puteți utiliza și bara de aliniere. În practică, acest lucru se regăsește în rapoarte și în memorii.
Condiții de aprobare a documentelor
Documentele sunt convenite de la 1 la 5 zile lucrătoare. Depinde de tipul de document și trebuie scris în instrucțiunile de păstrare a evidenței, pentru a evita situațiile de conflict.
În practică, documentele marcate „Urgent“. „Imediat“, semnat de o zi de aducere a documentului de aprobare, perioada de comenzi la vedere pentru activitățile de bază - nu mai mult de 5 zile lucrătoare, personal - nu mai mult de 2 zile lucrătoare. Restul documentelor sunt convenite în termen de 3 zile lucrătoare.
Dacă oricare dintre vizirilor au nici un comentariu în document, acesta negociază un document marcate „observații sunt atașate.“
Șeful Departamentului de Informatizare
semnătura R. S. Bakov
Ordinea de aprobare a documentelor este stabilită în cadrul organizației. Puteți să mergeți cu un proiect de document, de la viser la vizionare. Aveți posibilitatea să imprimați mai multe copii, "dați să citiți" în paralel mai multe coordonare, apoi aduceți originalul. Puteți utiliza sistemul electronic de gestionare a documentelor și puteți trimite documentul spre aprobare în formă electronică. Alegeți calea cea mai eficientă.