Înregistrarea cazurilor asigură siguranța documentelor, facilitează căutarea materialelor necesare, contribuie la crearea unei impresii favorabile a activității personalului în timpul inspecțiilor inspecției muncii. Va fi mult mai ușor să lucrați cu documente dacă se află într-un dosar oficial. Vă vom ajuta să învățați despre regulile acestui proces și vă vom spune în detaliu despre fiecare etapă.
De ce depun dosare?
În primul rând, este necesar pentru a respecta legea. Legea federală a arhivelor <1> se stabilește că, la lichidarea organizațiilor neguvernamentale, documentele privind personalul sunt transferate "într-o stare ordonată" spre depozitare în arhiva corespunzătoare <2>. În consecință, în viitor va fi mai ușor să transferăm cazuri formalizate la depozitare arhivă.
<2> Punctul 10 din art. 23 Ch. 5.
În al doilea rând, înregistrarea cazurilor contribuie la păstrarea documentelor. Formate în cazul, documentele numerotate și înregistrate sunt mult mai bine protejate de pierderi decât documente disparate.
În al treilea rând, activitatea efectuată va ajuta la primirea rapidă a informațiilor necesare. Cu ajutorul unei coperți decorate, a unui inventar intern, vom obține o modalitate rapidă și convenabilă de a găsi documentul potrivit. Pentru personalul HR - un real ajutor practic în muncă.
Ce este o "problemă", mai ales "personală"?
Mai întâi, să ne amintim ce este inclus în conceptul de "afacere". Cazul este considerat a fi o colecție de documente referitoare la o singură problemă sau la o secțiune de activitate, plasată într-o copertă separată. Prin urmare, atunci când înregistrați un caz, va trebui să eliberați o copertă pentru el. Principala cerință în proiectarea copertei este titlul cauzei. O listă completă a rubricilor de cazuri privind personalul este reflectată în nomenclatorul cazurilor. Va trebui să mutăm anteturile cazului din nomenclatură în coperta sa. Și, de asemenea, efectuați mai multe operații simple mai jos.
Amintiți-vă! Copertele casetelor sunt decorate cu cerneală rezistentă la lumină, într-o scriere lizibilă.
Pas cu pas pas cu pas
Înregistrarea cazurilor include un set de lucrări privind prelucrarea tehnică a documentelor: întocmirea unui inventar intern și a unei inscripții verbale, legarea cazului, numerotarea foilor, decorarea capacului <3>. Se poate adăuga că cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) fac obiectul înregistrării parțiale. În acest caz, nu este necesar să numerotați foile în cazuri, să depuneți foaia de martor a cazului și să puneți carcasa într-o copertă greu.
Acum ne vom ocupa de fiecare etapă a înregistrării cazului.
Algoritm pentru punerea în aplicare a cazului
Să inventăm un inventar intern
Inventarul intern al dosarului personal este depus imediat după stabilirea dosarului personal și este completat pe tot parcursul întregii activități de lucru a angajatului.
Să compilem o inscripție verificatoare
Inscripția de verificare ține cont de numărul de coli din fișier și stabilește specificul numerotării lor. În plus, toate modificările în compoziția și starea cazului (deteriorarea, atașarea de noi documente) sunt consemnate în fișa de atestare a certificatului, care se află la sfârșitul fiecărui caz. Inscripția de verificare se face pe o foaie separată și semnată de către emitentul acesteia, indicând decodificarea semnăturii, poziției și datei de compilare.
Inventar intern
documentele dosarului personal N 45
N
п / п Index
data
document Titlu
documentului,
1 (unu)
Număr de coli interne ---------------------------
Stocuri (în cifre și cuvinte)
Inspectorul departamentului de personal Filimonova O.V. Filimonov
Fișa de mărturii de afaceri N 22
155 (o sută cincizeci și cinci) de coli
Fișierul este cusut și numerotat -------------------------------
(în cifre și în cuvinte)
inclusiv:
+ foi de inventar intern _________________________________
Caracteristicile stării fizice
și formarea cazului Plăcuțele de identificare
Inspectorul departamentului de personal Filimonova O.V. Filimonov
Cusute (vom răsuci) cazul
Depunerea într-un liant de foldere sau legarea într-o crustă tare asigură siguranța documentelor incluse în carcasă. De regulă, organizația invită un specialist să lege documentele. Dar poți răsuci singur cazul. În primul rând, este necesar să se facă patru perforări în documentele care compun acest caz. În mod obișnuit, găurile sunt realizate cu un burghiu, o mână sau o lovitură specială. Apoi, documentele sunt cusute cu un fir puternic și plasate într-un capac greu.
Amintiți-vă! Principala cerință pentru copertă este titlul cauzei. Acesta conține informațiile complete privind compoziția și conținutul documentelor în cauză.
Numerotarea este necesară pentru a asigura siguranța documentelor cazului și pentru a stabili ordinea amplasării acestora. Numărul de coli din fișier indică capacul. Este necesar să numerotați toate foile, cu excepția foilor inventarului intern și a foii cu inscripția. Fișele din inventarul intern sunt numerotate separat. Numerele foilor sunt plasate în colțul din dreapta sus cu un creion simplu. Dacă găsiți o eroare în numerotarea foilor, le puteți renuma. Ștergeți numerele vechi și introduceți numere noi lângă ele. Dacă găsiți numere ratate, vă rugăm să furnizați numere suplimentare. Numerele suplimentare, pierdute anterior, se numesc numere de litere. Acestea conțin numărul de ordine al foii anterioare și denumirea literei. Informațiile privind toate modificările ulterioare ale numerotării sunt introduse în fișa de caz a martorului.
Acoperirea fiecărui caz este întocmită în conformitate cu formularul stabilit. Numele organizației este indicat în cazul nominativ în câmpul superior al copertei. Dacă o organizație are o abreviere oficială, este indicată în paranteze. Se indică apoi numele unității structurale. Dacă numele organizației sau subdiviziunii se modifică în perioada acoperită de caz, ambele nume sunt afișate pe copertă. Numele anterior este indicat în paranteze. Pe copertă este necesar să se indice numărul ordinal al cazului din inventar (cifrul de arhivă) și indicele cazului pentru nomenclatură. Din nomenclatură, perioada de stocare a documentelor este de asemenea transferată pe coperta cazului. În cazul depozitării permanente, este scris: "Păstrați permanent." Perioada de stocare a carcasei este indicată în colțul inferior drept al capacului casetei. Asigurați-vă că reflectați informațiile de la data cazului.
Până în prezent, data cazurilor este termenul limită pentru dosarul cauzei. De exemplu, ultimele date ale unui dosar personal sunt datele semnării ordinului de admitere - înregistrarea relațiilor de muncă și dizolvarea (concedierea) angajatului. Și nu uitați să specificați numărul de coli din fișier. Aceste informații sunt ștampilate pe copertă sub coloana "Data".
Notă. Consultați următoarele documente (pentru informații):
O lipsă constantă de bani condamnă persoanele vârstnice singure la o viață plină de umilință. Principalele motive sunt în afara sistemului de pensii. Nivelul scăzut al pensiilor este determinat în primul rând de salariile scăzute din țara noastră. Deducerile la fondurile de pensii de stat și nestatale nu îndeplinesc nici cerințele timpului, nici standardele globale recunoscute.
Fondul N ______
03-07 2 l / s
Indexul cauzei ----- Inventarul N -----
17
Cazul N ------
Compania cu răspundere limitată "M-Discount"
Serviciul Resurse Umane
(numele organizației și unitatea structurală)
17 1
Cazul N --- Volumul N ---
Coperta de afaceri personala
Fondul N ______
05-30 2 l / s
Indexul cauzei ----- Inventarul N -----
23
Cazul N ------
Compania cu răspundere limitată "M-Discount"
Serviciul Resurse Umane
(numele organizației și unitatea structurală)
23
Fișier personal N -
În timp ce vom avea un astfel de salariu, pensiile pentru limită de vârstă pentru muncă și alte plăți de asigurare vor rămâne în mare măsură mizerabile.
B.Makarov
personal
LLC "M-Discount"