Deseori oamenii incep sa isi planifice ziua si .... încetează. De ce?
Înțelegeți de ce metodele de eficacitate personală și de gestionare a timpului nu funcționează pentru majoritatea începătorilor încep cu un mic, cel mai elementar - cu construirea listei de cazuri pentru această zi.
În acest articol, vă propun să dezasamblați în detaliu instrumentul cel mai simplu la prima vedere pentru a îmbunătăți eficiența utilizării timpului dvs. - o listă de cazuri pentru această zi.
Sunt sigur că algoritmul de construire a unei zile nu a fost clar dezvoltat, este dificil să planificați o săptămână.
Cum trăiesc o zi, așa că am trăit viața
Cunoscut un caz istoric interesant, care a avut loc în compania de oțel "Bethlehem Steel Company". Compania a decis să sporească productivitatea angajaților săi, iar întreaga echipă de conducere, inclusiv șefii departamentelor, a fost instruită să elaboreze o listă de cazuri pentru ziua de mâine la sfârșitul zilei de lucru și să o urmeze cu strictețe. După trei luni, rezultatul a surprins toată lumea - angajații au început să-și îndeplinească mai bine sarcinile și volumele mai mari.
Dacă tocmai acum realizați necesitatea de a începe să creați o listă a cazurilor dvs. pentru o zi, alegeți cea mai simplă foaie de instrumente și stiloul. Dacă aveți o experiență de gestionare a afacerii, puteți utiliza orice aplicație electronică. În orice caz, alegeți orice instrument care să vă satisfacă cel mai bine obiceiurile și ritmul vieții.
Există șapte pași simpli care vă vor ajuta să creați o listă de lucru pentru zile și să răspundeți la întrebarea: de ce nu ați reușit să o faceți înainte?
1. Colectarea informațiilor primite
Amintiți-vă, unde păstrați indicii despre ceea ce trebuie să faceți?
Poate că răspunsurile dvs. vor fi:
- notebook sau jurnal;
- autocolante pe monitor;
- alte frunze pe masă sau pungă etc
O listă a tuturor cazurilor, obligațiilor, informațiilor utile și a altor lucruri vor fi numite "primite". Iar locul în care stocăm intrarea, vom numi "Inbox" sau "Inbox". Cu alte cuvinte, "Inbox" este o listă a tot ceea ce așteaptă de la noi o soluție și include atât afacerile personale. și muncitorii.
Și acum scrieți pe foaie în linii separate toate cazurile care apar în memoria dvs. în momentul în formula, ca de obicei. Ai scris-o? Ei bine, această foaie va fi inboxul tău. Pe măsură ce apar noi cazuri, idei, gânduri și alte lucruri, descărcați-le pe această listă.
Cel mai probabil, această listă va fi cam ca o listă de sarcini, dar acesta va fi primul pas pe calea spre gestionarea zilei.
2. Formularea corectă a sarcinilor
Răspundeți la întrebarea: ce sarcină faceți mai întâi - urgentă sau importantă?
Acum verificați răspunsul. Răspunsul corect la întrebarea de mai sus este că efectuați prima sarcină ușor de înțeles.
De aceea este important să formulăm corect problema. Ce înseamnă asta?
O sarcină bine formulată trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
Și acum, din lista Inbox, luați primul caz și exprimați-l astfel încât formularea să corespundă celor 5 criterii descrise mai sus.
3. O singură listă de cazuri
La acest pas, vom procesa alternativ cazurile din lista Inbox utilizând 5 criterii pentru formularea corectă a sarcinii. Rezultatul este o listă de sarcini pentru zi.
Procesarea sarcinilor de intrare și formulare pe sistemul de 5 criterii ar trebui efectuată zilnic. De regulă, nu durează mai mult de 15-20 de minute.
Lista de sarcini pentru ziua respectivă trebuie să fie una. Nu împărțiți listele de sarcini în articole personale și de lucru. Noi scriem totul într-o singură listă.
Lista trebuie să fie unică, singură și întotdeauna vizibilă, atunci nu veți uita nimic.
4. Nu transformați proiectele în sarcini
Un proiect este o afacere care constă în mai multe sarcini, care durează până la 30 de minute.
De exemplu, construirea unei case este un proiect, deoarece este imposibil să se obțină un astfel de rezultat într-o acțiune în 30 de minute.
Distrugem astfel de cazuri pentru sarcini care nu depășesc 30 de minute.
5. Nu planificați prea mult
Nu puneți pe listă pentru o zi mai mult de 8-10 sarcini.
Foarte adesea, supraestimăm ceea ce putem face într-o zi. Acest lucru adaugă un negativ vieții noastre și duce la dezamăgirea beneficiilor planificării.
Sarcinile planificate pentru această zi nu trebuie să depășească 60% din timpul de lucru. restul de 40% vor acoperi situații neprevăzute. Această abordare va face planul zilei mai flexibil și va ușura tensiunea.
6. Începeți mai întâi
Chiar dacă încercarea de a menține o listă de cazuri nu a reușit, puteți începe din nou oricând.
În acest caz, când suntem rupți de sistemul nostru, suntem frustrați și credem că acest sistem nu este pentru noi, că nu este pentru mine.
Este important să înțelegeți că puteți începe din nou oricând.
7. Accelerați amânarea.
Există sarcini pe care nu le facem zi de zi. Problema corect formulată nu dă naștere la amânare.
Dacă sarcina dvs. nu este efectuată timp de 3 sau mai multe zile, atunci
- astfel de sarcini vor fi utile pentru a repara.
- ia și pătrunde în sarcini și mai mici.
Dacă ați finalizat sarcinile și recomandările celor șapte pași propuși, acum aveți o listă de sarcini pentru această zi. acum știi exact ce trebuie să faci azi! Acum, principalul lucru este să urmați planul în mod clar!
Acest material poate fi utilizat ca instrucțiune pentru utilizare. Dacă doriți să vă gestionați ziua, apoi efectuați zilnic algoritmul propus timp de o lună, asigurați-vă că rezultatul unei astfel de activități va surprinde și vă rog.
"Unul dintre secretele despre cum să reușești să faci mai mult - să faci o listă de cazuri pentru fiecare zi, să o ai în fața ochilor tăi și să te ghidezi" Jean de Lafontaine
Succesuri și productivitate ridicată!
Citește mai mult:
