Dacă ați convenit deja cu sponsorul despre întâlnire, ar trebui să vă pregătiți cu atenție pentru aceasta.
Pregătiți-vă pentru prima întâlnire
Când vei veni la birou pentru sponsor, trebuie să știi ce vrei de la ea. Atunci când se pregătește pentru întâlnire, trebuie să se înțeleagă că unii sponsori au o idee clară despre proiect și pot elabora ceea ce doresc. Acesta este probabil cel mai periculos tip de sponsori: ei sunt capabili să își exprime gândurile atât de precis și viu, încât pur și simplu nu este o chestiune de a întreba de ce rezultatul final dat este oferit ca o soluție. Adesea, la sfârșitul proiectului, sponsorul spune: "Aceasta este ceea ce am cerut, dar nu ceea ce avem nevoie."
În alte cazuri, în funcție de caracteristicile individuale și sponsorul de gândire, așa-numita viziunea sa poate fi foarte vagă și ego-ul evaziv, dacă la depozitul său sponsorul - Idealist sau raționalistă, și stilul său de comunicare se caracterizează printr-Vision abordare abstractă a sponsorilor poate să fie vag și ca o halucinație. Cu toate acestea, din respect pentru sponsori, puteți lăsa în urmă dreptul lor
pentru incertitudine și conceptul de viziune este tratat ca o imagine (neimportantă, clară sau neclară), care reflectă scopul proiectului, rezultatul final așteptat și efectul economic.
Viziunea sponsorilor poate fi vagă și similară unei halucinații.
Modelul "Obiective - Rezultat - Impactul economic"
Scopul "Obiective - Rezultat final - Efect economic" este un model mental important care trebuie ținut cont atunci când se pregătește să se întâlnească cu sponsorul proiectului. Răspunsurile la întrebările pe care le cereți ar trebui să fie împărțite în trei blocuri principale de informații (a se vedea Figura 8.2).
Un obiectiv este o problemă care trebuie rezolvată sau o oportunitate care trebuie realizată.
Rezultatul final este modalitatea de rezolvare a problemei sau realizarea posibilității. Obiectivul - rezultatul final »- Efectul economic» - Ce? Cum? De ce? Pentru a decide cum rezolvăm problema De ce investim probleme sau folosim acest proiect? să folosim ce oportunitate? oportunități înainte de proiectul desemnat? Fig. 8.2. Model: Obiective - Rezultat - Efect economic
Efectul economic este randamentul așteptat (eficiența) rezultatului final, exprimat în dolari și cenți
Mai jos este un exemplu de proiect pe care un manager de vânzări ar putea să-l dezvolte pentru a crește vânzările
Scopul de a scuti vânzătorii de la alții este obligat
astfel încât să poată dedica mai mult timp organizării vânzărilor.
efect Vânzătorii primesc zilnic
2 ore de lucru. Vânzările zilnice pe vânzător cresc cu 300 de dolari, iar vânzările totale zilnice cresc cu 150.000 $ (300 $ pentru 500 de vânzători).
Cum se comportă în timpul unei întâlniri cu un sponsor
Răspunsurile la întrebările de mai jos oferă cea mai exactă imagine, reflectând viziunea proiectului asupra proiectului și rolul pe care îl joacă în implementarea acestuia. Întrebările se referă la următoarele aspecte. •
Scopul proiectului, rezultatul final și efectul economic așteptat •
Condiții externe pentru implementarea proiectului, inclusiv factori politici •
Ale căror interese sunt afectate de proiect? •
Programa și bugetul estimat al proiectului
Contribuții și rezervări
Dacă puneți aceste întrebări, nu numai că vă demonstrați strălucirea afacerii dvs., dar și că oferiți un serviciu valoros sponsorului proiectului și, în final, tuturor participanților.
Într-o întâlnire cu sponsorul, în special, trebuie să determinați natura relațiilor dvs. de serviciu și să înțelegeți care ar trebui să fie pașii următori. În tabel. 8.1 prezintă întrebările care trebuie adresate sponsorului la prima întâlnire. S-ar putea să doriți să le utilizați pentru a lucra la un anumit proiect.
Nu utilizați abordarea Newtoniană. Nu este necesar să puneți aceste întrebări sau să le puneți în ordinea în care nu sunt enumerate. În procesul de discuție, conversația sare, de obicei, de la unul la altul. Mai târziu puteți grupa răspunsurile la întrebări. Conversația ar trebui să curgă liber, dar trebuie să o gestionați astfel încât să răspundă la fiecare dintre întrebările puse. Prin intermediul acestor întrebări, vă sunt forțați să lucreze valori comune (interacțiune cu clienții, claritatea scopului și orientare rezultat), precum și furnizarea unui serviciu important pentru sponsor, ajutând pentru a aduce viziunea proiectului la realitate. Informațiile obținute la prima întâlnire cu sponsorul - aceasta este informația în sensul literal al cuvântului, adică, ideea că începe să prindă contur.
Încercați să nu vă lăsați în picioare pe ambele picioare înainte de a începe lucrul la proiect
Fii jurnalist.
În timpul primei întâlniri cu sponsorul, rolul dvs. este de a colecta informații obiective. Mai târziu, veți avea ocazia să discutați cu sponsorul despre discrepanțele legate de el și ideile dvs. (și echipa) despre costul proiectului. Este important să „peștele“ informațiile din partea sponsorului în așa fel încât el nu a avut impresia că proiectul în cauză poate (sau nu pot) să fie efectuate în astfel de momente și cantitatea de finanțare pe care le oferă. Nu veți ști dacă este așa, înainte de întâlnirea de planificare care va avea loc în etapa de evaluare a proiectului. Doar atunci veți primi un răspuns la a doua întrebare de afaceri: "Ce ar trebui făcut pentru acest lucru?". Evitați evaluările nerezonabile.
Tabel. 8.1. Întrebări la prima întâlnire cu sponsorul
Ce ocazie dorim să folosim? •
Ce nevoi de afaceri ar trebui să îndeplinească acest proiect? •
Ce vrem să creăm, să îmbunătățim sau să rezolvăm? •
Cum va îmbunătăți proiectul serviciul pentru clienți?
Care ar fi principalele lor funcții și caracteristici? •
Ar fi crearea lor ca o măsură temporară (adică au fost deja dezvoltate, dar dacă trebuie să le înlocuiți, va trebui să începeți de la zero) sau le vom susține și le vom îmbunătăți? •
Care este setul minim acceptabil al funcțiilor lor? •
Cum crezi că ar trebui să arate?
Efect economic. Aceste întrebări sunt destinate să evalueze eficiența economică (valoarea adăugată în dolari și cenți) a rezultatului final al proiectului (adică produsul sau serviciul creat). Să presupunem că proiectul a fost finalizat și "a stat pe picioare". •
Ce efect economic se așteaptă să fie obținut în primul rând? Creșterea veniturilor? Îmbunătățirea serviciului clienți? Creșteți cota de piață? Reducerea costurilor? Profit pe termen scurt? •
În ce parametri se așteaptă să se evalueze efectul economic (în termeni monetari)? Rentabilitatea investiției? Reducerea costurilor? Pentru ce perioadă? •
În funcție de ce putem presupune că efectul economic a fost atins? •
Când poate fi considerat un proiect finalizat?
Termeni de implementare a proiectului
Aceste întrebări sunt destinate să obțină informații despre condițiile externe ale proiectului. •
Cum se încadrează proiectul în strategia globală de afaceri a organizației? •
Cine oferă sprijin pentru proiectul "de sus"? •
Cine aprobă și finanțează proiectul? •
De ce este important să începem proiectul astăzi? Ce se întâmplă dacă proiectul nu este implementat? Amânat pentru un an? •
Ce loc ocupa proiectul printre alte proiecte? •
Ce se va întâmpla dacă alte proiecte urmează să fie amânate pentru implementare?
Participanți la proiect. Aceste întrebări privesc aspectele politice ale implementării proiectelor. Ei ajută să afle care sunt interesele (atât în interiorul organizației, cât și în afara acesteia) care afectează proiectul (atât în mod pozitiv, cât și negativ). •
În interesul căruia se desfășoară proiectul? •
Ce grup de consumatori sau structuri organizaționale se referă la acestea? •
Cine poate crede că proiectul încalcă interesele sale și cine este ferm convins de necesitatea implementării proiectului? •
Cu cine dintre cei care sunt interesați în implementarea proiectului, ar trebui să vorbesc? •
Cine acordă un sprijin serios proiectului?
Termeni de implementare a proiectului •
Care sunt termenele preconizate și termenul limită pentru proiect? •
Care este motivul termenului limită al proiectului? •
Este permisă modificarea calendarului proiectului? Resurse și buget •
Care sunt costurile proiectate pentru proiect? •
Din ce buget este finanțat proiectul? •
Cine ar trebui să precizeze numărul și componența executorilor proiectului?
Contribuții și rezervări. Care sunt cele mai importante "forțe motrice" ale proiectului nu pot fi sacrificate, dacă trebuie să renunți la ceva? •
Randamentul investiției, programul, bugetul, funcțiile și caracteristicile produsului final, calitatea, satisfacția clienților și a participanților la proiect, satisfacția echipei de management? •
Care sunt următoarele "forțe motrice" ale proiectului care nu pot fi sacrificate?
Care este rolul dvs. în procesul de luare a deciziilor? Finanțarea proiectului? Recrutare? Cine altcineva se ocupă de aceste probleme? •
Cum vă vede sponsorul rolul dvs. în proiect? •
Ce informații despre raportarea proiectelor sunt cele mai importante pentru dvs.?
Spuneți sponsorului că vă veți întoarce, când vă aranjați dosarele și veți pregăti un scurt rezumat al viziunii sale asupra proiectului. La cea de-a doua ședință, trebuie să se facă toate amendamentele și clarificările necesare. O viziune actualizată este discutată în cadrul celei de-a treia întâlniri, care a precedat formarea echipei și lansarea proiectului. Această întâlnire este, de asemenea, numită o reuniune-cadru.
La a treia întâlnire, trebuie să vii, cu date preliminare pentru a răspunde la întrebarea „Cât de mult va costa ceea ce vrei?“, Aceasta este întrebarea privind bugetul, resursele și de potențialele riscuri Aceste date pot fi foarte aproximative. Veți primi informații mai precise după ședința de lucru și întâlnirea de planificare, la care vor participa participanții-cheie și echipa de management.
Între prima și a doua întâlnire vă puteți întâlni din nou cu sponsorul și puteți rezolva alte probleme.
După întâlnirea-cadru și întâlnirea de planificare, veți putea să înțelegeți mai bine rolul dvs. în implementarea proiectului și să determinați cu mai multă precizie natura relației de lucru în ceea ce privește implementarea efectivă a proiectului. Acum creați doar o bază pentru rezolvarea acestor probleme. Situația se va schimba.
Cum se întâmplă acest lucru în practică? Pentru a înțelege acest lucru, să mergem la universul paralel în care sunt gestionate proiectele extreme.