Elevi. Cursuri (QMS). Gestionarea documentelor și gestionarea înregistrărilor
Documentația este o disciplină științifică relativ tânără, care a crescut mai întâi în cadrul studiilor de arhivă și numai în 1942, profesorul K.G. Mityaev a dezvoltat un curs independent "Istoria și organizarea gestionării înregistrărilor în URSS". iar un an mai târziu a pus în circulație termenul "documentație". Până la sfârșitul anilor 1950 și începutul anilor '60, cantitatea de informații a crescut datorită revoluției științifice și tehnologice, ceea ce a dus la creșterea numărului de documente. Există o nevoie urgentă de cercetare științifică în acest domeniu, precum și de formare a personalului cu înaltă calificare, care a servit drept un impuls suplimentar dezvoltării managementului de documente ca disciplină științifică și educațională. Din nefericire, cercul specialiștilor care se ocupă de gestionarea documentelor este foarte mic. Rosarchiv în conformitate cu sarcinile care îi sunt atribuite oferind îndrumare și control metodologic asupra organizării muncii cu documente în guvernul federal, coordonează activitatea de cercetare în domeniul managementului înregistrărilor, elaborarea și aprobarea materialelor normative și metodologice obligatorii pentru organizare de birou. Institutul de cercetare stiintifica si de arhivistica din toate tarile (VNIIDAD), infiintat in 1966, face o treaba buna in acest domeniu. Directorul VNIIDAD MVLarin pune pe bună dreptate problema gestionării documentelor în condiții moderne, a căror soluționare va permite furnizarea accesului consumatorilor la resursele informaționale cu cele mai mici cheltuieli de timp, muncă și resurse. În prezent, "managementul documentelor a intrat într-un domeniu foarte important de activitate în automatizarea managementului documentelor, în care se observă probleme comune, suprapuse și contiguoase ale diferitelor discipline științifice, domenii profesionale și abordări tehnologice". Departamentul de Documentare al Universității Umanitare de Stat din Rusia (RSUH) aduce o contribuție imensă la dezvoltarea problemelor de documentare și la formarea specialiștilor din acest domeniu.
Dokumentovedenie - disciplină științifică care studiază în dezvoltarea istorică: 1) legile formării documentelor; 2) modalitățile de a le crea; 3) formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare care se formează în diferite ramuri ale activității umane.
Lucrarea de birou este definită ca fiind "o industrie care furnizează documentația și organizarea muncii cu documente", adică întregul proces din momentul în care documentul este creat până la distrugerea sau transferul la depozitare în arhivă.
Cea mai importantă sarcină a managementului documentelor în stadiul actual este fundamentarea teoretică a proceselor de gestionare a documentelor. Acesta este subiectul gestionării documentelor. Organizarea de lucrări documentare: crearea, producerea, primirea, distribuirea, înregistrarea documentelor, controlul executării, activitatea de referință, problemele de clasificare a documentelor, procedura de examinare a valorii, stocarea și utilizarea documentelor - obiectul gestionării înregistrărilor. În paralel cu termenul de "muncă de birou" în anii '90, se utilizează termenul "furnizarea de gestionare a documentelor" și "suportul pentru gestionarea informațiilor și a documentelor". Apariția acestor termeni este asociată cu introducerea sistemelor computerizate în management și cu faptul că, în plus față de lucrul tradițional cu documente, se asigură gestionarea informațiilor și lucrul cu bazele de date.
Documentele fac obiectul cercetării multor discipline științifice -. Arhivistic, sursa, științe informaționale, științe juridice, istorice, contabilitate, statistici și etc Deci, pentru documentul juridic servește ca metodă de probă, dovada de nimic, pentru istoricul - o sursă istorică, pentru o persoană de specialitate în domeniul managementului este un mijloc de fixare și transferare a deciziilor manageriale. Spre deosebire de științele de gestionare a înregistrărilor de mai sus interesate în document ca atare, fără a considera ca un mijloc de rezolvare a altor probleme.
Astfel, obiectul lucrării documentare este un document în sensul că este definit în standardul de stat pentru terminologie în domeniul managementului documentelor și al studiilor de arhivare: "Document, informație documentată: informații înregistrate pe un suport material, cu detalii care să permită identificarea acestuia".
Motivul pentru apariția oricărui document este necesitatea de a înregistra informații. După afișarea informațiilor, documentul asigură păstrarea și acumularea acestora, posibilitatea transferării către o altă persoană, utilizare multiplă, întoarcerea la informații în timp. Astfel, documentul este evaluat în funcție de informațiile pe care le conține.
Documentul ca obiect al cercetării poate fi văzut la diferite niveluri: 1) poate fi un document separat; 2) sistemul de documente (documentele utilizate într-un anumit domeniu de activitate); 3) întregul set de sisteme de documentare diverse, adică toate tipurile, genurile de documente create în societate.
În prezent, managementul documentelor este considerat în primul rând ca o teorie a suportului de management al documentelor (DOW), dar nu trebuie neglijate toate celelalte sisteme.
Gestiunea documentelor este una dintre disciplinele științifice care participă, pe de o parte, la îmbunătățirea funcționării statului și, pe de altă parte, în rezolvarea problemei furnizării societății cu informații documentare retrospective (prin studii de arhivă).
Subiectul documentării este studiul legilor elaborării documentației pentru a îmbunătăți cultura documentului și pentru a reduce fluxul de lucru.
Organizarea lucrărilor de birou este împărțită în două părți:
- Documentare (întocmirea și executarea documentelor)
- organizarea muncii cu documente: primirea-trimitere, procesare, contabilitate, înregistrare, control, depozitare, pregătire pentru arhive, distrugere.
ÎNTREBĂRI PENTRU AUTO-CONTROL:
1. Care este semnificația și locul documentelor în sistemul de management?
2. Listați factorii care au influențat dezvoltarea și dezvoltarea managementului de documente ca disciplină științifică?
3. Cum să definiți conceptul de "muncă de birou" în conformitate cu GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții?
4. Ce discipline științifice sunt strâns legate de gestionarea documentelor?
5. Care grupuri de surse pot fi identificate pentru studierea cursului?
TEMA 2. CONCEPTUL DOCUMENTULUI. PROPRIETĂȚILE DOCUMENTULUI.
CLASIFICAREA DOCUMENTELOR
1. Conceptul de document.
2. Funcțiile documentelor.
3. Modalități de documentare.
4. Transportatorii materiale de informații.
5. Proprietățile documentului.
6. Clasificarea documentelor pe diverse motive.
1. Conceptul de document
2. Funcțiile documentelor
3. Modalități de documentare
4. Transportatorii materiale de informații
5. Proprietățile documentelor
6. Clasificarea documentelor pe diferite motive
ÎNTREBĂRI PENTRU AUTO-CONTROL: