Acceptarea documentelor pentru stocare permanentă este formalizată printr-un act de acceptare și transfer al cazurilor. Dacă în timpul transmisiei se constată o discrepanță între înregistrarea finală din inventar și disponibilitatea reală a cazurilor transferate, se face o nouă intrare sumară în inventar, care indică disponibilitatea și numărul efectiv de cazuri lipsă. Numărul de cazuri absente este prevăzut în actul de acceptare și transfer de documente pentru depozitarea de stat; motivele absenței lor - în certificatul atașat al organizației.
Arhiva ia măsuri pentru a găsi documente. Pe documentele lipsă, măsurile de urmărire care nu au dat rezultate, se întocmește un act privind pierderea documentelor. Documentele originale pierdute pot fi înlocuite cu copii ale acestora.
Înainte de transferul documentelor pentru depozitare permanentă, verificarea corectitudinii procesării științifice și tehnice a cazurilor, starea fizică și igienico-igienică a documentelor se realizează în comun cu reprezentantul arhivei de stat. Dacă sunt detectate defecte, se întocmește un act; Eliminarea defectelor detectate este efectuată de forțele organizației. Împreună cu documentele sunt transferate trei copii ale inventarului și o copie a actului de acceptare și transfer al cazurilor.
Achiziționarea arhivei organizației este reaprovizionarea sistematică a arhivei cu documentele diviziilor structurale ale organizației, precum și cu alte organizații care sunt surse ale achiziției arhivei.
Colectarea de arhive include:
determinarea surselor arhivei;
Determinarea compoziției documentelor care urmează a fi arhivate;
organizarea transferului de documente în arhivă.
Principalele surse ale arhivei organizației sunt:
structurile structurale ale organizației;
§3 Cerințele pentru înregistrarea fișierelor acceptate în arhivă
Înregistrarea cazurilor se efectuează de către personalul serviciului de documentare a managementului arhivelor, ale cărui atribuții includ stabilirea și formarea cazurilor, cu asistență metodologică și sub controlul arhivei organizației. În funcție de condițiile de depozitare, se efectuează înregistrarea integrală sau parțială a cazurilor.
Cazurile complete fac obiectul unei depozitări permanente și temporare (peste 10 ani) și a personalului.
Înregistrarea completă a cazurilor prevede: depunerea sau obligarea cazului; numerotarea cărților de vizită; întocmirea unui martor; elaborarea, dacă este necesar, a unui inventar intern al documentelor; făcând clarificările necesare în detaliile acoperirii cauzei (clarificând numele organizației, indicele de înregistrare a cazului, ultimele date ale cauzei, titlul cauzei).
Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) fac obiectul înregistrării parțiale: nu este permisă organizarea documentelor în dosar, foile de caz nu trebuie să fie numerotate, inscripțiile de verificare nu constituie. Documentele care fac obiectul dosarului sunt depuse pe patru pungi într-o husă din hârtie din carton sau interconectate, luând în considerare posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor, datelor, vizelor și rezoluțiilor asupra acestora. Atunci când se pregătesc cazuri de depunere (legare), legăturile metalice (pini, capse) din documente sunt șterse.