Întâlniri, lucrări de grup, întâlniri de planificare, întâlniri de echipă - toate acestea în mediul de afaceri sunt adesea numite "mitinguri" (de la ședința de întâlnire engleză). Și mulți îi urăsc. De ce? Adesea adunarea lasă un sentiment de timp ineficient petrecut. Cât de des v-ați gândit: "Da, aș fi făcut atât de mult în acest timp"?
Dacă aveți aceeași durere numită "întâlniri ineficiente", atunci acest post este pentru dvs.
Pentru organizatorul evenimentului, colaborarea cu echipa aproape întotdeauna constă în întâlniri regulate. Mai ales dacă faceți o conferință mare și există mai mult de cinci persoane în echipa de organizatori. dacă vă întâlniți cu vorbitori. cu contractori, cu voluntari.
În acest post, nu voi atinge întâlnirile de afaceri, ale căror obiective includ vânzări și negocieri. Ne vom concentra pe întâlniri de lucru în grup, al căror scop principal este de a discuta orice problemă sau de a lua decizii.
De ce nu ne place să ne întâlnim?
Când mi-am cerut surorile de la Improve. ei pentru aproximativ 5-7 minute au scăzut deja 12 puncte:
- Discutăm timpul petrecerii pentru o lungă perioadă de timp, abia când o numim
- Numai în 10% din cazuri începem o întâlnire în calendar, mulți dintre ei uităm despre întâlnire
- Flood! Mulți. Nu comunicăm în mod eficient la întâlniri
- Nu putem începe, noi suntem dispersați pentru o lungă perioadă de timp
- Trebuie să faci un efort imens de a schimba ceva în timpul întâlnirii (de exemplu, dacă vă dați seama că nu ești neapărat să existe, sau în cazul în care discuția nu este eficientă, este necesar să se convingă pe toți-toate părțile ca să facă altfel)
- Adesea, întâlnirile sunt ținute fără un obiectiv real: există și alte modalități de a rezolva problema
- Rareori, rezultatele discuțiilor sunt înregistrate la reuniune
- Și dacă acestea sunt înregistrate, atunci nu există unde să le punem - cu excepția trimiterii lor participanților, dar găsirea lor într-un anumit moment prin poștă este nerealistă
- O mulțime de întâlniri au loc în formatul de brainstorming, chiar și atunci când este clar un format necorespunzător
- Nu înțelegem cu adevărat ce fel de întâlniri sunt diferite în structură, în formate
- Uneori participanții la întâlnire nu sunt serios în legătură cu aceasta
- Pentru orice întâlnire este angajată într-o conversație, deși uneori este mai ușor să mergeți la locul de muncă al unei persoane, doar să discutați totul și să decideți.
Sună familiar? Și aceasta nu este limita. Sunt sigur că fiecare dintre noi ar adăuga încă câteva dintre elementele sale personale. Să ne dăm seama cum să scăpăm de toate astea.
Reuniunile eficiente sunt cele pe care le percepem ca fiind productive, satisfăcătoare și scurte.
Chiar dacă întâlnirea a durat 2 ore, dar în acest timp toți au lucrat productiv și au obținut un rezultat satisfăcător, vor fi percepuți ca fiind scurți "zburâți neobservați".
Cheia eficienței constă nu numai în întâlnirea însăși, ci și în ceea ce se întâmplă înainte și după ea.
În acest post, ne vom concentra pe modul de îmbunătățire a eficacității întâlnirii chiar înainte de întâlnire.
Cum să pregătiți o întâlnire eficientă
Trei puncte simple rezolvă totul:
- Clear ajenda (agent, ordinea de zi a reuniunii)
- Ședință corect numită
- Un canal de comunicare cu participanții
1. Clear ajenda (agent, agendă)
Am în coșurile mele 7 principii de compilare a unei întâlniri de grup, care mi-au ajutat timp de zece ani în diferite proiecte, echipe și culturi.
Există puține titluri, avem nevoie de informații specifice
Când compuneți întâlnirea de întâlnire, descifrați fiecare dintre punctele sale. Acest lucru va ajuta participanții să înțeleagă ce vor fi discutate și pregătite în avans.
Ce este: discuții sau decizii
Rețineți care dintre punctele din propunere implică discutarea problemei și care necesită o decizie. Participanții vor fi pregătiți, își vor pregăti opinia cu privire la fiecare problemă, iar decizia va fi mai rapidă. Din nou, în cazul în care ordinea de zi a reuniunii nu include o soluție a unei probleme, ci doar o discuție, dar nu sunt avertizați despre participanți, mulți dintre ei poate părăsi dezamăgit cu gândul, „Ei bine, subiectul din nou obmusolili, și ce să facă în continuare - nu este clar ".
Ce informații sunt necesare și cine este responsabil
În cazul în care este nevoie de unele date cu privire la reuniunea în sine, să notifice participanții. De multe ori, la o întâlnire ne petrecem timpul încercând să găsim un fișier sau o scrisoare în cutia poștală, extrage informațiile obligatorii necesare pentru a continua discuția. Acest lucru este ineficient. Informați oamenii despre pregătirea preliminară și numiți responsabilul.
Timp pentru fiecare element
Chiar și aproximativ, de data aceasta, lângă fiecare punct al adzhendei, participanții vor avea încredere că reuniunea este într-adevăr necesară, că sunteți pregătiți pentru asta, că timpul lor nu va rămâne pustiu.
O greșeală obișnuită este aceea de a scrie mai mult timp pentru acele elemente care par mai urgente. De fapt, trebuie să acordăm timp pentru fiecare întrebare, în funcție de importanța acestora, formatul de lucru asupra lor.
Ordinea logică
Este de dorit ca el să fie :) Participanții vor fi mai ușor de navigat pe ordinea de zi a reuniunii, în cazul în care elementele în ea logic urma unii pe alții.
Acordați timp pentru Check-in și Check out
Este întotdeauna necesar să se acorde timp pentru "accelerare" și pentru "răcire". Mai întâi dați 3-5 minute participanților la întâlnire pentru a intra în ritmul întâlnirii. Cineva trebuie să deschidă un registru pentru note, cineva - să se topească o ceașcă de ceai. Acest timp poate fi folosit pentru întrebarea introductivă. De exemplu, întrebați participanții cum se simt, ce dispoziție, fie că sunt gata.
În mod similar, în cele din urmă, trebuie să lăsăm timp pentru însumarea reuniunii.
Orice întâlnire este un eveniment limitat în timp, locul și componența participanților.
Trebuie să oferim oamenilor oportunitatea de a intra în acest spațiu-timp special și de a ieși din ea confortabil, de a ne reorganiza, de a ne concentra. Pe această temă puteți scrie o serie de postări separate: o experiență curioasă care reglementează procesul de "intrare" și "ieșire" descris în cărțile lor, Jim și Michelle McCarthy. Astăzi nu ne vom ocupa de acest lucru, doar rețineți că în întâlnirea ideală a întâlnirii trebuie să faceți timp pentru a "intra" și a "ieși".
Elementul "diverse"
În timpul întâlnirii, există adesea câteva întrebări care nu au fost inițial planificate pentru discuții. Lasati pentru ei un tampon mic, astfel incat datorita problemelor mici acumulate, sfarsitul intalnirii nu se misca complet.
Structura adzhendei corecte pentru mine arată astfel (exemplu):
2. Întâlnire corectă
La noi în procesul de îmbunătățire a Grupului procesul de numire a unei întâlniri este direct mare "popylol". Ne petrecem mult timp pentru a conveni prin scrisori sau în Skype despre momentul în care va fi convenabil ca cineva să se întâlnească. Dacă numărul participanților la întâlnire depășește 3, atunci acest proces este absolut imposibil de controlat. Uneori o întâlnire importantă este amânată doar pentru că ne-am coordonat timpul timp de trei zile. Cu acest lucru a trebuit să facem ceva și, până în prezent, am găsit 2 modalități mai mult sau mai puțin convenabile.
> 3 participanți - selectați timpul prin Doodle
Personal, pentru mine, site-ul a fost Doodle.com. Acesta este un mod foarte simplu de a programa o întâlnire, unde puteți prescrie ora și locul întâlnirii, invitați participanții la doodle, astfel încât să poată marca când sunt liberi și când sunt ocupați.
Câteva clicuri - și aveți în fața ochilor aspectul pentru întreaga mulțime, pe care ați decis să o colectați.
Faceți o întâlnire în Google Calendar și invitați participanții
Un alt lucru de neinlocuit în planificarea întâlnirilor este calendarul Google. A obține o întâlnire în cadrul acesteia și a trimite invitații participanților este ușoară, dar, din anumite motive, uităm adesea să o facem.
Acum, după ce am convenit momentul participării la doodle, încep întâlnirea la momentul aprobat pe calendar. În cartea de întâlnire, puteți să copiați adwords, să trimiteți invitații participanților în calendarele lor Google. Este convenabil, dacă întreaga echipă utilizează serviciile Google pentru muncă.
Unii dintre colegii mei încep imediat o întâlnire pe calendar, fără a folosi doodlul, dar nu mi se pare foarte convenabil. Probabil, depinde de cât de mult ați acceptat în general echipa să utilizați serviciile Google. În AIESEC, aproape 100% le foloseam numai și era ușor. Dar, în Îmbunătățim, folosim mai multe servicii diferite (Jira, Trello și produsele Google), deci nu toată lumea face afaceri exact în calendarele Google.
<3 участников — договориться лично
3. Un canal de comunicare cu participanții
Aici cuvântul principal este ONE. Dacă vă pregătiți să vă întâlniți și să discutați despre formarea cu participanții, vă rugăm să nu pulverizați. A început să discute întâlnirea prin poștă - să fie limitată prin poștă. Început pe skype - nu trimiteți e-mailuri suplimentare. Și chiar mai mult, să nu scrieți în mesageri personali fără nevoie specială.
Cu cât transmiteți mai mult comunicările în timpul pregătirii, cu atât este mai probabil ca participanții să piardă unele informații și să nu fie pregătiți.
Acum că ați pregătit întâlnirea pentru primele cinci, este timpul să treceți la desfășurarea efectivă a întâlnirii. Despre asta - în postul următor.
Numele meu este Anya Dvornikova. Studiez teoria și practica creării și organizării evenimentelor unice, schimbul de experiențe și invitarea tuturor celor care nu sunt indiferenți la comunicarea activă.
Vrei să fii în curs?
Aproximativ o dată pe săptămână scriu mesaje noi și, o dată pe lună, trimit abonaților o selecție de știri și linkuri la cele mai recente intrări. Doriți să primiți actualizări de la UXevent pe e-mailul dvs.? Abonare: Făcând clic pe buton, consimt la prelucrarea datelor cu caracter personal.
Consultări pentru organizatori
